Kommuner står inför både ökande utmaningar och möjligheter i den accelererande digitala transformationen, där valet av teknisk infrastruktur är avgörande för att effektivt möta medborgarnas behov. Allt-i-ett-lösningar har ofta setts som det enkla och kostnadseffektiva alternativet, men är det verkligen så? Låt oss utmana detta och istället utforska fördelarna med en mer specialiserad systemstrategi.
Allt-i-ett-lösningar förenklar IT-infrastrukturen genom att samla flera funktioner och tjänster på en plattform, vilket i teorin kan underlätta för anställda att lära sig och använda systemet. Det är i regel kostnadseffektivt på kort sikt att bara betala för en lösning, däremot blir flexibilitet ofta lidande och det blir inte lika framtidssäkert. Det är också värt att notera att det kan bli kostsamt över en längre period på grund av eventuella begränsningar och om behovet att byta ut hela systemet uppkommer. Dessa system kan i regel inte heller erbjuda ett djup i samtliga produkter, då flera delar levereras parallellt med verksamhetsstyrning som rör ekonomi, budget och prognos, BI, etc. Om vi istället kikar på mer nischade upplägg finns en rad positiva aspekter:
1. Anpassningsförmåga till unika behov
En kommun är en komplex verksamhet med unika utmaningar och behov baserade på storlek, demografi och resurser. Med en specialiserad plattform anpassad till specifika krav och mål inom olika verksamhetsområden, går det enklare att möta komplexa behov som verksamhetsplanering, lagkrav och regelverk. En välutvecklad integrationsplattform är även fullt integrerbar med andra verktyg kommunen använder avseende ekonomi, budget och prognos, BI, avvikelsestatistik etc. Denna typ av flexibilitet erbjuds sällan i allt-i-ett-lösningar.
2. Högre prestanda och effektivitet
Specialiserade system är optimerade för specifika uppgifter och processer vilket ofta resulterar i högre prestanda och effektivitet i arbetsflöden. Därmed säkerställs att kommunens behov verkligen uppfylls. Användarupplevelsen är också högprioriterad då gränssnitt och funktioner är utformade med specifika användarbehov i åtanke.
3. Bättre integration och skalbarhet
Det blir lättare att anpassa och utöka IT-infrastrukturen med nya funktioner eller tjänster genom att lägga till fler digitala verktyg efter behov. I takt med att kommunen växer eller behoven förändras kan specialiserade lösningar erbjuda en helt annan typ av flexibilitet. De är ofta designade för att enkelt kunna integreras med andra verktyg, och att enkelt skalas upp eller ner för att möta nya behov eller framtida expansion av tjänster.
4. Kostnadseffektivitet över tid
En allt-i-ett-lösning innebär ofta en mindre initial kostnad, men ofta tillkommer dolda kostnader för att anpassa till specifika behov. Bredden är många gånger svår för leverantörerna att underhålla, vilket gör att man bara skrapar på ytan i de olika produkterna, och sällan uppfyller det grundläggande behovet. Vissa delar kan alltså bli förlegade då underhållet åsidosätts och det finns en risk att ni inte får ut det värde ni investerat.
Specialiserade lösningar är mer kostnadseffektiva över tid då regelbundet underhåll och uppdateringar är lättare för respektive leverantör att sköta. Investeringar kan anpassas efter budget och prioriteringar, och ytterligare funktioner och kapacitet adderas över tid. Sömlösa integrationer med andra verktyg gör det också långsiktigt mer kostnadseffektivt.
5. Framtidssäkring genom innovation
Specialiserade system utvecklas kontinuerligt, bland annat med stöd för nya lagkrav och regelverk. Då dessa leverantörer även ofta arbetar mer agilt kan de snabbare integrera nya tekniker och innovationer, vilket innebär att kommuner därmed kan ligga steget före i den digitala transformationen och upprätthålla höga säkerhetsstandarder. Dessutom har leverantörerna djupare kunskap och expertis inom respektive område, vilket kan erbjuda värdefull vägledning och stöd.
6. Slå hål på gamla sanningar om ineffektivitet och komplexitet
Att använda flera digitala lösningar som samverkar behöver inte betyda mer administration eller otydliga ansvar. Det finns också en gammal sanning att det blir dyrare med flera leverantörer, vilket ofta inte stämmer, varken i absoluta eller relativa tal.
För att lyckas gäller det att vara tydlig i kravställan och beskriva sina behov och ställa krav på samverkansmodell – både kund och leverantörer.
Sammanfattning
Allt-i-ett-lösningar kan locka med lägre initiala kostnader, men för kommuner som vill tänka steget längre och investera i långsiktig hållbarhet, flexibilitet och innovation är specialiserade system vägen framåt.
I omfattande verksamheter som kommuner är det utmanande att skapa struktur och få överblick. För att åstadkomma ett systematiskt effektiviserat arbetssätt kan specialiserade plattformar förbättra ert tjänsteutbud och göra er redo för kommande utmaningar.
Ta lärdom av hur Skara kommun samlade sina kritiska processer på Stratsys plattform. Ett specialiserat system för verksamhetsstyrning kopplat till olika processer som verksamhetsplanering, systematisk arbetsmiljö, internkontroll, hållbarhetsstyrning och informationssäkerhet.
