Så kunde Skara kommun samla sina kritiska processer på Stratsys plattform

Utvecklingen av Skara kommuns styrmodell

Sedan några år tillbaka arbetar Skara kommun enligt en styrmodell som fokuserar på grunduppdraget, men också tydliggör vad som är politikens styrmedel i form av mål, inriktningar, vissa strategiska dokument och vad som är tjänstemännens styrmedel. Just tjänstemannastyrningen kräver en bra koll på nuläget utifrån grunduppdraget, och ska tillsammans med politikens styrning planeras i en verksamhetsplan som sker övergripande men även för varje enskild enhet. En viktig del är att få ut arbetet från ledningsnivå ner till enhetsnivå och medarbetarnivå.

– Grundbulten i styrmodellen är att nå ut med den röda tråden. Det ska ske förbättringsarbete på riktigt där grundarbetet utförs, alltså på medarbetar- och enhetsnivå. Då blir det viktigt att man får ut kraften, ägandeskapet och handlingsutrymmet på enhetschefen och enhetsnivå, och den övergripande ledningen måste fokusera på deras förutsättningar, säger Per-Gunnar.

– Vår styrmodell har utvecklats väldigt mycket. Tidigare var kopplingen från de övergripande målen nästan obefintlig på enhetsnivå, och det var svårt att ta någon riktning från det. Men den nuvarande verksamhetsstyrningen har utvecklats år efter år. Det var en viktig del att alla enheter började titta på sitt nuläge och grunduppdrag. Den övergripande ambitionsnivån har varit viktig och att vara medveten om att det tar tid och måste få ta tid. säger Carl.

Fördelar med att samla flera processer i samma plattform

Verksamhetsstyrningen beskriver Per-Gunnar som Skara kommuns ryggrad vilken sedan kompletteras med ledningssystem för kvalitet och det systematiska arbetsmiljöarbetet. Tidigare jobbade de med kvalitet, arbetsmiljö och verksamheten mer separat, men utifrån den nya styrmodellen sker arbetet i ett gemensamt spår. Idag får Skara kommun mycket information i kvalitetsledningssystemet och arbetsmiljöarbetet, vilket fungerar som en nulägeskoll som hjälper till att styra dem i rätt riktning i verksamhetsplanen.

..sammanhållande effekt när alla enhetschefer jobbar strukturerat och enhetligt i samma system

– Vi formar en helhet och får en bra överblick. Det ger också en sammanhållande effekt när alla enhetschefer jobbar strukturerat och enhetligt i samma system. När man går från sällananvändare på enhetsnivå till att breddanvända lär man sig systemet, och det blir en betydande effektivisering i administrationen, säger Per-Gunnar.

Från en initial tröghet till ett tydligt kollektivt ansvarstagande

Till att börja med fanns en viss tröghet, uttrycker Per-Gunnar. Men idag ser enhetscheferna värdet av att få stöd i kvalitetsledningen i arbetsmiljöarbetet och verksamhetsstyrningen.

– Vikten av verksamhetsplanering från enhetens förväntade funktion har blivit tydlig. Det kollektiva ansvarstagandet för helheten ökar. Mina medarbetare är väldigt aktiva i den verksamhetsutvecklande delen och skapar aktiviteter utifrån den övergripande styrningen. När nästa års verksamhetsplan ska tas fram finns förvaltningens verksamhetsplan klar som vägledning. Samtidigt har en delårsuppföljning gjorts som ger en bra nulägesbild. Arbetet på enheten blir att ta fram aktiviteterna, vilket är ett meningsfullt och roligt arbete, säger Carl.

Carl Marvén, Enhetschef & Per-Gunnar Lundén, Kvalitetsansvarig omsorgsförvaltningen.

Erhållna värden och effekter av att arbeta i Stratsys

Både Per-Gunnar Lundén och Carl Marvén ser positiva effekter med att arbeta på ett enhetligt sätt med verksamhets- och kvalitetsstyrning i Stratsys. Per-Gunnar lyfter tre betydande fördelar:

– Struktur, enhetlighet och framförhållning. Det måste finnas en framförhållning och planering så att vi får ut det material som behövs på enhetsnivå. Sen får vi ju mycket information från systemet som ger underlag för prioriteringar exempelvis, säger Per-Gunnar.

Det är konkret och visuellt, och förenklar mitt jobb som enhetschef.

– Det ger också en väldigt bra överblick och tydlighet för alla användare, fyller Carl i. Det är konkret och visuellt, och förenklar mitt jobb som enhetschef. Man måste dock vara noggrann med uppföljning och systematisk reflektion. Både jag och medarbetarna måste ställa nyfikna frågor och våga stå kvar och se vad som händer innan nästa steg tas. Det ger goda möjligheter att utvecklas framåt.

Värdet av att använda en plattform för flera verksamhetskritiska delar

– Det måste finnas en verksamhetsplan, riskanalys och egenkontrollplan, och man måste utföra det systematiska arbetsmiljöarbetet utifrån årshjulet. Det krävs också tydliga förväntningar från ledningen och ett nära, regelbundet stöd till enhetscheferna. Och som vi lyft tidigare – det måste få ta tid. Och det tar olika lång tid inom olika enheter på grund av olika förutsättningar, säger Per-Gunnar.

– Fundera på vilka möjligheter som finns och ge fler medarbetare behörighet och ansvar – speciellt gällande verksamhetsplanering. Som verksamhetsledare behöver man säkerställa att det finns metoder att följa upp och filtrera data, och vara medveten om att involveringen av medarbetare startar utanför Stratsys. Det måste även finnas en stödstruktur som gör det möjligt att gå från ett nuläge till önskvärd förändring. Fundera på vad som är viktigt för er enhet. Kombinationen av en stödstruktur och Stratsys plattform ger väldigt goda möjligheter, avslutar Carl.

Läs mer om Stratsys plattform här, eller kontakta oss för att få veta hur Stratsys kan hjälpa er verksamhet.