Att planera verksamheten är någonting alla organisationer behöver göra oavsett storlek, bransch och intressenter.
Planering är, kanske inte helt överraskande, helt nödvändigt för att nå organisationens mål, det är också ett bra verktyg för att prioritera existerande och framtida utmaningar samt för att strukturera upp medarbetarnas vardag. Nu ska vi ta reda på hur verksamhetsplanering faktiskt fungerar i praktiken.
Varför verksamhetsplanering?
En väl genomförd verksamhetsplanering bidrar till att skapa ett tydligt fokus i organisationen. Som i sin tur ökar förståelsen för din organisations vision och leder till bättre förutsättningar för att nå uppsatta mål och leverera förväntat resultat.
Så fungerar det i praktiken
Redan i ett tidigt skede i planeringsprocessen, när din organisations olika affärsområden, enheter och avdelningar blir involverade i arbetet, uppstår det vanligtvis minst fem olika arbetssätt (alla enheter har sitt eget) och informationsytor. Några väjer att planera i word, andra i excel och en tredje avdelning sköter planeringen i en helt egenframtagen mall. Känner du igen fenomenet? De olika planeringsdokumenten börjar cirkulera i din organisation och plötsligt upptäcker ni på nästa möte att den röda tråden i planeringen är helt försvunnen, och dessutom är mål och vision som bortblåsta.
Hur det inte ska gå till
När alla olika enheter arbetar på ”sitt eget sätt” finns det en överhängande risk att antalet lokala mål eskalerar. Om dessa i sin tur inte är sammanlänkande med organisationens övergripande syfte kan antalet likvärdiga mål inom din organisation snabbt mångdubblas. Fokus försvinner från verksamhetsplaneringen och det finns ingen tydlig målnedbrytning. Detta leder i sin tur till att det blir problematiskt att skapa en känsla av samhörighet i organisationen, och det blir svårt att förankra planeringen hos medarbetarna eftersom de istället arbetar efter sina egna mål.
Fördelarna med ett system istället för flera
Och eftersom planeringen görs på olika sätt, i olika mallar i olika delar av organisationen leder detta till att sammanställning av planering och dokumentation tar massa tid i anspråk. Du kanske känner igen dig? Detta leder i sin tur till att det blir svårare att fördela ansvar till den enskilda medarbetaren.
Så har Aleris tagit kontroll över sin verksamhetsplanering
Verksamhetsplanering i praktiken är med andra ord lättare sagt än gjort. Men innan vi går vidare låt oss sammanfatta några av de vanligaste misstagen.
De vanligaste misstagen
- Flera olika processer (sätt att planera)
- Olika mallar, typsnitt och program (Word, Excel, PPT och Outlook)
- För många likvärdiga mål
- Sammanställning tar för mycket tid
Förbättrade beslutsunderlag, minskad administration och förenklad användning av systemet var några av målen när Göteborgs stad implementerade Stratsys. Läs mer om hur det gick till i det här kundcaset.
