Är ni på jakt efter ett nytt digitalt verktyg till verksamheten? Här kommer de vanligaste frågorna vi möter och våra tips på vad ni ska tänka på inför inköpet – och hur ni undviker att det blir ”ännu ett verktyg som ingen använder”.
1. Hur många licenser behöver vi?
Det är bra att tänka igenom hur många licenser man behöver. Ett tips är att köpa in tillräckligt många för att täcka första chefsledet, men glöm inte att lägga till ytterligare användarlicenser som en option.
2. Behöver vi anställa någon på heltid som systemadministratör?
Vårt tips är att dela upp ansvaret i organisationen utifrån att någon på varje enhet har ett extraansvar som gäller systemet. I vissa fall kan det handla om tekniska frågor och i vissa fall är det mer innehållsfrågor – till exempel frågor om att utveckla modellen och arbetssättet.
Många av våra kunder ser till att dela på ansvaret för att minska sårbarheten. Det finns inte heller alltid resurser att anställa någon helt ny som endast arbetar som systemförvaltare.
3. Hur lång tid tar det att implementera?
Räkna med att första året är ett införandeår. Om ni även ska ändra på ert arbetssätt får ni räkna med att det kommer ta lite extra tid. Låt systemet bli verktyget som underlättar det nya arbetssättet. Glöm inte heller bort att poängtera att det inte handlar om att skapa nya arbetsuppgifter, utan snarare om att göra det ni redan gör fast på ett mer effektivt sätt.
I förlängningen är målet att spara tid och pengar som kan användas till att utveckla verksamheten.
När det kommer till Stratsys kan ni räkna med att implementeringen kommer ta cirka 3–5 månader beroende på hur ofta ni kan ses. Ha tålamod och låt implementeringen anpassas efter er process, där användarna får planera, rapportera och följa upp innan ni kan se den verkliga effekten.
4. Vem ska vara med i projektgruppen?
Se till att involvera olika delar av verksamheten i projektgruppen för att säkerställa att det som byggs upp representerar flera delar av verksamheten. Inkludera även gärna dem som brinner lite extra för frågan. Säkerställ också att gruppen får möjlighet att avsätta tid under projektet så att de alltid har möjlighet att delta.
5. Måste vi vara helt klara med styrmodellen innan vi digitaliserar den?
Helt klar blir man aldrig! Se det som en förändringsresa där det digitala verktyget blir ett stöd för hur ni arbetar fram styrmodellen. Det blir lite lättare att identifiera förbättringsområden när hela verksamheten ser på samma bild av verkligheten.
Har ni redan en styrmodell ni är nöjda med som är väl förankrad? Härligt! Då är det viktigt att ert nya verktyg är tillräckligt flexibelt för att passa den framtagna modellen, samt framtida förändringar av modellen. Ett verktyg ska anpassa sig efter er verksamhet – inte tvärtom.
6. Hur säkerställer vi att systemet används?
Givetvis vill ni undvika att det nya systemet blir ”ännu ett system som ingen använder”. Glöm inte förvaltningsmodellen! Det är viktigt att ni sätter en tydlig förvaltningsmodell där det framgår vilka ansvarsroller som finns.
Med Stratsys är förvaltningsmodellen en vanlig del av ett implementeringsprojekt, där vi diskuterar vem som äger systemet, vem som blir ansvarig för tekniska frågor, vem som leder workshops internt och så vidare.
Vi sätter även en plan för hur ni kommer igång efter att systemet är på plats. Det kan vara allt från att ha olika workshops, till utbildningar kring både system och arbetssätt.
