Det finns flera anledningar till att skolbudgeten inte håller – och det handlar inte alltid om att tilldelningen är för låg. Utan tillräckligt bra koll på organisationens resurser är risken stor att man nyttjar fel resurser och inte använder behörigheter på bästa sätt. Vilket i sin tur sätter krokben för budgeten. I det här blogginlägget listar vi tre viktiga grundpelare som ser till att din skolbudget håller.
1. Kartläggning av skolans behov
För att du ska kunna skapa en realistisk budget behöver du ha bra koll på skolans behov. Vad behöver ni för kompetens, skolmaterial och annat? Om du gör en ordentlig tjänstefördelning har du skapat goda förutsättningar för din budget. Då får du koll på vilka legitimationer du har i verksamheten och vilka du behöver rekrytera.
I din tjänstefördelning kan du planera antalet undervisningstimmar på antalet elever och få fram korrekt data för årets utgifter. Det kan också vara en bra idé att investera i ett digitalt verktyg för ändamålet. Då kan du på ett enkelt sätt räkna ut exakt vad varje medarbetare kostar, har för behörighet och hur många timmar personen i fråga ska undervisa.
När planeringen är gjord blir det lätt att se exakt vilken kompetens du har i verksamheten, hur mycket den kostar och inom vilka ämnen du har rekryteringsbehov. Du kan också se hur mycket som blir över till driftsbudget – vilket underlättar budgetarbetet ytterligare.
2. Våga tänka nytt
Räcker elevpengen inte till det ni behöver? Då är det dags att börja tänka utanför boxen. Det är viktigt att våga vara flexibel och hitta nya vägar. Se över tjänstefördelningen och fundera på om du nyttjat dina resurser rätt. Kan ni till exempel ha några fler helklasser under en period, för att minska bemanningen?
Schemat behöver inte se ut som det alltid gjort. Passa på att tänka till lite extra kring vilka ämnen som behöver mest fokus den här terminen utifrån ökad måluppfyllelse. Ni kanske har fått dåliga resultat på nationella proven i engelska, till exempel. Då kan det vara smart att lägga lite extra krut på resurser inom just det ämnet, så att eleverna får det stöd de har rätt till.
Varför inte lägga in extra engelskalektioner och gruppera klasserna annorlunda för att vinna fler positioner på schemat under en period? Om det visar sig vara förmånligt för eleverna. Huvudsaken är att du vågar tänka nytt och fundera på vad just din skola behöver – och hur du kan budgetera för att resultatet ska bli rätt för er. Våga utmana dig att effektivisera dina resurser utifrån verksamhetens behov.
Budgeten är inte bara en rapport som talar om hur mycket pengar ni har att spendera, den ger dig också ett lysande tillfälle att ta tag i era utmaningar och skapa de bästa förutsättningarna för att lösa dem.
3. Använd rätt verktyg
Med en budget i till exempel Officepaketet blir informationen mer isolerad. Det gör det svårt för flera personer att jobba i samma dokument – och osmidigt att dela informationen med resten av organisationen när budgeten väl är klar.
Det finns mycket att tänka på när du planerar hur budgeten ska fördelas i din skolverksamhet. Vilket verktyg ska man använda och vilken struktur ska man ha? Idag finns det system som kan automatisera stora delar av ditt budgetarbete, men det betyder såklart inte per automatik att budgeten kommer hålla bättre än om du hade gjort det analogt. Även om förutsättningarna på många sätt är bättre med ett digitalt verktyg, eftersom det innebär mindre risk för feltolkningar.
Dessutom får du en tydligare överblick över den data du behöver – du kan till exempel göra en inventering över hur stor andel obehöriga lärare du har. Oavsett vilket verktyg du väljer för din budget, är det viktigt att det är rätt för just din skola. Så tänk till lite extra innan du sätter igång med budgetarbetet och våga ifrågasätta gamla processer, kanske finns det något du kan ändra för att effektivisera?
Upplever du att det är svårt att få elevpengen att räcka till och att det är en utmaning att öka likvärdigheten? Då är du med största sannolikhet inte ensam. I guiden ”Skolans tre största utmaningar 2020” kan du läsa om hur du tacklar problematiken kring budget, likvärdighet och kompetensbrist.
