Det finns en hel del att tänka på när man ska upphandla IT-stöd. Hur lång är implementeringsprocessen, hur många leverantörer får man föra dialog med och hur mycket flexibilitet har man rätt att be om? I det här blogginlägget delar vi med oss av tre enkla tips för dig som ska upphandla IT!
1. Nära dialog med potentiella leverantörer
Det är viktigt att våga ställa krav när det kommer till dialogen med potentiella leverantörer. En nära dialog är A och O för att kunna utvärdera om systemet passar verksamhetens behov. Idag svämmar marknaden över av olika IT-stöd – och ingen har möjlighet att sätta sig in i alla. Men genom att tidigt skapa dialoger med leverantörer kan du samla in viktig information om olika system.
De flesta leverantörer är mycket tillmötesgående och svarar gärna på frågor om vad som skiljer deras system från liknande på marknaden. Ta dig tiden att samla in information om till exempel kostnader, förvaltning av systemet och implementering. En nära dialog ger dig också inblick i vad du kan förvänta dig under ett samarbete med leverantören. Du kan också med stor fördelaktighet väga olika lösningar mot varandra baserat på den information du får tillgång till.
Det finns ingen intressekonflikt i att ha dialog med olika leverantörer och det bryter inte mot reglerna för upphandling. Enligt Konkurrensverket är det godkänt (till och med fördelaktigt) att föra nära dialoger inför upphandling.
2. En lösning som kan anpassas efter era behov
Hur flexibelt vill ni att det nya systemet ska vara? Vissa verksamheter behöver mer svängrum än andra – och det kan vara fördelaktigt att känna att man inte tvingas in i en fast mall. Kanske är det så att ni redan har arbetsprocesser på plats som ni vill integrera med det nya systemet? Då är det viktigt att säkerställa att den flexibiliteten finns.
Med tanke på omvärldens konstanta utveckling är det också viktigt att det finns utrymme att optimera IT-stödet över tid. Är det så att ni vill kunna kombinera systemet med andra lösningar? Ta då upp det i dialogen med leverantören. För att skapa ett heltäckande arbetssätt krävs det ofta flera integrationer mellan olika system.
3. Det går snabbt och smidigt att implementera
Implementering av ett nytt IT-stöd kan ibland mötas av motstånd i organisationen, vilket främst grundas i osäkerhet. Kommer det nya systemet vara svårt att lära sig? Hur lång tid kommer det ta att implementera det nya arbetssättet? Frågorna är ofta många – och just därför är det viktigt att man har en tydlig plan för implementeringen. Men hur vet man att leverantören man väljer kan erbjuda en smidig implementeringsprocess?
Ett sätt är att be om referenser – fråga leverantören vad det finns för erfarenheter från liknande projekt. Då blir det lättare för dig att förstå vad du kan ha för förväntningar på leveransen. Det är stor chans att din leverantör har jobbat med en liknande kund tidigare och implementerat samma system, då kan det vara mycket värdefullt för dig att få ta ett samtal med den kunden. Genom att ta referenser från flera leverantörer kan du få koll på vad som har fungerat bra och mindre bra med olika system på marknaden.
Vill du läsa mer om upphandling av IT-stöd? Ladda ner guiden "Checklista inför upphandling av IT" på länken nedan!
