När det kommer till ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete saknas ofta tydliga instruktioner. I de flesta fall finns det standarder och föreskrifter som anger vad som ska ingå i ett kvalitetsledningssystem, men inte hur du faktiskt gör för att få det levande och implementerat i hela organisationen. Det tänkte vi ändra på!
Så inför du ett kvalitetsledningssystem
Införandet av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete kan delas in i 4 steg. Det gäller att redan från start anpassa införandet utifrån den egna situationen, det vill säga där din organisation befinner sig just nu, till exempel genom en GAP-analys.
Ingen "quick fix" ...
Att implementera ett ledningssystem är ingen ”quick fix”. Normalt tar det upp till två år innan alla arbetssätt i ett ledningssystem är tydliggjorda, förutsatt att allting flyter på helt smärtfritt, vilket det tyvärr sällan gör. Men det finns 4 enkla steg för att börja införandet på rätt sätt och minska friktionen i din organisation.
Steg 1: Lägg grunden
Grundförutsättning nummer 1 för en lyckad implementering är att det finns en tydlig ledning som efterfrågar både resultat och analys för att utveckla och förbättra. Grundförutsättning nummer 2 är viljan och modet att våga gå från ett analogt arbetssätt, med pärmar som samlar damm, till ett levande arbetssätt i ett digitalt verktyg.
Steg 2: Ta tempen på organisationen
Börja med att ta reda på verksamhetens nuläge så att inte tid och kraft läggs på fel saker. Nulägesbilden blir grunden för det fortsatta arbetet med ert kvalitetsledningssystem.
Steg 3: Bestäm innehållet i er kvalitetspolicy
Utifrån nulägesanalysen har ni fått en bild av var ni befinner er just nu i ert kvalitetsarbete. Nästa steg är att befästa vilka delar som ska ingå i ert ledningssystem. ”Oftast” ingår följande delar:- Omfattning, ansvar, delaktighet
- Grundläggande uppbyggnad
- Systematiskt förbättringsarbete
- Dokumentationsskyldighet
Steg 4: Implementera och hålla levande
Att gå från plan till handling är inte lätt och det är nu ledningens engagemang visar sig. Att ledningen efterfrågar resultat och analys. Att återkoppling ges till ledare och medarbetare. Att beslut fattas och åtgärder vidtas som leder till utveckling och förbättring av verksamhetens processer. Det är själva grunden i ett levande kvalitetsarbete.
