Förbättrade beslutsunderlag, minskad administration och förenklad användning av systemet var några av målen när Göteborgs stad implementerade Stratsys. Här berättar Thomas Larsson Paun och Viktor Graf från Göteborgs stad vilka effekter Stratsys haft på organisationens arbete.
Bakgrund
När det var dags att upphandla ett nytt systemstöd gjorde Göteborgs stad ett gediget förarbete för att skapa sig de bästa möjliga förutsättningarna. Till slut landade man i tre värdeord som var centrala för upphandlingen; presenterbart, intuitivt och enkelt.
Idag har Göteborgs stad varit kunder hos Stratsys i hela 15 år och har nästan 4000 Stratsysanvändare i organisationen.
Användarvänlighet och upplevelse i fokus
– Det var tydligt att användarvänlighet och upplevelse skulle hamna i fokus när vi valde att implementera Stratsys, berättar Viktor. Vi hade täta dialoger internt för att balansera såväl de centrala kraven som de lokala önskemålen. Slutligen kom vi fram till tre verksamhetsnyttor som användes som bakgrund för att beskriva vad användare i olika avseenden skulle kunna göra i systemet och varför det var viktigt.
Göteborgs stads verksamhetsnyttor inför implementering av Stratsys:
- Förbättrade beslutsunderlag
- Minskad administration
- Förenklad användning av systemet
Verksamhetsnyttorna gav projektet en bra tydlighet och riktning. De fungerade som hjälp vid olika konfigurationsbeslut och var något man kunde luta sig mot vid olika vägskäl. Framförallt har tydliga verksamhetsnyttor visat sig vara värdefulla när det gäller utrullning och förvaltning av systemet. Det skapar en mycket klar tydlighet för hela organisationen om vad syftet är och varför det är viktigt.
.jpg?width=2048&height=1365&name=IMG_2678%20(1).jpg)
Thomas Larsson Paun, Process och systemförvaltare på Göteborgs stad
Viktor Graf, Process och systemförvaltare på Göteborgs Stad
Tips och lärdomar efter implementering
– Trots att man skrivit ett gediget och tydligt upphandlingsmaterial där både arbetsprocesser och arbetssätt beskrivs så ska man ändå inte ha alltför höga förväntningar på att en styrmodell ska lösa ut sig själv, menar Viktor. Det finns många nyanser, tolkningsföreträden och vägvalsfrågor som inte går att beskriva i text utan som man måste ta i dialog.
– Ett bra råd är att därför ta höjd för fler konsulttimmar för att kunna resonera fram en lösning och vara delaktig i uppsättningen, men utan att styra alltför mycket eftersom leverantören har ägarskap för slutleveransen. Vår projektledare från Stratsys har varit en stor bärare för det positiva resultatet som vi fått i Göteborgs stad.
Ett bra råd är att därför ta höjd för fler konsulttimmar för att kunna resonera fram en lösning och vara delaktig i uppsättningen, men utan att styra alltför mycket eftersom leverantören har ägarskap för slutleveransen.
Implementera Stratsys i en organisation med 4000 användare
För att verkligen stötta alla förvaltningar och bolag i den lokala implementeringen delades bolagen och förvaltningarna upp mellan tre systemförvaltare. Därefter bokades det in så kallade road shows, där systemförvaltarna åkte ut till användarna på plats och gick igenom systemet i lugn och ro.
– Vi pratade mycket kring deras arbetssätt kopplat till den här nya systemfunktionaliteten. Det här mer personliga stödet kommer vi fortsätta att jobba med även under 2023.
Ett flexibelt system som kan anpassas efter behov
– Det är viktigt att modellen går att justera utifrån olika politiska intentioner som kan variera mellan åren. Vi kan också anpassa modellen utifrån de lokala behoven, så att den tillfredsställer våra förvaltningar och bolags önskemål.
Nu är det full fart framåt för att realisera verksamhetsnyttorna, avslutar Thomas och Viktor.
