”Efter årsredovisningen kommer solsken” – detta stämmer nog för de flesta organisationer, men med Stratsys har vi som mål att ha solbrillorna på från start till slut!
Det här vänder sig till alla er som vid den här tiden på året gläder er över att årsredovisningen äntligen är inlämnad. Det kanske är första året som du ansvarat för den här gedigna processen, eller så har det här varit en vardag för dig i januari-februari sedan länge.
I vilket fall har du säkerligen stött på flera av de utmaningar som processen innebär. I det här blogginlägget får du ta del av hur Statens Fastighetsverk (SFV) gjort för att förenkla årsredovisningen.
Skriva årsredovisning – i vilken ände ska man börja?
Enligt ESV:s rekommendationer bör man börja skriva årsredovisningen långt innan årsskiftet, det uttrycker de i en vägledning för processen kring planering och uppföljning från 2017.
I samarbetet med våra kunder märker vi på Stratsys att organisationer ofta underskattar den förberedelse som krävs för att tidigt kunna börja skriva på innehållet, involvera flera skribenter och på så sätt komma igång i tid.
Irina Kulik, Systemförvaltare för Stratsys på Statens Fastighetsverks, har nu varit med och samordnat arbetet i Stratsys med årsredovisningen för tredje året i rad. I ett samtal med henne berättade hon att de tidigare börjat skriva i början av november, men att de framåt planerar att börja redan i oktober för att hinna med första korrekturen innan jul.
Vikten av att involvera fler medarbetare i årsredovisningen
Irina berättar att det i år var upp emot 30 personer som var involverade i arbetet i Stratsys. Det är både samordnare, specialister, chefer och andra medarbetare som skriver i årsredovisningen, allt beroende på innehåll. Hon la till att de allra flesta är mycket positiva till både verktyget och rapporten i Stratsys.
Jag ställde frågan hur de upplevde att flera skribenter är inne samtidigt och skriver i rapporten. Jag vet nämligen att en del av de kunder jag arbetar med som har sin årsredovisning i Stratsys väljer att samla in textstycken via Word och mail från verksamheten, för att det sen bara är ett fåtal personer som sammanställer rapporten i Stratsys.
Irina lyfter att det finns flera fördelar med att låta skribenterna skriva direkt i rapporten. Man spar tid givetvis, men också i och med att årsredovisningsrapporten har liknande funktionalitet som andra rapporter vi har i Stratsys, t.ex. tertialsammanställningarna, så bidrar det till att man känner igen sig och instruktioner om hur rapporteringen ska ske kan hållas på minimal nivå, vilket både vi och skribenterna uppskattar.
Men oavsett hur många verksamhetsprocesser man valt att digitalisera i Stratsys, eller hur länge man hanterat sin årsredovisning i verktyget, så finns det som tur är en hel del direkta nyttor man upplever redan från dag ett när man satt upp rapporten i Stratsys.
Fördelar med att hantera årsredovisningen i Stratsys:
- Historiken följer med från föregående år
Ja tro det eller ej, hur är detta möjligt år 1? Det ingår ofta i uppsättningen, att vi ser till att kund får förra årets texter på plats i historiken för respektive rubrik. - Flytta, ta bort och skapa nya rubriker
Som administratör för rapporten är det enkelt att flytta/ta bort och skapa nya rubriker. - Tydliggöra ansvar och sätta struktur
Att med behörigheter styra vem som ska ha tillgång till vilken rubrik. Eller funktionen att sätta teckenbegränsning på samtliga eller utvalda rubriker. - Inhämtning av information direkt till rapporten
Detta kräver att man arbetar med sin planering och uppföljning i verktyget om man exempelvis vill att mål, nyckeltal och strategiska aktiviteter från verksamhetsplanen automatisk ska följa med in i årsredovisningen. Man kan även givetvis hämta in data från andra system, som från sitt BI-verktyg eller ekonomisystem för de finansiella tabellerna.
Med Stratsys sparar SFV två veckors arbetstid
Avslutningsvis pratade jag och Irina om hur mycket tid man faktiskt sparar genom att arbeta med årsredovisningen i Stratsys. Hennes uppskattning är att de sparar ungefär två veckors arbetstid. Irina är mycket nöjd över hur både processen gått i år och över den funktionalitet som Stratsys stöttar med.
Hon lyfter också fram förslag till utveckling i verktyget, som att förbättra granskningsmöjligheten något för att på sikt kunna utesluta den manuella handpåläggning de gör idag. Vi är givetvis tacksamma och glada över våra öppna dialoger med våra kunder och detta är ett förbättringsförslag vi kommer titta på framöver. För oss är det viktigt att kontinuerligt utveckla våra tjänster efter kundernas behov och önskemål.
