Så effektiviserar Stena sitt arbete med Stratsys

Stena är ett namn som många kanske förknippar med klassisk rederinäring. Och visst stämmer det att man ägnar sig åt en betydande rederiverksamhet – fartygsflottan rymmer över 100 fartyg. Det är dock bara en del av sanningen om det familjeägda Göteborgsföretaget.

Stena AB är en av tre koncerner i Stena-sfären. Det är en omfattande koncern med verksamheter inom vitt skilda områden: sjöfart, fastigheter, oljeborrning, resor, köksinredning, trädgårdsbutiker och mycket annat. Som fingervisning står Stena som fastighetsvärd för cirka 27 000 bostäder och lokaler, man driver hundratals vindkraftverk och opererar fem borrenheter. Den totala omsättningen ligger på omkring 50 miljarder kronor.

En så stor och komplex verksamhet gör det extra viktigt att arbeta strukturerat. För att det arbetet ska bli effektivt krävs ett väl fungerande systemstöd.

Silotänk fungerar inte längre

Vad innebär det då att jobba effektivt? En som har koll på det är Caroline Jakobsson, Head of Corporate Governance på Stena AB. På hennes bord finns bland annat tre viktiga områden: regelefterlevnad, informationssäkerhet och internkontroll för koncernen.

Den stora nyttan ligger i att hitta en struktur som gör att vi kan koppla samman det vi gör.

– Det är tre olika områden men som vi ser det går de in i varandra, förklarar Caroline. De representerar olika aspekter av riskhantering. Riskfrågan är central i alla aspekter av det vi gör. När allt är så sammanflätat går det inte att jobba i silos. Den stora nyttan ligger i att hitta en struktur där vi kan koppla samman det vi gör, så att vi arbetar strukturerat och undviker dubbelarbete.

Caroline beskriver hur man på Stena strävar efter att skapa en helhet på koncernnivå. Det är något som man hela tiden jobbar på – ett ständigt arbete med att förbättra processer och arbetssätt samt möta nya krav och kontrollbehov.

Skillnaden med Stratsys

Jämfört med hur allt en gång startade är skillnaden märkbar.

– Det kan tyckas avlägset idag, men tidigare satt vi med Excel, Word och PowerPoint för att följa upp det interna kontrollarbetet kopplat till den finansiella rapporteringen. Det var utifrån denna situation som vi identifierade behovet av ett systemstöd.

Valet föll på Stratsys plattform. Caroline och kollegorna kunde snabbt konstatera fördelarna med att ha fler områden samlade. Arbetet blev ännu mer överskådligt och lättarbetat, även när det gällde uppföljning och rapportering.

Caroline Jakobsson, Head of Corporate Governance, Stena AB

Nya områden läggs till

Så småningom började man lägga till andra produkter i Stratsys plattform.

– Vi började som sagt med internkontroll. Men samtidigt ville vi få in vårt riskarbete i systemet och byggde då in vår Enterprise Risk Management-struktur i Stratsys. Något som vi tidigare hanterade i PowerPoint. Även riskhantering och uppföljning av regelefterlevnad är områden som vi inkluderat i Stratsys.

Informationssäkerhet och hållbarhet på radarn

En närbesläktad fråga handlade om informationssäkerhet, som också är kopplad till bland annat GDPR. Registerförteckningen har funnits i Stratsys i många år, men det pågår nu ett arbete med att implementera hela Stratsys ISO-27 000-modul – en del av produkten Informationssäkerhet & dataskydd.

Magnus Carling jobbar som Chief Information Security Officer:

– I vår bransch är det en ständig kamp mot klockan. Vi ser att risker dyker upp snabbare än vad kontroller hinner komma på plats. Hoten är också mer sofistikerade än tidigare. Slutsatsen för vår del var att vi behöver satsa på en adaptiv modell som kan hjälpa oss att förutse riskerna och minska dem, utan att tumma på effektiviteten. Därför blev Stratsys ett naturligt val.

Magnus Carling, Chief Information Security Officer, Stena AB

Arbetet med att integrera olika områden i plattformen har på intet sätt stannat upp. Ett aktuellt område är hållbarhet, där det händer mycket – inte minst på grund av ökade regelkrav, enligt Caroline.

– När det gäller riskanalysen för hållbarhet har vi gjort den länge i Stratsys. Men vi påbörjade implementering av produkten för Sustainability Management tidigt i våras.

Någon som vet varför valet föll på Stratsys är Julia Eriksson, som jobbar som Sustainability Controller på Stena AB:

– Stena AB är en stor koncern med många olika bolag. Vi behövde ett system som hjälper oss att dokumentera och följa upp på ett enhetligt sätt. En viktig fördel är också att vi kan stötta bolagen och hjälpa dem att leva upp till ökade hållbarhetskrav.

Julia Eriksson fortsätter:

– Vi valde Sustainability Management i Stratsys eftersom vi redan använde systemet för bland annat våra hållbarhetsriskanalyser och såg behovet av ett systemstöd även för andra hållbarhetsområden. Nu kan vi även dokumentera dubbla väsentlighetsanalyser, CSRD-gapanalyser och hållbarhetsmål utöver våra risker. Det är något som verkligen underlättar i vårt fall.

Julia Eriksson, Sustainability Controller, Stena AB

En enorm styrka

Arbetet med regelefterlevnad och säkerhet spelar en viktig roll för Stenas affär. I koncernen ser man hur behovet av att jobba systematiskt med dessa områden växer. Kraven kommer inte bara inifrån den egna organisationen, utan även från externa intressenter. Kraven blir även fler, mer komplexa och mer tidskrävande.

I det arbetet är det en enorm styrka att ha ett systemstöd som Stratsys i ryggen, berättar Caroline.

Vi har fått ett strukturerat sätt att hantera de utmaningar och förväntningar som vi möter.

– Tack vare Stratsys har vi ett strukturerat sätt att hantera de utmaningar och förväntningar som vi möter från olika håll. Det förenklar också den interna granskningen och rapporteringen internt gentemot revisionskommittén och styrelsen. Utifrån ett koncernperspektiv handlar det också om att kunna vara tydlig i våra förväntningar gentemot bolagen – vilka regler och krav vi har och hur vi kan hjälpa dem.

På god väg att lyckas

Det pågår för närvarande ett arbete för att koppla samman och effektivisera arbetet i Stratsys ännu mer. Målbilden är tydlig, om du frågar Caroline.

Med Stratsys som partner har vi alla förutsättningar att lyckas.

– För oss blir det mer självklart för varje dag som går. Vi vill samla hela vårt arbete för att kunna dra nytta av fördelarna som det för med sig. Vi ser inte våra olika ansvarsområden som separata silos, utan som en sammanhängande helhet där vi vill få till de nödvändiga kopplingarna. Då tror jag att vi kan skapa en stark helhet. Och med Stratsys som partner har vi alla förutsättningar att lyckas.