Med ett flexibelt verktyg som stödjer era processer från start till mål får ni de bästa förutsättningarna för att lyckas med ert hållbarhetsarbete. Vilka funktioner är nödvändiga för att effektivisera CSRD-rapporteringen? Vilka frågor är viktigast i upphandlingsprocessen? Och vilka vanliga fallgropar finns det?
Systemstöd för CSRD – från strategi till rapportering i en plattform
Genom att nyttja ett systemstöd för CSRD och organisationens övergripande hållbarhetsarbete kommer ditt företag spara tid och öka precisionen i sitt arbete för att stå förberedd inför framtida krav och förväntningar. Med ett sofistikerat verktyg kan ni skapa en strukturerad strategi och systematiskt hantera data på flera sätt, samtidigt som det underlättar kommunikation och rapportering av ert hållbarhetsarbete.
Funktionerna verktyget måste ha
Det finns stora skillnader mellan olika systemstöd för hållbarhet. Vissa koncentrerar sig enbart på datainsamling, såsom mätetal kring energiförbrukning eller klimatberäkningar. Men för att lyckas i sitt arbete med CSRD är det viktigt att systemet ifråga kan hantera helheten – från datainsamling till analys och rapportering. Många, framför allt lite omognare organisationer, har ofta utmaningar med just datainsamlingen från start och prioriterar kanske därför detta i första hand när man letar efter ett system.
– Det är lätt hänt att enbart fokusera på att samla in data men kom ihåg att datan är till för att strategiskt användas för att driva konkreta förbättringar. Planera redan från början för hur er data ska integreras i verksamhetens mål och åtgärdsplaner, för att få en styrning hela vägen, säger Cecilia Almér, hållbarhetsexpert på Stratsys.
.jpg?width=614&height=409&name=Cecilia_Almer_Stratsys%20(1).jpg)
Cecilia Almér, Hållbarhetsexpert på Stratsys
Stöd för dubbel väsentlighetsbedömning
En nyckelfunktion i val av systemstöd är hur systemet erbjuder stöd för den dubbla väsentlighetsbedömningen. Med ett verktyg som strukturerar den processen och kopplingen för vad företaget ska rapportera på, och hur detta relaterar till företagets strategi, riktlinjer, mål och nyckeltal förenklas arbetet avsevärt. En effektiv rapportfunktion som sammanställer all denna information i slutet av processen är också avgörande.
Lästips: Håll koll på nyckelkomponenterna i dubbel väsentlighetsanalys
Verktyg för ert strategiska arbete
En annan viktig funktion i ett systemstöd är hur det underlättar ert strategiska arbete och effektiviserar era processer. Verktyget ska kunna hjälpa er med allt från att identifiera risker och samla data, till att spåra hållbarhetsprestationer för att ge insikter som underlättar beslutsfattande. Med metoder för effektiv ansvarsfördelning och strukturerad arbetsgång blir det lättare att dela upp arbetet mellan bolag eller avdelningar och aggregera information från samtliga håll, allt i samma plattform. Samtidigt bör systemet också vara användarvänligt och det ska vara enkelt att komma igång för samtliga medarbetare.
Flexibilitet och utrymme för utveckling och uppdatering
Det kanske viktigaste för att ha ett pålitligt systemstöd i ert hållbarhetsarbete är att det aldrig får stagnera eller begränsa arbetet. Det måste vara flexibelt och skalbart enligt era behov och förutsättningar, och kontinuerligt gå att utveckla och uppdatera i takt med nya och kommande lagkrav och ramverk. Allt för att ni ska kunna växa och garantera efterlevnad, utan att systemet nödvändigtvis måste kosta mer för att exempelvis utöka antalet mätpunkter eller uppföljningsenheter. För de företag som vill anpassa och skräddarsy sitt systemstöd ytterligare är det också viktigt med rätt integrationsmöjligheter.
5 frågor att ställa till leverantörerna i upphandlingen
1. Vilka lagar och ramverk stödjer verktyget?
Du måste säkerställa att ert system följer gällande lagkrav och ramverk som präglar hållbarhetsarbetet – och att det finns inbyggda funktioner som stödjer ert arbetssätt.
2. Hur ser säkerhetstänket ut?
Alla system kräver ett mått av informationssäkerhet som garanterar att all data är skyddad. Se till att leverantören har kontroll över var informationen lagras, vem som äger den och hur integrationer med andra system fungerar. På en allt mer konkurrensutsatt marknad finns fler nya verktyg som saknar fullgod kontroll över säkerheten i produkten.
3. Vilka möjligheter för uppdatering finns?
Verktyget behöver inte bara kunna stödja gällande lagar – utan också snabbt gå att uppdatera och utveckla i enlighet med nya krav och förändringar i omvärlden. Fråga hur rutinerna ser ut för att säkra organisationens anpassningsbarhet till framtidens hållbarhetsarbete.
4. Vilken support och stöd har vi tillgång till?
Att ha en tillgänglig leverantör som kan ge god support och teknisk konsultation när ni behöver det är en förutsättning för att lyckas. Samtidigt är det värdefullt med inbyggt stöd direkt i själva systemet. Dubbelkolla om ni kan få tillgång till testdemos och vilket inbyggt exempelinnehåll ni får med produkten.
Glöm heller inte att se till så att leverantören faktiskt vet vad de pratar om när det kommer till själva kärnfrågan – hur ni kan effektivisera ert hållbarhetsarbete. Att leverera ett system för CSRD kräver förståelse för ämnet ifråga, inte minst för att ni lättare ska kunna diskutera era behov.
– Ju tydligare du kan vara i dina frågor mot leverantören, desto bättre kan du kravställa. Detta förutsätter att det finns kunskap internt – så se till att ha experter med i upphandlingsprocessen som förstår era affärsmässiga behov och vad som krävs för att systemet ska kunna möta dessa, säger Cecilia Almér.
Vanliga utmaningar inför systemvalet
Ett gemensamt misstag många företag gör är att söka efter ett system som kan hantera allt på specialistnivå. Verkligheten ser dock annorlunda ut, och det blir tydligt hur olika organisationers behov skiljer sig åt. Prioritera vad som är viktigast för er, för att sedan kunna förmedla såväl en kravlista som en önskelista till de tilltänkta leverantörerna. Ett av de allra vanligaste behoven är att alla upplysningskrav som finns med i EU-direktivet ska vara integrerade direkt i systemet för att underlätta arbetet.
Samtidigt, betonar Cecilia, är det viktigt att inte stirra sig blind bara på vad som krävs här och nu – utan även blicka framåt:
– Hur tror jag att min organisation kommer att se ut om 1-2 år – och hur kan systemet möta mina behov då? Kanske kommer företaget expandera, öppna nytt kontor, förvärva fler bolag eller behöva utöka antalet mätpunkter. Se till att göra era ambitioner och framtidsutsikter tydliga för leverantören, både för att se hur systemet kan möta dem och hur priset påverkas.
Vill du veta mer om fördelarna med Stratsys system för hållbarhetsstyrning och hur det kan effektivisera ditt arbete med CSRD? Kontakta oss så berättar vi mer och erbjuder gärna en demo!
