Har det blivit dags att upphandla IT-stöd? Då kan det vara en bra idé att se över verksamhetens behov och ta fram en ordentlig kravställning. Nu kanske det känns som en självklarhet, men ändå händer det lätt att just kravställningen faller mellan stolarna. Det vill vi såklart undvika till varje pris! För att underlätta för dig har vi sammanställt tre tips för bättre kravställning vid IT-upphandling.
1. Definiera syftet med det nya systemet
Ett bra första steg är att tillsammans definiera vad ni förväntar er att få ut av upphandlingen – vad är målet med att införa ett nytt IT-stöd och varför är det viktigt för verksamheten? Det är viktigt att kravställningen baseras på era specifika behov. Tänk därför igenom vilka utmaningar ni har i dagsläget, vilka områden behöver ni utveckla vidare och vilka fungerar redan bra?
När ni förstår vilka behov som ligger bakom upphandlingen blir det lättare att ställa rätt krav. Kom ihåg att ni är på jakt efter ett system som ska lösa just era utmaningar. Ofta är det bättre att lägga fokus på vilken effekt ni vill att systemet ska ha i verksamheten, snarare än vilka tekniska funktioner som är nödvändiga. Fokusera på att definiera syftet, så kommer ni att få tekniken på köpet.
2. Låt slutanvändarna vara med och tycka till
Vem eller vilka ska ta fram kravställningen? För att få en korrekt och övergripande bild av verksamhetens behov är det viktigt att involvera slutanvändarna i diskussionen. Ett misstag som många organisationer gör är att ta besluten om kravställningen bakom stängda dörrar, till exempel i ledningsgruppen. Om man gör det riskerar man att missa värdefull input från slutanvändarna – medarbetarna som i slutändan ska använda IT-stödet dagligen.
Det kan vara lite knepigt att engagera alla relevanta delar av organisationen i kravställningen, men visst går det! I en stor verksamhet kanske man inte har möjlighet att bjuda in varje enskild medarbetare till fysiska möten – men det är heller inte alltid nödvändigt. Ni kan gott och väl samla input från slutanvändarna med hjälp av digitala intervjuer eller enkäter. Huvudsaken är att alla inblandade parter får möjlighet att komma till tals.
3. Glöm inte att utvärdera kraven – blev det som ni hade tänkt?
Det är viktigt att inte glömma bort kravställningen när upphandlingen väl är genomförd. Målet med kravställningen är trots allt att resultatet i slutändan ska bli lyckat. Se därför till att utvärdera kraven i efterhand – har upphandlingen uppfyllt behoven? Här är det viktigt att återigen se till slutanvändarna, är de nöjda med det nya systemet?
Innan upphandlingen genomförs kan det också vara en god idé att stämma av med leverantören hur ni ska utvärdera leveransen. Har leverantören fullföljt uppdraget när kraven är avbockade, eller när du som beställare är nöjd med resultatet? För att undvika missförstånd i efterhand är det viktigt att ni kommer överens om hur ni ska utvärdera leveransen. Därför är en nära dialog med leverantören att föredra, både före, under och efter upphandlingen. Ett tätt samarbete med löpande rapporteringar och avstämningar är att föredra.
Vill du läsa mer om upphandling av IT-stöd? Ladda ner guiden "Checklista inför upphandling av IT" på länken nedan!
