Vem vågar digitalisera offentlig sektor? En fråga vi ställt oss länge, och som utan svar innebär onödiga kostnader för både samhället i stort och enskild medborgare. Zoomar vi ut ännu mer så kan avsaknaden av en digitaliserad verksamhetsplan för t.ex. kommuner innebära minskad nationell konkurrenskraft.
Så vad innebär en digital verksamhetsplan, varför behövs det och vilka positiva effekter ger en digitalisering på offentlig nivå?
Vad innebär en digital verksamhetsplan?
”Har vi inte digitaliserat redan”, undrar du och minns knappt senast du använde en blyertspenna. Och ja, självklart ligger vi i Sverige i framkant vad gäller omställningen från analogt till digitalt. Men vi har fortfarande en lång väg kvar att gå vad gäller automatisering, verksamhetsplanering och digital trygghet.
En digital verksamhetsplan är nästa steg! Det innebär en automatiserad process för planering, genomförande och uppföljning. All data samlad på ett och samma ställe, enkel att bryta ner i olika rapporter, skyddad i en säker plattform i molnet.
Fördelarna med att digitalisera
-
Tid- och kostnadsbesparing
-
Stärkt digital säkerhet
-
Transparens
Nedan går vi igenom tre punkter för att visa hur en digital verksamhetsplan leder till en digitaliserad kommun
1) Tid- och kostnadsbesparing
Enligt McKinsey skulle en digitalisering av kommunerna kunna spara mellan 75 och 110 miljarder kronor till 2025. Pengar som istället kan investeras i områden som kräver mer resurser. Vård, äldreomsorg och skola är miljöer som idag lider av brist på både personal och tillgångar.
Digitala verktyg ger idag större möjligheter till att skapa en känsla av ägandeskap för verksamhetsstyrningen genom hela organisationen. Det kan låta främmande och ni kanske ställer er frågan, hur skulle det här påverka vår organisation? Med rätt verktyg kan organisationer effektivisera processer som är tid och resurskrävande, vilket tillåter ett större fokus på kvalitet. Administrativ personal, liksom hela organisationen, kan med dagens effektiva verktyg istället lägga sin tid på aktiviteter som stärker relationen till medborgarna. Precis vad som går i linje med värdegrunden för offentligt arbete.
En digitalisering av
kommuner kan spara
75-110 miljarder kronor.
- McKinsey
2) Stärkt digital säkerhet
"Den mänskliga faktorn" kallas ibland orsaken till att fel uppstår i digitala system. En siffra blev fel, ett program avslutades oväntat, etc. Det spelar oftast ingen roll hur digitala system är, om de personer som använder dem inte vet hur. Därför krävs ett digitalt verktyg som är enkelt att både överblicka och använda. Det ska vara svårt att göra fel helt enkelt!
Med en digital verksamhetsplan slipper du dessutom problem med att lösa papper i en skrivbordslåda glöms bort, eller att en anteckning i någons dator råkar raderas. Informationen ligger säker i molnet, nära till hands när du behöver den, med all historik sparad. Du bestämmer enkelt vem som har åtkomst till vad, en ökad säkerhet för till exempel personuppgifter.
3) Transparens
Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt till insyn och information om statens och kommunernas verksamhet. Ett styrdokument som till exempel en verksamhetsplan måste därför vara transparent och tillgänglig för medborgarna. Något som i ett digitalt system för verksamhetsplanering förenklar.
Med all data samlad på samma ställe, tydligt strukturerat och kategoriserad, skapas en tydlig överblick och större transparens mellan avdelningar. Med ett digitalt verktyg för verksamhetsplanering tilldelar du enkelt åtkomst till de som behöver det, medan resten av organisationen fortfarande har insikt i andra avdelningars arbete.
***
Så ja, nu har vi har påbörjat digitaliseringen, men det finns mycket kvar att göra! Vi på Stratsys är övertygade om att en digital verksamhetsplan kan spara både tid och pengar, för en ännu bättre offentlig sektor!
Video - Få bättre koll på din verksamhetsplanering
Digitalisera din verksamhetsplanering och få bättre
koll på både planering och uppföljning.
