Har det blivit dags att ta fram en verksamhetsplan? Läs detta först! I det här blogginlägget går vi igenom tre vanliga fallgropar att se upp för i arbetet med verksamhetsplanen.
Först ut – varför ska man ha en verksamhetsplan?
En verksamhetsplan är ett nödvändigt verktyg för att nå organisationens mål. I verksamhetsplanen kan ni tillsammans kartlägga diverse utmaningar och möta dem med konkreta handlingar. Den hjälper er att skapa överblick i organisationen och identifiera eventuella förbättringsområden.
Med en bra verksamhetsplan blir det lättare att jobba målorienterat och skapa en verksamhetsstruktur som främjar måluppfyllnad. Att ha en gemensam verksamhetsplan kan också leda till större engagemang för målarbetet internt, då den ökar förståelsen för organisationens mål bland medarbetarna.
3 vanliga fallgropar med verksamhetsplanen
-
Ni sätter för många mål
För att skapa bästa möjliga resultat med verksamhetsplanen är det viktigt att prioritera bland målen. Undvik misstaget att försöka göra allt på en gång genom att inkludera för många mål i verksamhetsplanen.
Med för många mål är risken stor att medarbetarna själva väljer vilket eller vilka de vill prioritera – eller rent av hittar på egna. Det kan sluta med att var och en jobbar på sitt håll, utifrån vad som är viktigast för individen, inte för verksamheten som helhet.
Om medarbetarna själva väljer vilka mål som ska prioriteras, finns risken att verksamhetens viktigaste mål inte uppnås. Det är viktigt att era mål hänger ihop med organisationens övergripande syfte – och ni behöver tillsammans komma överens om några mål som ni prioriterar högst.
Genom att sätta tydliga mål och bryta ner dem till handlingar för varje enhet och medarbetare, kan ni behålla fokus på verksamhetsstyrningen. -
Ni får inte med er hela organisationen
När verksamhetsplanen är skapad gäller det också att kommunicera ut den i organisationen, så att alla medarbetare har koll på vad som behöver göras. Det är viktigt att det finns transparens mellan avdelningarna och att alla enkelt kan få tillgång till relevant information. Verksamhetsplanen får aldrig bli isolerad, då finns risken att den också blir bortglömd eller lågt prioriterad.
Hela organisationen behöver veta vilka mål som gäller, förstå varför målen är relevanta för dem och hur de ska anpassa sitt arbete därefter. Genom att kommunicera målen och syftet med verksamhetsplanen kan du få med dig alla medarbetare på tåget. Det skapar ägandeskap för målen, vilket inspirerar och driver arbetet framåt.
Det kan vara en fördel att digitalisera verksamhetsplanen, för att undvika att den bara blir liggande i en pärm på ett kontor. Med en digitaliserad verksamhetsplan kan ni smidigt samla all information på ett ställe och dela den med resten av verksamheten. Ett digitalt verktyg ökar transparensen, tillgängligheten och engagemanget bland medarbetarna – vilket är ett måste för att nå resultat med verksamhetsplaneringen. -
Ni glömmer att följa upp och justera
Det räcker såklart inte att ”bara” skapa en verksamhetsplan och sprida den internt, den måste efterlevas också. Uppföljning är A och O för att ni ska nå era mål, samtidigt som det öppnar upp för förbättringsmöjligheter. Att det är viktigt att följa upp sitt arbete (oavsett vad det är för sorts arbete) vet vi nog alla. Ändå är det många verksamheter som inte får till uppföljningen. Varför är det så?
En klassisk anledning är att man gör uppföljningen för omständlig eller komplicerad. Det blir svårt, tar mycket tid och kostar verksamheten pengar. Men att följa upp kontinuerligt är viktigt för att kunna göra justeringar och förbättringar. Därför behöver ni hitta en process för uppföljning som passar just er.
Kanske är det att investera i ett digitalt verktyg, som automatiserar uppföljningen, eller att tydligt fördela uppföljningsansvaret (och tiden det kommer ta) på en specifik medarbetare?
Fördelen med att digitalisera verksamhetsplanen är att ni enkelt kan hämta all data från en och samma plattform. Det underlättar när ni behöver bryta ner den till rapporter och inte behöver jaga information från olika enheter eller lägga tid på sammanställning. På så vis sparar ni både tid och resurser.
Oavsett hur ni väljer att gå tillväga med uppföljningen är huvudsaken att den blir av och att ni hittar en process som passar just er verksamheten.
Vill du veta mer om hur du kan digitalisera din verksamhetsplan? Kolla gärna in filmen ”Verksamhetsledning på 4 minuter”. Du kan ladda ner den på länken nedan!
