Landets kommuner följer ett stort antal lagar och bestämmelser. De måste även ha ledningssystem för vissa verksamheter. Det finns stora vinster i ett gemensamt kvalitetsledningssystem som ISO 9001 och en digital plattform som gör medarbetarna delaktiga i ett kvalitetsarbete de kan förstå och dra nytta av.
I det här blogginlägget ger Lisa Skoglund, konsult på Stratsys, tips på hur man får en ökad intern delaktighet och sen synliggör resultaten.
En kommun styrs av ett stort antal bestämmelser och är även skyldig att ha ledningssystem för vissa verksamheter.
Hur knyter man ihop allt detta i ett systemstöd för hela kommunen?
– Med ISO 9001 och ett digitalt verktyg som hjälper användarna, svarar Lisa Skoglund, konsult på Stratsys. Stratsys levererar molnbaserade system för kvalitetsledning och har halva kommunsektorn som kunder. Flertalet kommuner har redan stödsystem av den här typen, som kan bli ännu mer användbara med hjälp av ett kommungemensamt kvalitetsledningssystem som ISO 9001.
Regler och standarder tillhör den kommunala vardagen. Inom vissa verksamheter måste kommunerna även ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Exempel är vård och socialtjänst där ett sådant regleras i Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9.
Olika regelverk och kvalitetssystem kan samverka under ett gemensamt paraply. ISO 9001 är ett sådant. Det klassiska ledningssystemet finns på papper och i pärmar. Risken är överhängande att åtgärder glöms bort och att det blir dubbeljobb. Det kan också leda till att medarbetarna inte ser nyttan utan bara upplever att kvalitetsarbetet tar tid från det egentliga jobbet.
Men att digitalisera är inte hela lösningen. Lika viktigt är en tydlig struktur för vem som ska göra vad, hur och när. Lisa rekommenderar att det finns en ägare till systemet och att alla berörda deltar i planeringen inom sitt område.
– Användarna blir påminda om vad de ska göra och när. Var och en jobbar i ett anpassat gränssnitt som bara berör deras område. Informationen som de behöver finns i systemet, säger Lisa.
Resultatet blir ökad delaktighet, ett kvalitetsarbetet som känns meningsfullt och resultat som syns i den egna verksamheten. Samtidigt blir det enklare att generera rapporter till den politiska nivån och analysera verksamheten på både längden och tvären.
– En av fördelarna med ISO 9001 är att den är så spridd och har samma struktur som andra ISO-standarder, till exempel 14 001 för miljö och ISO 27 000 för informationssäkerhet. Det förenklar även benchmarking med andra kommuner och regioner, säger Lisa.
Stratsys arbetar även med det privata näringslivet. Här har man kommit längre i användandet av ledningssystem. Men det finns förklaringar till varför den offentliga sektorn skyndar långsamt.
– En kommun har även att förvalta mjuka värden som är svåra att mäta i pengar. Det betyder också att det finns fler parametrar att ta hänsyn till, vilket förstärker nyttan med en tydlig struktur som utgår från medarbetarna, säger Lisa.
Detta blogginlägg är skrivet i samarbete med Svenska Institutet för Standarder, SIS.
