I det här kundcaset berättar Maria Sjölund, kvalitetsutvecklare, och Tobias Ekblad, förvaltningschef, på Ronneby kommun om hur Stratsys har effektiviserat arbetssättet i deras skolverksamheter.
Bakgrund
Ronneby kommun har lite över 1200 medarbetare och omsätter 740 miljoner. I sitt arbete använder de sig av Stratsys verktyg för resursplanering, systematiskt kvalitetsarbete och strategisk planering.
Utmaningen: att organisera det systematiska kvalitetsarbetet
– En av våra stora utmaningar är kompetensförsörjning, inleder Tobias. Att säkerställa att vi har legitimerad personal genom att vara en attraktiv arbetsplats, men också att utveckla och behålla den personal vi har.
– Under de senaste 4–5 åren har vi haft ett enormt inflöde av elever till vår förvaltning och fokus har legat på att ta hand om dem på bästa sätt. Av den anledningen har vi inte hunnit eller orkat med det systematiska kvalitetsarbetet fullt ut. Vårt mål nu är att komma igång med att jobba mer strategiskt igen och se till att det vi gör idag blir hållbart över tid.
– Det är en utmaning att driva det systematiska kvalitetsarbetet och nå ut med det till eleverna, fortsätter Maria. Som kvalitetsutvecklare är det min uppgift att säkerställa att verksamhetschefer och rektorer får rätt stöd, så att vi tillsammans kan bidra till att verksamheten blir lite bättre hela tiden. Idag är en del av det stödet Stratsys.
– Verktyget hjälper oss att få med hela verksamheten på tåget när vi driver olika förändringsarbeten. Det gäller att alla som berörs involveras i arbetet för att det ska ge effekt hela vägen ut i klasserna.
– En utmaning vi hade före Stratsys var att göra en bra bedömning av verksamheten som helhet, dra kloka slutsatser baserat på analyser och veta hur vi ska prioritera, berättar Tobias. Idag kan det fortfarande bli lite spretigt när det kommer till det systematiska kvalitetsarbetet, men vi är på jättegod väg tack vare verktyget.
Lösningen: att hitta ett gemensamt språk
– Innan Stratsys kom in i bilden använde sig flera av våra rektorer av hemmasnickrade lösningar i Excel och liknande. Det gjorde att det var svårt att få en ordentlig överblick på verksamhetens resurser. Den röda tråden och transparensen mellan skolorna saknades. Stratsys har möjliggjort en dialog mellan skolverksamheterna och ett kollegialt lärande som inte fanns på samma sätt tidigare, förklarar Tobias.
– Verktyget har också varit ett stort stöd för rektorerna i kvalitetsarbetet, menar Maria. Innan vi implementerade Stratsys gjorde vi en förstudie för att kartlägga styrkorna i organisationen och vad vi behövde förbättra. Resultatet blev att vi behövde främja kollegialt lärande rektorer emellan för att förhindra ett spretigt arbetssätt. Stratsys har varit till stor hjälp med just det.
– Efter förstudien blev det tydligt för oss att vi behövde ett system som är anpassat efter våra behov och vår verksamhet, inte tvärtom. Stratsys var tydliga med att vi tillsammans skulle bygga upp ett system utifrån våra behov och det kändes mycket bra att höra, fortsätter Tobias. När vi fick en bättre bild av våra behov insåg vi att det inte fanns någon annan uppsättning som skulle passa vårt arbetssätt.
Vad är det bästa med Stratsys?
– Vi är inte helt klara med uppsättningen i Stratsys än, men vi kan redan se en hel del resultat. Ökad tydlighet till exempel, vi har fått en mycket bättre samsyn kring vårt arbetssätt. Tidigare bedrevs kvalitetsarbetet isolerat på enheterna, varje rektor jobbade för sig och det fanns inga direkta forum eller system där man kunde utbyta erfarenheter eller ta stöttning. Med Stratsys kan rektorerna lättare hjälpa varandra i uppföljning och analys.
– Stratsys är inte bara ett verktyg för oss, utan ett helt paket kopplat till kvalitetsarbetet. Framöver kommer vi att ha återkommande möten med våra rektorer där vi lyfter varje enhets styrkor och utmaningar. Stratsys är inte bara ett system att dokumentera i, utan ett arbetssätt som vi jobbar intensivt med att få ut.
– Under uppstartsfasen har vi även använt oss av Stratsys Meetings, vilket har varit oerhört hjälpsamt, fortsätter Tobias. Där kan vi enkelt följa upp vem som är ansvarig för vad och vad som behöver göras.
– Responsen från organisationen har varit positiv, med ett enormt intresse och höga ambitionsnivåer, menar Maria. Det finns en jättestor vilja att jobba vidare med verktyget. Förstudien har gett stort värde i efterhand, då den hjälpt oss skapa ett gemensamt språk.
– Avslutningsvis är verktyget engagerande, det känns användarvänligt och lättåtkomligt. Kommunikationen med Stratsys konsulter har också varit mycket bra genom hela processen, de har varit proffsiga och tydliga med vad de kan leverera och inte. Det har hela tiden känts som att vi jobbat mot ett gemensamt mål, Ronneby kommun och Stratsys tillsammans.
