Riskhanteringsprocessen innefattar hela kedjan av riskarbetet, från riskidentifiering till implementation av kontrollaktiviteter och vidtagande av direktåtgärder. Här går vi igenom hur ni kan sätta strukturen för en effektiv riskhanteringsprocess.
Hur ligger din organisation till med sin riskhantering?
En bra början för att sätta strukturen för verksamhetens riskhanteringsprocess är att göra en utvärdering av nuvarande arbete. Använd er av frågorna nedan som ett underlag för att kartlägga hur organisationen ligger till med sitt riskarbete.
- Har vi tillräckligt mycket information om riskerna i våra kritiska processer för att kunna utveckla en trovärdig strategi och plan?
- Har vi som organisation kontroll över vår riskexponering på en övergripande nivå; verksamhetsnivå; och teknisk nivå – och hur dessa risker relaterar till varandra?
- Vet vi om vi hanterar och reducerar riskerna kopplade till våra strategiska mål på ett effektivt sätt?
- Kan vi, på ett trovärdigt sätt, analysera och utvärdera våra risker kopplade till strategier, mål, och verksamhet?
- Har vi tillräcklig information för att initiera rätt åtgärder och minimera förluster kopplade till lagefterlevnad?
- Följer vi kontinuerligt nyckeltal (key risk indicators) kopplade till risk i våra IT-system, processer, och informationssystem?
- Identifierar och följer vi risk i det dagliga arbetet, t.ex. i projekt och det löpande arbetet?
- Har vi en trovärdig riskhanteringsprocess för risker på alla nivåer i verksamheten?
Hur sätter man strukturen för en effektiv riskhanteringsprocess?
Innan man börjar sätta strukturen för riskhanteringsprocessen ska man ha definierat omfattningen, resurser, intressenter och lagkrav som behöver följas.
Här är fem steg som bidrar till att internkontrollen blir en värdeskapande aktivitet och inte en administrativ börda. Det här kommer resultera i en mer effektiv riskhanteringsprocess då ni kan lägga mer tid på att implementera den i verksamheten.
- Utveckla tydliga styrdokument
Styrdokumenten ska vara konkreta och lätta att ta till sig. Tänk därför på att bryta ner komplicerade processer till detaljnivå. Sätt även klara förväntningar i styrdokumenten så att det finns en tydlig struktur för roller, ansvar, befogenheter och mandat. - Sätt en klar och realistisk vision
Dokumentera hur ni vill att internkontrollarbetet ska se ut inom de närmsta åren och sätt en målbild. Kommunicera ut i organisationen vad målbilden för internkontrollarbetet är så att alla är införstådda med vart organisationen är på väg. Var tydlig med att förklara hur internkontrollen kommer skapa mervärde i organisationen så att alla förstår varför förändringsbehovet finns. - Utvärdera befintligt arbetssätt
Mycket av det ni redan gör är egentligen en del av internkontrollarbetet. Så innan ni börjar titta på vad ni kan göra mer av i organisationen, börja med att titta på hur ni jobbar idag och vad det är som funkar. Internkontrollarbetet ska skapa värde för organisationen och vara i linje med regulatoriska krav och förväntningar. Ett bra internkontrollarbete är inte det som ser fint ut på pappret utan det som fungerar och används i praktiken. - Etablerade arbetssätt ändras inte på en natt
Förändring tar tid och måste få ta tid. Det är därför viktigt att sätta realistiska förväntningar och sätta en rimlig handlingsplan med åtgärder. Tänk också på att inte skapa en administrativ börda för organisationen med att behöva fylla i massa formulär, utan se till att ni kan lägga fokus på rätt saker. - Skapa en stark och etisk riskkultur
Ledare bör vara förebilder i både ord och handling. En dålig inställning till risk och kontroll hos ledare kan få allvarliga negativa konsekvenser för organisationen i form av onödigt risktagande, bristande riskhantering, men även hög personalomsättning. För att få en ärlig rapportering är det viktigt att kulturen i organisationen tillåter att man gör fel ibland. Men att det i grunden finns en kultur som handlar om noggrant uppförande.
Effektivisera riskhanteringsprocessen i en digital miljö
Att dokumentera risker och åtgärder kan, som vi tidigare nämnt, vara en tung administrativ arbetsbörda för många verksamheter. Sker dessutom administreringen manuellt och är personbundet blir riskarbetet sårbart om den personen lämnar organisationen. Internkontroll som kretsar kring att fylla i en massa formulär skapar inte direkt mervärde, utan mer administration.
Genom att digitalisera administrativa arbetsprocesser i ett verktyg kan man spara tid, pengar och resurser. Man får även en överblick och transparens via verktyget, vilket gör riskhanteringsprocessen mer effektiv för verksamheten eftersom resurser kan läggas på rätt saker, att levandegöra arbetet.
Stratsys verktyg för Risk och Kontroll ger organisationer ett effektivt stöd i internkontrollarbetet och riskhanteringen. Vill du veta mer om vad ett system för riskhantering kan göra för din organisation? Läs mer om Stratsys produkt för risk och kontroll.
