För att få ordning på ditt kvalitetsarbete krävs struktur, klara regler och tydlig ansvarsfördelning, men det är väl knappast någon nyhet? Så hur gör du egentligen för att få ordning och reda på alla de olika, och ofta rörliga delarna, i ett omfattande kvalitetsarbete?
Låt oss titta närmare på hur du kan strukturera ditt systematiska kvalitetsarbete på bästa sätt.
Dokumentationskravet
Enligt SOSFS 2011:9 ska alla delar av det systematiska kvalitetsarbetet dokumenteras, vilket rent praktiskt betyder:
- Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad
- Och själva kvalitetsberättelsen (det löpande systematiska förbättringsarbetet)
Dessutom anger 7 kap. 1 § att kvalitetsberättelsen också bör ha en sådan detaljnivå att:
- Det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar
- Informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses
Ganska snabbt inser vi att detta ställer höga krav på hur din dokumentation kan se ut.
Den stora hemligheten
Det som många missar är att ett bra strukturerat ledningssystem är den enskilt största framgångsfaktorn för att uppnå kvalitet i din verksamhet. Men inte nog med det, en bra struktur bidrar också till att alla delarna av dokumentationskravet blir lättare att hantera.
4 steg för att strukturera på bästa sätt
1. Beskriv ledningssystemet för ditt kvalitetsarbete
- Syftet: Börja med att fundera på vad ett ledningssystem är för er och varför ni behöver ha ett.
- Omfattning och grundstruktur: Ledningssystemet ska anpassas till verksamheten. Bestäm vilka verksamhetsområden som ska omfattas och inventera vilka system som redan finns.
- Planera och kartlägg: När ni har beskrivit varför ni ska ha ett ledningssystem och vad det ska omfatta så är det dags att planera, kartlägga och inventera: vad finns idag, vad saknas, vad som ska göras och av vem?
2. Bestäm innehållet i ditt ledningssystem
I SOSFS 2011:9 finns det både specifikationer och en miniminivå på vad som måste ingå i ditt ledningssystem. Du bestämmer själv om du vill bredda ledningssystemet men om detta är ditt första ledningssystem kan det vara en bra idé att hålla det på miniminivån.Förslag på innehåll i ledningssystemet
- Verksamhet och styrning
- Roller och ansvar
- Processer och rutiner
- Samverkan
- Systematiskt förbättringsarbete
- Personalens medverkan
- Dokumentation
Tips! Börja med lågt hängande frukter och prioritera arbetet utifrån vad som är viktigast och lättast att genomföra. Tydliggör alltihop med en bild eller karta!
3. Implementera
Att skapa engagemang i en stor organisation kan vara svårt. Tänk på att löpande förankra, informera om, utbilda, stötta och repetera.Planera implementeringen
En implementeringsplan är ett toppenverktyg för att hjälpa dig tydliggöra för alla inblandade. Tänk på att planen ska innehålla alla aktiviteter som ska genomföras och att de bör konkretiseras utifrån:
- Hur de skall göras
- Vem som är ansvarig
- När aktiviteterna ska ske
- Hur uppföljning ska ske
Tips! Kom ihåg att fira framgångar och lyfta goda exempel!
4. Håll det levande
Ett ledningssystem kräver ständigt underhåll. Gör en plan för att hålla ledningssystemet levande och upprätthåll engagemanget.- Planera tid för att kontinuerligt följa upp, utvärdera och förbättra ledningssystemet
- Lär upp ny personal och exempelvis ge information på introduktionsprogram
- Utse personer som ansvarar för att underhålla ditt kvalitetsledningssystem
Tips! Tänk på att ledningssystemet ska stödja kvalitetsutvecklingen i verksamheten och att uppföljning av verksamheten är en central del i det systematiska förbättringsarbetet.
Sammanfattning
Nu när vi gått igenom hur du får ordning på ditt kvalitetsarbete (struktur, klara regler och tydlig ansvarsfördelning) bör du ha alla verktygen som behövs för att komma igång.
Vilket verktyg är egentligen bäst för ditt ledningssystem?
Ladda ner vår ultimata guide och ta reda på hur du bäst jobbar
systematiskt med dokumentationen av ditt kvalitetsarbete. 
