Även om du upplever att ditt budgetanslag begränsar dig vid bemanning finns det oftast utrymme att optimera budgeten. Med rätt verktyg kan du få koll på vart du styr dina resurser, dra in utgifter där det behövs och få en slant över till det allra viktigaste. I det här blogginlägget går vi igenom fördelarna med en digital skolbudget – och hur du kan förenkla din arbetsvardag genom att automatisera bort onödig administration.
1. Importera data direkt från Skolverket
Idag sitter många rektorer med personallistor i Excel, vilket är allt annat än effektivt när man snabbt behöver få insikt i vilka behörigheter man har och vilka som saknas. Om du istället använder ett digitalt budgetsystem får du helt andra möjligheter. Tänk dig att till exempel kunna importera den information du behöver för att kvalitetssäkra legitimationskravet direkt från Skolverket – och spara massa tid på att slippa lista varje enskild lärares kompetens manuellt.
Då kan enkelt göra en inventering över stor procent av dina lärare som är behöriga och obehöriga – och vilka legitimationer du har att tillgå. Baserat på underlaget du importerar från Skolverket kan du också få ut den statistik du behöver för att optimera din tjänstefördelning och skolverksamhet.
2. Sammanställ information med en knapptryckning
När du har identifierat vilka resurser du behöver budgetera för är det dags att bemanna din verksamhet utifrån en tydlig bemanningsplan. Där du räknar ut vad din personal, skolmaterial och annat verksamheten behöver kommer kosta. Att skapa en bemanningsplan manuellt är ofta ett gissel, där du behöver hoppa fram och tillbaka mellan olika dokument för att sammanställa all information.
När den manuella bemanningsplanen äntligen är klar är det inte heller ovanligt att en formel i någon av alla versioner av dokument visar sig vara fel – och du måste lägga extra tid på felsökning. Med ett digitalt verktyg slipper du detta, all data uppdateras i realtid och med en knapptryckning kan du skapa en bemanningsplan, som du dessutom enkelt kan dela med resten av organisationen. Och på tal om att dela...
3. Skapa transparens i budgetarbetet
Så, nu när du väl har fått till en hållbar budget är det dags att dela den med rektorskollegor, medarbetare, skolchefer och andra som kan tänkas ha nytta av informationen. Alla behöver kanske inte ta del av alla delar av budgeten – men till exempel bemanningsplanen kommer beröra flera olika parter.
Det är viktigt att kommunicera hur ni fördelar era resurser både internt och externt, för att skapa transparens mellan skolorna i kommunen. På så vis har ni chans att öka likvärdigheten och hitta lösningar på behörighetsbristen utanför den egna skolverksamheten.
Att göra budgeten tillgänglig är också fördelaktigt för din relation med lärarna. Om du är transparent med varför du har fördelat deras tid i uppdragen på ett visst sätt kommer det minska riskerna för missnöje och missförstånd. En bra arbetsmiljö för pedagogerna är såklart också fördelaktigt för att kvalitetssäkra elevernas undervisning.
