Hur upphandlar man systemstöd på det mest kostnadseffektiva sättet? Ska man be om en demo, testa gratis eller ringa upp referenser? Här listar vi hur du utvärderar ditt IT-köp i tre enkla steg.
1. Be leverantören om en demo
Ett smart sätt att ta reda på om produkten kan möta era krav är att be leverantören om en kostnadsfri demo. På så vis får leverantören möjlighet att visa er runt i systemet i lugn och ro – medan ni får en bättre känsla för gränssnitt och användarvänlighet. Förbered gärna frågor inför demon och tänk igenom vad ni vill få ut av IT-stödet. Vilka utmaningar ska systemet lösa? Vilka funktioner behöver finnas på plats? Hur pass flexibelt behöver det vara?
Genom att be om demos från flera olika leverantörer kan ni skapa er en bra bild av hur marknadens utbud matchar just era behov. Ni får också ökad insikt om vad ni har rätt att kräva av ert framtida system – och vad det finns för utvecklingspotential. Kom ihåg; flest funktioner betyder inte nödvändigtvis att systemet i sig är det bästa. I flera fall kan det vara fördelaktigt med en produkt som inte har alla funktioner från början, men flexibiliteten att utveckla dem allteftersom.
2. Testa först – köp sen
Undersök alltid om det finns möjlighet att testa produkten före köp. Många leverantörer erbjuder en kostnadsfri testperiod för att du ska känna dig så säker som möjligt på ditt nya system. Räcker det inte med en demo? Kanske du tänker nu. I vissa fall kan det absolut räcka. Men när det kommer till just IT-stöd är det alltid en stor fördel att också få möjlighet att själv testa produkten under en kortare period.
När leverantören kör en demo ser det ofta enkelt och okomplicerat ut – och bilden kan skilja sig mycket från när någon av era användare är inne i systemet. Om det går är det viktigt att ta chansen och verkligen uppleva systemet själv. För att ni ska kunna skapa er en trovärdig bild av hur lätt eller svår produkten är. Hur känns det egentligen att klicka sig runt på plattformen? Låt gärna en grupp framtida användare testa och betygsätta produkten.
3. Ta referenser
Sist men inte minst är det dags att ta referenser! För oavsett hur bra systemet verkar efter demo och testperiod, är det viktigt att också höra vad tidigare kunder har att säga. Om din leverantör kan ge dig referenser från kunder med verksamheter som liknar din är det ett stort plus. Genom att ta referenser får du möjlighet att ställa frågor till personer som varit i samma situation som dig – du kan ta reda på vad som fungerade bra och mindre bra.
Det är ett bra sätt att utvärdera hur ett samarbete med leverantören kan komma att se ut. Exempel på områden att undersöka under en referenstagning är implementeringsprocess, tillgänglighet och förvaltning av systemet. Hur lång tid tog det att implementera? Hur lätt eller svårt har det varit att hålla kontakt med leverantören under projektet? Har systemet levt upp till förväntningarna över tid?
Hoppas att våra tips har försett er med det ni behöver för att göra en ordentlig utvärderingen och hitta det mest kostnadseffektiva IT-stödet för er verksamhet. Vill du läsa mer om upphandling av IT-stöd? Ladda ner guiden "Checklista inför upphandling av IT" på länken nedan!
