Arbetet med årsredovisningen är ofta både tidskrävande och utmanande för de som är inblandade. Detta eftersom resultatet som ska presenteras i årsredovisningen skär genom olika processer i verksamheten, vilket ofta innebär att en mängd olika människor är med och bidrar i arbetet.
Låt oss titta på 5 faktorer som effektiviserar ditt arbete med årsredovisning
-
Dokumentera löpande under året
Att löpande dokumentera arbetet under året är A och O för att på ett enkelt sätt kunna sammanställa allt som gjorts inför årsredovisningen. Ofta leder bristande dokumentation till att den som är ansvarig får lägga många timmar på att kartlägga var den nödvändiga informationen finns. -
Tydliga deadlines och ansvar
För att underlätta för både den som är övergripande ansvarig för årsredovisningen och för den enskilda medarbetaren som är med och bidrar är det bra med tydligt ansvar och deadlines. Att alla inblandade vet vad som förväntas, samt när och till vem de ska leverera gör det enklare att samarbeta – men enklast blir det för dig som är övergripande ansvarig för årsredovisningen. -
En gemensam samarbetsyta för flera personer
Årsredovisningen är ofta en process där många personer från olika delar av organisationen är med och bidrar. För att underlätta detta arbete kan en gemensam samarbetsyta vara till stor hjälp. Allra helst bör detta vara ett levande dokument där flera personer kan arbeta simultant. För att säkerställa transparens och spårbarhet bör det vara lätt att urskilja vem som skrivit vad. -
All dokumentation på ett ställe
En viktig sak är att säkerställa att det finns en gemensam yta för all dokumentation. Annars riskerar olika arbetssätt och informationsytor att uppstå. Det medför vanligtvis att olika mallar och versioner skickas runt i organisationen, vilket i sin tur medför en svårighet att veta vilket dokument som är den senaste versionen. Förutom detta är det givetvis även viktigt att ha tillgång till dokumentation i det fall att en kollega slutar eller blir sjuk. -
Tillgång till historik från tidigare årsredovisningar
För att på ett enkelt sätt kunna analysera utveckling mellan åren är det av vikt att det är klart och tydligt var man kan hitta underlag och dokumentation från tidigare år. Det är givetvis även av vikt att man har ett gemensamt arbetssätt för detta internt så att det är självklart för alla var man kan hitta denna information, samt att man kan lita på att det alltid är den senaste versionen.
