Vad är viktigt att tänka på när du samlar kritiska processer inom ESG och riskhantering på samma plattform? Här berättar Max Kollberg, Product Growth Manager för GRC på Stratsys, om fördelarna med att använda ett systemstöd för både riskhantering och ESG-risker, och hur du kommer igång på bästa sätt.
Vem behöver ett systemstöd? Räcker det inte med Excel?
I takt med att arbetet, och därmed behovet, av ett strukturerat riskhanteringsarbete ökar – så ökar även behovet av systemstöd. Vad ditt företag behöver beror bland annat på antalet anställda, typ av verksamhet, ambitioner och krav på organisationen. Med högt ställda krav och ambitioner och en större personalstyrka där många behöver vara inblandade i arbetet, behövs mer än Excel. Då det inte finns någon spårbarhet i Excel är det inte helt tillförlitligt gällande hanteringen av känslig information, och det är därmed lätt att råka ta bort eller ändra data utan att det upptäcks.
Faktorer att väga in vid inköp av ett systemstöd
Om ditt företag inte har ett systemstöd idag – börja med att definiera behovet av ett system och analysera företagets krav och tillgängliga alternativ för att fatta det bästa beslutet. Studera er egen process, definiera vad det skulle kosta att implementera ett system och väg in förändringsarbetet. Ett systemstöd underlättar hela riskhanteringsprocessen, men det kan vara utmanande att implementera en ny lösning. Om medarbetarna vant sig vid Excel kan det kännas tufft med ett nytt system, och utbildning kommer antagligen att behövas.
För att göra övergången så smidig som möjligt, välj ett användarvänligt system med möjligheter att skala upp och ner. Fråga leverantören:
- Går det att anpassa systemet till den egna processen?
- Är det en skalbar lösning som utgår utifrån användare, roller och behov?
- Finns tillgång till konsultstöd och utbildning för användarna?
Om företaget ska uppgradera från Excel till ett systemstöd är det också viktigt att komma ihåg att leverantören kommer att hantera all information och data, och mycket kommer att placeras i molnet. Välj ett SaaS-bolag som lagrar data lokalt och värderar säkerhet, men där ni själva äger er data.
Samla flera kritiska processer på samma plattform
ESG är en affärsrisk och ESG-riskhantering bör vara en del av företagets ordinarie riskhanteringsprocess. De flesta företag har hanterat vissa miljömässiga, sociala och bolagsstyrningsrisker i flera år, men det har blivit mer akut att hantera dessa frågor nu och göra det på ett mer medvetet och strukturerat sätt. Fördelarna med att agera överväger långt kostnaderna för att inte göra något, särskilt för medelstora företag som kan få det svårt om en incident händer. Att jobba med ESG är en god möjlighet att vara på rätt sida, samtidigt som det är bra för verksamheten.
Det är värdefullt att kunna jobba med paraplybegrepp som GRC och ESG på samma plattform. Du får en överblick och kan jämföra silos med varandra i olika dimensioner – på en strategisk nivå som sätter villkoren, strukturen och enhetligheten, men inom alla silos kan man jobba på som vanligt. Genom detta sparar du tid, förenklar sammanställning och informationen blir enhetlig och strukturerad. Kommunikation och samarbete mellan olika intressenter blir också enklare, och du undviker duplicering av arbete.
Skapa en tydlig struktur och organisera mera
- Med ett systemstöd undviker du att ESG-arbetet hamnar utanför övrig riskhanteringsprocess, och därmed inte faller mellan stolarna. Du får stöd i att hålla ihop ESG och GRC-arbetet, och med all information och data på samma plats minskar du duplicering av arbete och undviker inkonsekvenser mellan olika system, säger Max.
Max Kollberg, Product Growth Manager Risk & Control, Stratsys
Ett digitalt verktyg gör att du kan strukturera och organisera arbetet bättre, samt skapa behörighetsgrupper där användarrättigheter definieras. Du kan fördela ansvar, kontrollera vem som har tillgång till vilken information och via en verifieringskedja se vem som har ändrat vad och när. Och det kommer att krävas ett bra internt samarbete genom att fler roller måste involveras i arbetet förutom hållbarhetsspecialisten. I ett systemstöd blir arbetssättet mer enhetligt och det blir lättare att arbeta från strategisk till operativ nivå och tillbaka. Dessutom kan ett systemstöd erbjuda automatisk dataintegration från olika källor och system, vilket sparar tid och minskar risken för fel som kan uppkomma vid manuell datainmatning.
- Jag uppmanar alla att se över olika system, men samtidigt är ett systemstöd inte rätt för alla företag. Du måste utgå från behov och syfte, förstå processen samt se till vilka kostnader det innebär att köpa in och implementera ett system, säger Max.
Vill du fördjupa dig mer inom ESG och riskhantering? Se vårt webinar Balansera ESG & riskhantering - strategi för framgång.
