Tidigare i år ställde vi på Stratsys ut på konferensen Styrning och ledning i framtidens myndighet, en konferens med fokus på de framtida utmaningar som Sveriges myndigheter står inför. Styrning, förtroende från medborgare, effektivisering och motivation stod bland annat på agendan och det blev två dagar fyllda med intressanta seminarier och diskussioner. Stratsys var på plats delvis för att lyssna på aktuella idéer och resonemang från myndighetsvärlden, men också för att dela med oss av våra erfarenheter när det gäller tidigare nämnda ämnen.
Sveriges myndigheter står inför flera utmaningar - inre som yttre förändringar, kostnadsbesparingar etc. Under konferensen behandlades inledningsvis hur myndigheter genom mer begåvad styrning kan effektiviseras och utvecklas och på så sätt möta krav, skapa förutsättningar samt möta medborgarnas och företagens behov. För att kunna göra detta var ett perspektiv att myndigheterna måste börja styra mer på kvalitet och mindre på kostnad för att uppnå önskvärda resultat. ”Om vi styr på kostnader ökar kostnaderna, om vi styr på kvalitet sjunker kostnaderna”, förklarade Lars Stigendal under sitt pass. Som tillägg förklarar Lars Stigendal att de ettåriga budgetarna dock försvårar utveckling mot styrning på kvalitet och det kortsiktiga tänket motverkar långsiktiga hållbara åtgärder där de långsiktiga effekterna inte beaktas. En framgångsfaktor som vi på Stratsys framhäver inför våra implementeringsprojekt är att man har ett långsiktigt perspektiv på förändringen. Det är viktigt att våga låta en förändring, stor som liten, ta tid och framförallt ge utrymme för kontinuerliga förbättringar – även efter förändringen är klar.
Utmaningar med att mäta prestationer
Något annat som vi från Stratsys tyckte var lite extra intressant var seminariet om motivation och styrning som leddes av Andreas Bohlin från Mät och Styr. Andreas lyfte bland annat de utmaningar organisationer ställs inför när det kommer till att mäta prestationer. Han förklarade att problematiken i samband med detta ofta ligger i att det å ena sidan är viktigt att man på ett tydligt sätt kan mäta sin organisation, samtidigt som det generellt kan vara ett stort motstånd mot att bli mätt från en anställds perspektiv. Detta dilemma är något vi kan möta i implementeringsprojekt av Stratsys. Två centrala faktorer för framgång vi då ofta framhäver är balansen mellan dessa två "motpoler" men också vikten av transparens. Ökad transparens med hjälp av tex ett gemensamt IT-verktyg gör att den "jobbiga" mätningen sätts i ett större perspektiv för medarbetaren. Den lokala mätningen som kan kännas besvärande får på så sätt ett naturligt sammanhang. Genom till exempel röda tråden-perspektivet i Stratsys får medarbetarna en tydlig bild av hur deras konkreta arbete kopplas till organisationens övergripande mål och vision. På så sätt kan man förebygga det eventuella motstånd som uppstår i samband med det som kan kallas "detaljuppföljning". Man kommer alltid att behöva ta stor hänsyn till att de anställda känner sig bekväma med det sätt deras arbete följs upp på och genom ökad transparens har vi sett att toleransen för detta tenderar att öka.
Förutom transparens och tydlighet uppåt i organisationen är en annan viktig dimension transparens i sidled. Kraften i en organisations organiska lärande är ofta något som underskattas. Mycket tid och resurser som spenderas på upplärning kan reduceras om organisationen möjliggör ett naturligt sidled. Genom att få en enkel insyn i hur andra arbetar, och framförallt vad de får ut av det, uppstår en motivation att själv anstränga sig.
Att leda olikhet med framgång
Under konferensen var detockså mer praktiska pass, som till exempel när Laurence Romani från Handelshögskolan pratade om att "leda olikhet med framgång". Jämställdhet och inkludering är heta debattämnen sen tidigare, men har nu blivit än mer aktuellt i myndighetssverige i och med den nya jämställdhetsmyndighet som kommer att inleda sin verksamhet 1 januari 2018. Vi har bland våra kunder märkt av ett ökat fokus på dessa frågor, något som antagligen kommer bli än mer aktuellt de kommande 2-3 åren. En utmaning kommer bli att på ett naturligt sett inkorporera jämställdhetsperspektivet i hela sin verksamhet för att på så sätt få ett kraftfullt genomslag. Genom att låta jämställdhet bli en naturlig del redan i planerings- och uppföljningsprocessen blir inte detta arbete ett "extra moment" utan en självklar del av verksamheten. Detta är något vi ser exempel på bland våra kunder idag. I Stratsys hittar de stöd för att både planera, följa upp och analysera organisationens arbete med jämställdhet.
Sammanfattningsvis minns vi tillbaka till givande dagar med en bra blandning av givande seminarier och tänkvärda diskussioner i vår monter!
