Innan SkaS tog stöd av Stratsys produkt för det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM), var de hänvisade till en arbetsmiljöhandbok på intranätet som innehöll checklistemallar för utskrift. Arbetsmiljöundersökningar och den årliga uppföljningen av arbetsmiljöarbetet genomfördes med papper och penna, vilket resulterade i tidskrävande och ofta ineffektiva processer.
När Stratsys påbörjade utvecklingen av funktionalitet för digitala checklistor fick Stefan Andersson, HR-strateg, och Lena Stigrot, strateg, en förhandsvisning. Visningen väckte stor entusiasm hos dem båda. Införandet av SAM-produkten var redan planerad men istället valde SkaS att pausa projektet för att följa checklistefunktionens framväxt på nära håll. Genom att själva testa funktionen och bidra till utvecklingen av Stratsys nya funktion, blev Lena och Stefan viktiga intressenter i att forma lösningen som nu är en integrerad del av SAM-produkten och som hjälper SkaS att effektivisera och förbättra sitt arbetsmiljöarbete.
Stratsys Forms: Lättillgängliga och visuella arbetsmiljöundersökningar
Stratsys checklistefunktion, Forms, erbjuder ett omfattande mallbibliotek med flera färdiga digitala checklistemallar för att snabbt kunna komma igång med sina arbetsmiljöundersökningar. Administreringen är enkel och flexibel, vilket även gör det möjligt att anpassa och skapa egna checklistor. Checklistorna fördelas sedan ut till berörda verksamheter som smidigt kan besvara dem från valfri enhet – mobil, läsplatta eller dator.
Några chefer har redan kommit så långt att de laddat ner appen och kan genomföra skyddsronden bara med hjälp av telefonen.
- Att få allt samlat på ett och samma ställe ger en stor fördel. Några chefer har redan kommit så långt att de laddat ner appen och kan genomföra skyddsronden bara med hjälp av telefonen, säger Stefan.
Stefan förmedlar vidare att även de chefer som varit lite mer tveksamma initialt, nu uttrycker stor tillfredsställelse när de själva upptäckt vilken bra överblick de får av sin verksamhet. Även sjukhusets skyddsombud är mycket nöjda med det nya arbetssättet.
- Våra skyddsombud är lyriska över möjligheten att enkelt kunna se information om vilka enheter som har genomfört riskanalyser eller skyddsronder och vilka som inte har gjort det, säger Stefan.
Det samlade arbetet på en gemensam plattform underlättar också för Stefan och Lena i deras övergripande roller, när de behöver följa upp olika delar av arbetet inom olika verksamheter. Om koncernkontoret till exempel tar kontakt för att få en översikt över organisationens lägesbild, kan den informationen hämtas på ett smidigt sätt direkt i systemet.
Stöd för uppföljning av åtgärder
En annan av fördelarna med att använda ett digitalt system är att resultaten sammanställs och aggregeras automatiskt, vilket gör dem visuellt tillgängliga och ger en snabb indikation på eventuella avvikelser. Det möjliggör snabba åtgärder på både enhets- och organisatorisk nivå, men utgör också ett stöd för att följa upp effekter av olika åtgärder. I det tidigare och manuella arbetssättet kunde viktiga uppföljningar lätt glömmas bort.
Stefan och Lena beskriver hur systemet samlar alla uppgifter inom arbetsmiljöarbetet i en personlig Att -göra-lista och skickar påminnelser när saker ska genomföras, vilket hjälper till att säkerställa att alla steg i arbetsprocessen genomförs korrekt.
Systemet håller dig uppdaterad och informerar dig om något händer. Ett papper kan inte göra det..
- Systemet håller dig uppdaterad och informerar dig om något händer. Ett papper kan inte göra det men det kan systemet, förklarar Stefan.
Genom att systemet skickar påminnelser hjälper det till att säkerställa att inget faller mellan stolarna, vilket är särskilt viktigt när åtgärder sträcker sig över längre tidsperioder.
- Om jag planerar en åtgärd som jag ska följa upp om ett år, är det lätt att glömma bort det. Men om man har lagt in det i systemet, får man en påminnelse när det är dags, berättar Stefan.
Förbättring av och följsamhet till lagstadgad Årlig uppföljning
Arbetsmiljöverket genomför regelbundet inspektioner och då måste man kunna visa en tydlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genom att använda Stratsys produkt för systematiskt arbetsmiljöarbete har Skaraborgs sjukhus kunnat effektivisera och förbättra sin årliga uppföljning.
Tidigare var uppföljningsarbetet tidskrävande, men med stöd av SAM-produkten genomförs uppföljningen nu effektivt på alla nivåer. Stefan reflekterar över hur snabbt de blev klara med uppföljningen i verksamheterna med stöd av den digitala checklistan, och hur enkelt det var att få en överblick av resultaten och sammanställa dem till ledningen.
Den nya metoden har lett till betydande tidsbesparingar och en smidigare rapporteringsprocess till ansvariga politiker.
När vi gjorde den årliga uppföljningen på ledningsnivå med stöd av Stratsys, satt vi i ungefär 2,5 timmar.. Utan Stratsys hade vi nog behövt 3-4 möten på 2,5 timmar vardera.
- När vi gjorde den årliga uppföljningen på ledningsnivå med stöd av Stratsys, satt vi i ungefär 2,5 timmar och kom överens om vad vi skulle skicka vidare till politiken. Utan Stratsys hade vi nog behövt 3-4 möten på 2,5 timmar vardera, säger Stefan.
Stefan understryker också att förståelsen för den årliga uppföljningen ökat med stöd av systemet.
- Nu förstår man innebörden av den och att det faktiskt är något vi arbetar med systematiskt, berättar Stefan.
Tips till andra som funderar på ett digitalt verktyg
Stefan och Lena, vill även uppmuntra andra verksamheter att våga utveckla sina processer baserat på systemets arbetsflöde och stödjande struktur.
- Var öppna för att utveckla er process. Tro inte att ni redan har det bästa arbetssättet, utan våga lyssna på vad systemet kan visa och göra. För på samma gång är det ett flexibelt system där vi själva kan justera små saker som betyder mycket för våra användare. Allt för en trygg och säker arbetsplats, säger Lena.
Läs mer om Stratsys plattform här, eller kontakta oss för att få veta hur Stratsys kan hjälpa er verksamhet.
Faktaruta om 11§. Årlig uppföljning
En gång om året ska det göras en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Syftet är att undersöka och säkerställa att arbetet bedrivs så som föreskrifterna kräver, att det funkar och att arbetsmiljöarbetets olika delar hänger ihop. Viktigt är också att ta reda på att det verkligen leder till en bättre arbetsmiljö. Vid uppföljningen blir det möjligt att hitta brister men det ger också möjlighet att överblicka och styra arbetsmiljöarbetet. Det är också ett bra tillfälle att undersöka om arbetsmiljöarbetet är en naturlig del av verksamheten.
Källa: Reglerna om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM), Arbetsmiljöverket
