Att lyckas med din planerings- och uppföljningsprocess är helt centralt för att säkerställa att hela verksamheten gemensamt är på väg åt rätt/samma håll. Men att lyckas med detta på ett effektivt och kvalitetssäkrat sätt, som medför värde för organisationen och dess intressenter, är lättare sagt än gjort.
Låt oss gå igenom de 5 vanligaste utmaningarna för organisationer som inte har ett dedikerat IT-stöd för planering och uppföljning, men som faktiskt går att lösa.
1. Det uppstår olika arbetssätt och olika informationsytor
I planeringsprocessen brukar arbetet börja med att man tar fram övergripande strategier och mål som organisationen gemensamt ska arbeta mot. Dessa bryts sedan ned till lokala mål och handlingsplaner i olika nivåer inom organisationen och löper ofta under olika tidsperioder. Och redan här, när olika delar av organisationen blir involverad i arbetet, tenderar skilda arbetssätt och diverse olika informationsytor uppstå. Mängder av olika mallar och versioner av dokument skickas runt i organisationen, samtidigt som den röda tråden som ska skapa sammanhang och struktur försvinner. Plötsligt jobbar man inte längre åt samma håll och koncernperspektivet försvinner.
2. Det blir svårt att följa planerna och genomföra det som beslutats
Styrande dokument och planer tas fram i planeringsprocessen men tenderar att beslutas för och sedan glömmas bort. De sparas ner i olika mappar, på en server eller i ett dokumenthanteringssystem och där får de sedan ligga.
Ofta saknas det:
- Start- och slutdatum
- Tydlig ansvarsfördelning
- Ett system som gör att styrdokumenten inte ligger och samlar digitalt dammistället för att levandegöras inom organisationen
Det gör i sin tur att uppgifter faller mellan stolarna och åtgärder sätts in försent vid avvikelser och utvecklingen i organisationen hämmas.
3. Klipp och klistra istället för analys och förbättring i uppföljningen
När det är dags för uppföljning ska alla mallar och dokument plockas fram igen för rapportering. Istället för att lägga fokus på att ha ett kvalitativt innehåll i rapporterna brukar främst tid och energi läggas på att jaga in information, klippa och klistra, aggregera data och fixa med layout samtidigt som anvisningar och instruktioner saknas.
Uppföljningsarbetet skapar därför ofta frustration…
och leder inte till ett kvalitetssäkrat resultat, värdet av rapporten blir helt enkelt sämre. Det gäller särskilt för organisationsövergripande rapporter som exempelvis årsredovisningar, tertialrapporter eller patientsäkerhetsberättelser, för att nämna några.
4. Uppföljning utan sammanhang
Utan en röd tråd i planeringen saknas ofta struktur och sammanhang även i uppföljningen, vilket leder till att arbetet följs upp i stuprör. Mål, mätetal och aktiviteter följs upp var för sig och medarbetarna har svårt att förstå sammanhanget och varför de ska följas upp på just dessa specifika mål och mätetal. Hur motiverande är det att följa upp mätetal som man inte vet vad dom syftar till?
Utan ett tydligt sammanhang blir sambandsanalysen bristande
Om vi inte når upp till ett mål, vad beror det på? Har vi fokuserat på rätt aktiviteter och utvecklingsprojekt under året för att säkerställa att vi når upp till våra strategier och mål? Följer man upp sitt arbete i stuprör blir det svårare att svara på dessa frågor och se sambanden.
5. Det blir svårt att få överblick och transparens inom organisationen
Överblick, tydlighet i status på aktiviteter och koll på resultat är viktiga framgångsfaktorer för att kunna driva stora organisationer i rätt riktning. Samtidigt är det också helt centralt för att kunna genomföra riktade åtgärdsplaner i god tid vid avvikelser.
Tidskrävande filtrering = onödig dokumenthantering
- Ofta behöver du snabbt plocka ut en specifik del av all information
för att se status för specifika mål, mätetal eller aktiviteter - Att snabbt ta ut alla aktiviteter som sker inom organisationen kopplat till ett specifikt mål kan lätt bli en utmaning
- Att få en överblick på alla mätetal som relaterar till ett specifikt utvecklingsarbete som löper tvärfunktionellt genom hela organisationen blir omöjligt utan ett gemensamt arbetssätt
Effektivitetens fiende nummer ett
Det blir också svårt att ta del av arbetet som andra avdelningar och enheter har genomfört om planering och uppföljning ofta görs i lokala dokument. Vilka aktiviteter satsar andra delar av organisationen på för att få nöjda medarbetare? Vilka analyser och slutsatser har de dragit av sitt arbete? Transparens kanske finns i samtalen i korridorerna, men i organisationer där man är hundra- eller tusentals medarbetare är det en stor utmaning att i realtid få överblick över goda exempel och lära av varandra.
Känner du igen dig?
Är det så att en eller fler eller kanske till och med alla dessa utmaningar känns bekanta? Lugn, det finns en lösning.
Ta del av vår film där vi visar hur du genom att använda Stratsys för din verksamhetsplanering kan få bättre koll i på din planering och uppföljning.
Ju mer av vår planering som vi lägger in i Stratsys, desto smidigare blir planerings- och uppföljningsprocessen samtidigt som våra medarbetare blir tryggare och mer vana i att använda verktyget
Eva-Lena Laier, Koordinator/objektspecialist på Läkemedelsverket
