Checklista för lyckad systemintegration

Idag finns det en rad alternativ för dig som är på jakt efter en bra integrationslösning. Men vad krävs egentligen för att få till en lyckad systemintegration? I det här blogginlägget får du ta del av en checklista som svarar på just det!

Stora monolitiska system är ute – nu är det en sammanslagning av flera olika system som gäller. Förr i tiden var man i större utsträckning tvungen att välja ett heltäckande system som med nöd och näppe kunde tillfredsställa alla verksamhetens behov. Men ingen kan vara bäst på allt vilket innebar att viss funktionalitet blev lidande.

Idag har vi lyxen att kunna använda det bäst lämpande systemet för varje enskilt ändamål, det vill säga en ”best of breed”-lösning. Detta möjliggörs genom systemintegration, då flera system kan kopplas samman och skapa illusionen av att man arbetar i ett och samma system.

Men hur går man egentligen till väga för att omsätta integrationstänket i praktiken? Här har vi satt ihop en checklista för att guida dig mot ett lyckat integrationsprojekt.

Uppfinn inte hjulet på nytt, det kostar pengar i onödan

Nyutveckling är alltid förenat med risker och svårbedömda kostnader. För att undvika onödigt höga investeringskostnader och lösningar som i längden riskerar att bli dyra att förvalta, är det värt att lägga lite extra tid på att granska marknaden.

Att använda sig av standardlösningar framför egenutvecklade lösningar är att rekommendera i de fall det är möjligt. Det finns ju ingen mening med att lägga tid på att utveckla lösningar som redan finns. Standardlösningar är dessutom ofta robusta och väl beprövade vilket i längden kan innebära lägre förvaltningskostnader.

Att tänka på innan ni inför ett nytt system:

Identifiera era behov och skriva en kravlista
Se över befintliga system i er uppsättning – finns det möjlighet att täcka upp de behov ni har genom uppgraderingar, tilläggsmoduler eller liknande i befintliga system?
Granska marknaden utifrån er kravbild och jämför olika system och systemleverantörer

Förtydliga mål och syfte med en införandeplan

Sätt upp en införandeplan. För att ni ska kunna tillgodose er de konkurrensmässiga fördelar som en ”best of breed”-lösning kan innebära, är det extra viktigt att implementeringen genomsyras av ett integrationstänk från start – och att ni planerar för framtidens förändringar.

Förankra mål och syfte

När man ändrar om i befintliga rutiner är det oerhört viktigt att förankra mål och syfte med förändringen hos alla berörda parter. Om syftet med integration är att effektivisera och minimera manuella processer, är det viktigt att förändringen inte skapar nya rutiner som agerar flaskhalsar i organisationen, som en effekt av dålig planering.

Planera för införandet

Kommer införandet påverka andra kritiska flöden? Undersök när det är bäst att förlägga implementeringen för att få minimal påverkan på övriga dataflöden. Se till att alla som berörs av införandet är informerade om eventuella störningar och driftstopp.

Ligg steget före

Identifiera eventuella risker och se till att ha tydliga rutiner kring vem som ansvarar för vad under implementeringen.

Skapa stödfunktioner med en förvaltningsorganisation

Utse en förvaltningsorganisation (antingen internt eller externt) för att säkra en balans och se till att verksamheten får det stöd den behöver vid förändring. Förvaltningsorganisationen ska se till att organisationen får ut det mesta möjliga av sina IT-investeringar.

Förvaltningsorganisationens roll är:

Att ge stöd åt användarna av systemet i form av utbildningar, manualer och support. Detta för att proaktivt undvika eventuella fel, men också för att säkerställa hög användarnöjdhet.

Att underhålla befintlig systemuppsättning i form av förbättringar, småjusteringar och buggfixar för att säkerställa maximal effekt.

Att vidareutveckla i form av större förändringar för att möta nya krav som uppkommit inom organisationen och för att undvika att systemfloran sätter käppar i hjulet. Flexibilitet är oerhört viktigt för att säkerställa lång livslängd på implementerad systemuppsättning.

Planera för utveckling med förvaltningsplan

Sätt upp en förvaltningsplan för att säkerställa att systemfloran underhålls och vidareutvecklas för att fortsätta leverera värde till verksamheten även i framtiden. Bra systemförvaltning genererar värde i form av högre leveranskvalitet, förbättrad kostnadseffektivitet, samordning och samarbete.

Förvaltningsplanen bör besvara följande frågor:

Vad är det vi förvaltar?

För vem? Det vill säga, vilken/vilka delar av verksamheten ska stödjas?

Vilka är det som ansvarar för olika delar i systemförvaltningen?

Vilken verksamhetsnytta levereras i stödet vi förvaltar?

Hur bevakas systemets omvärld under kommande förvaltningsperiod?

Vilka förutsättningar ser vi under kommande förvaltningsperiod?

Avslutningsvis

För att få till ett lyckat integrationsprojekt är det först och främst viktigt att du:

Granskar marknaden för att undvika att uppfinna hjulet på nytt. Försök att i första hand implementera standardsystem framför egenutvecklade lösningar så långt det går.

Skaffa dig en överblicksbild av alla system och dataflöden du vill integrera och skriv en införandeplan.

Utse en förvaltningsorganisation internt eller externt som ansvarar för att förvalta de IT-system ni integrerat i er verksamhet.

Sammanställ hur förvaltningen ska skötas i form av nya ansvarsområden och rutiner i en förvaltningsplan.

Med dessa tips under bältet är du en god bit på vägen till ett lyckat integrationsprojekt. Lycka till!

Om du vill veta mer om systemintegration eller bolla idéer om hur integration skulle kunna underlätta just ditt arbete, är du mer än välkommen att ta kontakt med mig.