Inköp av nya systemlösningar är ofta en komplex och kostsam historia för olika organisationer, oavsett storlek eller bransch. Och vid offentlig upphandling blir det dessutom extra komplicerat! I det här blogginlägget kommer vi att gå igenom 3 anledningar varför du som inköpare och upphandlare bör prata med flera olika leverantörer innan du går ut i en skarp upphandling.
Det är enligt Konkurrensverket både OK och enligt regelverket att ta en dialog innan upphandling. Det är till och med något man bör göra. För att göra det krävs att du och dina kollegor förstår och kan översätta organisationens faktiska behov till en tydlig kravspecifikation. Att ni väljer en utvärderingsmodell som ger er den bästa möjliga lösningen till det bästa priset, på både kort och lång sikt, och att du har en tydlig bild av marknaden som utgångspunkt.
Här är de tre sakerna du bör tänka på innan en offentlig upphandling:
1. Dialog med leverantörer ger dig en bild av vilka möjligheter olika lösningar kan erbjuda
I början av en inköpsprocess kan det vara svårt att skapa sig en bild av vad som erbjuds på marknaden, speciellt i förhållande till ditt och dina kollegors behov inom organisationen. Genom att prata med leverantörer och begära in information brukar oftast båda bilderna bli tydligare. Leverantörer vill också gärna prata med dig och är ofta mer än villiga att visa vad de har att erbjuda. Det ger dig också en bra idé av just hur din upphandling ska utformas.
Olika leverantörer har ofta bra insikt i vad deras lösning är bra på i förhållande till andra. Ingen är bäst på allt men det ser du snabbt när olika förslag ställs mot varandra, och det blir ännu tydligare när de ställs i förhållande till era behov. I vissa fall kan en dialog med olika leverantörer faktiskt förtydliga att ni kanske ska prioritera er organisations behov annorlunda.
Det blir enkelt för dig och din organisation att jämföra marknadens erbjudanden genom att samla in information kring kostnad, införande och förvaltning av olika lösningar. Efter en jämförelse av olika lösningar kan du och dina kollegor också göra en preliminär prioritering av behov, leverantörer samt vad de är bäst på.
2. Gör en genomlysning – få bättre kravställning – och se vilken nytta som är viktigast för er
Genom dialog få du också en tydlig bild över vilka förutsättningar du kan förvänta dig av leverantörerna. Målet är att du och dina kollegor ska få tillräckligt med kunskap för att på egen hand kunna utforma er kravställning.
Ofta är utvärderingsmodeller, vid offentlig upphandling, helt eller till stor del baserade på lägsta pris som enda och viktigaste parameter. Risken med den typen av utvärdering är att du får en leverantör som långsiktigt inte kan leverera verklig nytta, men som på pappret svarar mot era krav. Använd användartester, demonstrationer och en kvalitetsutvärdering som komplement! Då får du ett mer verklighetsanpassat, tydligt och mångfacetterat underlag!
Det finns ingen anledning att uppfinna hjulet på nytt. Ta hjälp av andra organisationer, använd delar av upphandlingsunderlag som använts tidigare och fråga leverantörer om exempel på hur andra kunder har genomfört sina inköp. Detta leder oss också in på den sista anledningen till varför ni bör prata med leverantörer…
3. Best practice - undersök hur andra har lyckats med ett liknande införande
Ofta har en eller flera leverantörer varit involverad i liknande upphandlingar tidigare, och borde därför både ha insyn i och tips på hur du lyckas med ett införande av en omfattande systemlösning.
Ett smart sätt att undersöka om leverantörernas information stämmer med verkligheten är att begära exempel på några referenskunder som genomgått samma process. På så vis kan du bekräfta viktiga, upphandlingskritiska fördelar med olika lösningar och samtidigt få insikt i vad som varit mindre lyckat med olika leverantörer. Det blir också svårt för leverantörerna att lova saker som de i slutändan inte kan leva upp till samtidigt som du och dina kollegor får en nyanserad bild av marknaden.
Slutsatsen? Dialog är positivt!
Det är lätt att tro att det finns en intressekonflikt i att föra dialog med leverantörer och att det bryter mot reglerna kring upphandling. Men konkurrensverket har alltså kommit fram till att dialog innan upphandling är både OK och enligt regelverket. Även vi tycker att dialog alltid är en bra idé för att det ger dig:
- Bättre insikt kring vilka möjligheter som finns på marknaden
- Underlag för att prioritera era behov
- Insikt kring hur en upphandling bör gå till för att säkerställa att ni får rätt lösning som svarar mot era behov
Dialog bör således alltid vara en naturlig del av en offentlig upphandling för att säkerställa att ni får ett verktyg som verkligen kan leverera mot era behov.
