De flesta organisationer har någon form av ledningssystem som beskriver hur de styr sin verksamhet. Men hur bygger man upp ett fungerande ledningssystem, vad bör ingå och hur säkerställer man att det blir ett levande verktyg i chefers och medarbetares vardag?
Så, vad och varför är ett ledningssystem?
Ett ledningssystem är ett verktyg för att planera, leda, kontrollera, följa upp och utvärdera organisationens arbete. Det kan ha olika inriktningar såsom kvalitet eller arbetsmiljö. Utifrån inriktning beskrivs det systematiska förbättringsarbetet som bedrivs i verksamheten för att möta uppsatta mål.
Ledningssystemet är till för högsta ledningen som kan säkerställa att verksamheten bedrivs enligt beslutade rutiner men fungerar också som ett stöd för medarbetarna i det dagliga arbetet. Det underlättar ett långsiktigt och målmedvetet arbetssätt med tydlig ansvarsfördelning och högt medarbetarengagemang.
Sammanfattningsvis är ett ledningssystem ett verktyg som används för att skapa överblick av alla de aktiviteter som pågår i verksamheten, med syftet att öka måluppfyllelse, stödja efterlevnadskrav och bidra till ett kontinuerligt förbättringsarbete.
Kort om systematiskt kvalitetsarbete
Ett dokumenterat och tillgängligt ledningssystem är också en stor fördel för det systematiska kvalitetsarbetet, vilket handlar om att säkerställa värde för den som verksamheten är till för. Arbetet återfinns inom alla typer av branscher men med olika definitioner av kvalitet beroende på inriktning och typ av verksamhet. I ett produktbolag kan kvalitetsdimensionerna handla om driftsäkerhet och prestanda medan det för en tjänsteverksamhet kan vara tillgänglighet och pålitlighet som står i fokus för kvalitetsarbetet.
Med ett ledningssystem kan man förtydliga hur man jobbar med ett visst moment eller område, varför man gör på just det sättet och vad resultatet förväntas bli. Ledningssystemet underlättar för att synliggöra och skapa engagemang i det systematiska kvalitetsarbetet internt inom verksamheten samt för att kommunicera externt till såväl sina kunder som övriga intressenter.
Hur fungerar ett ledningssystem?
Ett ledningssystem kan vara utformat på en rad olika sätt. Det kan bestå av dokument i kalkylblad eller ordbehandlingsprogram, checklistor i en pärm på någons kontor eller i en gemensam digital plattform. Det viktigaste är att ni använder det system som passar er verksamhet bäst men det finns såklart fördelar med att digitalisera era styr- och ledningsprocesser i ett molnbaserat verktyg.
Vilka ytterligare effekter kan ett ledningssystem ge?
Utöver det värde som hittills har beskrivit kan man med stöd av rätt digitalt verktyg för sitt ledningssystem skapa en stor transparens (där det är viktigt) och uppmuntra en lärande miljö. Med gemensam plattform kan man på ett visuellt sätt synliggöra verksamhetens resultat genom:
- Enkel tillgång till siffror från föregående år för att kunna jämföra
- En enhetlig process för att hantera information
- Ett gemensamt system för att dokumentera förbättringsarbetet
Att tänka på när du väljer ledningssystem:
- Vilka behov ska ni möta, här och nu på sikt?
- Vilka mål ska uppfyllas och vilka lagar/föreskrifter måste ni leva upp till?
- Vad finns det för certifieringar och/eller krav från olika intressenter?
- På vilken detaljnivå vill ni kunna dokumentera?
- Vilket är huvudsyftet med ledningssystemet?
På länken nedan kan du ladda ner guiden ”Så kommer du igång med ditt kvalitetsarbete” och få konkreta tips på hur du rivstartar ditt systematiska förbättringsarbete!
