För att lyckas med arbetet med oegentligheter är det viktigt att arbeta förebyggande för att upptäcka risker i ett tidigt skede. Definitionen av oegentligheter är alla oönskade beteenden med konsekvenser för anseende eller verksamhet. Här kan du läsa om hur ni ska tänka kring förebyggandet av oegentligheter och hur ni kan börja arbeta aktivt med det för att ligga steget före.
Vilka delar av en organisation löper högre risk för oegentligheter?
De tillfällen när en organisation löper högre risk för oegentligheter är när det finns brister i kontrollmiljön. Det kan också uppstå problem om arbetet med oegentligheter sker i silos, då uppföljning och kommunikation sker uppdelat i organisationen. För att få en ökad förståelse om varför oegentligheter uppstår kan man använda sig av den välkända Bedrägeri-triangeln, skapad av Cressey 1953, som består av tre bidragande faktorer till bedrägeri.
- Press
Denna del kan vara svår att komma åt eftersom olika människor fungerar på olika sätt. Press handlar exempelvis om att en individ kan känna en privat ekonomisk stress eller press från chefer för att lyckas. Den pressen kan i sin tur leda till att individen utför handlingar som skadar verksamheten. - Tillfälle
Tillfälle handlar om de luckor, brister och svagheter i arbetsrutinerna som skapar ett tillfälle att begå en handling. Det är därför viktigt att organisationen vet hur medarbetare ska utföra sina jobb och hur verksamheten ska bedrivas. Att inte identifiera tillfällen kan bidra till ökad risk för oegentligheter eftersom det kan finnas luckor i kontrollen. - Rationalisering
Rationalisering handlar om att skapa ett rättfärdigande för det oönskade beteendet, antingen individuellt eller i grupp. Att individen känner att de har rätt att agera brottsligt eftersom de gjort sig förtjänta till något. Om organisationen inte varit tydlig med vad som är ett acceptabelt agerande så finns det risk för rationalisering.
Hur förebygger man oegentligheter?
För att förebygga oegentligheter är det viktigt att det finns tydliga förväntningar och ett tydligt kravställande. Om en av faktorerna i Bedrägeri-triangeln minskas blir sannolikheten för oegentligheter mindre. Genom att minska rationaliseringar ökar sannolikheten att medarbetare blir påkomna, detta kan göras genom olika typer av kontroller.
De allra flesta organisationer har redan processer och rutiner på plats för att motverka oegentligheter, men mest för att det måste finnas. Det är också vanligt att processerna och rutinerna inte är anpassade efter verksamheten, vilket gör det svårt att upprätthålla dessa.
Hur börjar man sitt arbete med oegentligheter?
Vi ser att det finns tre centrala delar i arbetet med oegentligheter och som bidrar till att minska samtliga faktorer i Bedrägeri-triangeln; press, tillfälle och möjlighet.
- Identifiera risker och implementera kontroller
Ett första steg i arbetet med oegentligheter är att identifiera risker. Här kan det vara bra att ha en riskworkshop där man tillsammans brainstormar om risker. Nästa steg är att bedöma riskerna och sedan prioriterar man riskerna. Därefter implementerar man kontroller i arbetssätt och rutiner för att ständigt förbättra och förstärka processen. - Arbeta med kulturen i organisationen
Många kämpar med att förhindra oegentligheter eftersom de tycker att de redan gör flera åtgärder, men att de ändå inte når ut i organisationen. En viktig del i detta är kulturfrågan inom organisationen och hur man jobbar vidare med den. Vi på Stratsys ser att kulturarbetet är en nyckelfaktor för ett framgångsrikt arbete mot oegentligheter. - Kompetens- och resursförsörjning
Alla organisationer är i ständig förändring och det kan beror på interna eller externa förhållanden. Det är därför viktigt att säkerställa att rätt kompetens- och resursförsörjning finns på plats för att kunna möta nya behov, förutsättningar och därtill kopplade risker. Kom ihåg att det inte måste finnas inom organisationen utan man kan ta extern hjälp.
Avslutningsvis, tänk skalbarhet för att det ska bli hanterbart för hela organisationen och börja så snart som möjligt. Hitta rätt arbetssätt så att det passar din organisation och jobba med det kontinuerligt. Att ta små steg i rätt riktning är viktigare än att ingenting görs.
Vill du veta mer om vad ett system för riskhantering kan göra för din organisation? Läs mer om Stratsys verktyg för risk & kontroll.
