Först och främst ska vi komma ihåg att reglerna om offentlig upphandling (offentlig upphandling utgår ifrån EU-direktiv) finns till för att alla företag ska ha samma chans att offerera tjänster och varor till myndigheter. Reglerna finns även till för att myndigheterna skall använda skattepengarna på ett bra sätt.
Det finns alltså flera olika tillvägagångssätt att utgå ifrån när en upphandlande myndighet ska köpa in ett systemstöd, (Upphandlande myndighet innefattar Statliga myndigheter, kommuner och landsting. Statliga och kommunala bolag skall även följa LOU). Anledningen att det finns olika sätt att köpa in systemstöd på är för att myndigheten ska kunna anpassa inköpssätt efter behov. Därför blir det extra viktigt att din myndighet har gjort en kartläggning av behovet först.
Låt oss titta lite närmare på olika fördelar och nackdelar
med 3 tillvägagångssätt.
3 sätt att köpa systemstöd på
För en myndighet går det att köpa in ett systemstöd på flera olika sätt, 3 av de vanligaste tillvägagångssätten är:
- Direktupphandling
- Avrop från ramavtal
- Öppet förfarande
1. Direktupphandling
Direktupphandling kan nyttjas när mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen för LOU på 586 907 kronor (tröskelvärdet bestäms av Regeringen).
Direktupphandling används när inköpet har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen. Viktigt att komma ihåg är att det är det aktuella köpet inom avtalsperioden som skall understiga gränsen. Direktupphandling som överstiger 100 000 kronor ska skriftligen beställas och behöver dokumenteras.
Fördelar med direktupphandling
- Inköpet behöver inte annonseras innan inköp
- Tidsperioden förkortas då myndigheten kan teckna avtal direkt med den systemleverantör de väljer
- Tidsperioden förkortas då myndigheten inte behöver använda en avtalsspärr
- Processen för en direktupphandling är enklare då myndigheten kan kravställa per telefon, email, via webben
- Vid ett mindre inköp alternativt enbart för en förvaltning kan enkelheten med ett direktavtal vara en fördelaktig användning av begränsade resurser
Nackdelar med direktupphandling
- Beloppsvärdet är satt och kan inte överstigas under avtalsperioden
Läs mer om direktupphandling hos Upphandlingsmyndigheten eller Konkurrensverket.
2. Avrop från ramavtal
Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera myndigheter och flera leverantörer i syfte att fastställa villkor för ett inköp under en given tidsperiod. Ramavtalet bestämmer vad företaget ska sälja till myndigheten under en tidsperiod. Att avropa innebär att en myndighet väljer att skriva ett kontrakt som följer ett ramavtal.
Enkelt förklarat så ber myndigheten flera leverantörer (som tidigare förhandlat om villkor) svara angående vad ett systemstöd kostar.
Fördelar med ramavtal
- Villkor och ramar är förhandlade sen tidigare vilket betyder att myndigheten inte behöver fastställa dessa själv vilket sparar tid och resurser
- Myndigheten behöver inte specificera exakta volymer i sitt inköp
- Önskar myndigheten genomföra flera inköp av samma leverantör kan dessa avropas löpande av organisationen
- Det finns ingen beloppsgräns
- Flera leverantörer kan konkurrera om pris vid en förfrågan
Nackdelar med ramavtal
- Processen med avropsförfrågan, avropssvar osv kan vara tidskrävande. Avropsprocessen tar vanligtvis ett par veckor till ett par månader från annonsering till kontraktsskrivande
- Dialog med leverantörer är reglerad
Övrig info ramavtal
Det är också vanligt använda ett ramavtal för att köpa systemstöd från Kammarkollegiet - programvaror och tjänster, samt SKL kommentus inköpscentral, programvaror och programvaror som molntjänst.
Många myndigheter har även ett upphandlat licenspartneravtal, det innebär att myndigheten har en leverantör som kan leverera licenser från flera olika underleverantörer.
3. Öppet förfarande
Inköp via öppet förfarande innebär att myndigheten själv ansvarar för hela inköpsprocessen. Myndigheten tar fram en kravställan på vad de önskar i sitt inköp. Processen är densamma som för direktupphandling däremot finns det ingen beloppsgräns.
Fördelar med öppet förfarande
- Det finns ingen beloppsgräns
- Det går att teckna avtal direkt med den leverantör som lever upp till kraven bäst
Nackdelar med öppet förfarande
- Processen för framtagning av kravställan kan vara tidskrävande
- Då villkor och ramar för inköp, införande, konsultnivåer osv inte är förförhandlade kräver det att myndigheten har gedigen kunskap för att kunna jämföra leverantörer som svarar
- Avtalsspärren är mer omfattande då villkor och ramar ska tas med
- Dialog med leverantörer är reglerad, myndigheten kan välja att samtal med leverantörer enligt konkurrenspräglad dialog
Läs mer om öppet förfarande hos Upphandlingsmyndigheten.
Och en sista grej...
3 saker att fundera över innan ni väljer förfarande:
- Systemstödets värde under avtalstiden
- Tid och resurser att avsätta internt för att teckna avtal
- Kunskap gällande villkor och ramar för inköp och avtal
