Utvecklingspedagogik är ett familjeägt företag som driver verksamheter inom skola och omsorg för barn, ungdomar och vuxna med funktionsnedsättning. Företaget driver idag 6 skolor, en förskola och 10 omsorgsverksamheter.
De har ständigt strävat efter att utveckla sin verksamhet, men stod inför utmaningar när det gällde att följa upp arbetet och få en tydlig överblick. Mycket av verksamhetsstyrningen hanterades tidigare manuellt och var utspritt på olika ställen, vilket resulterade i ineffektiva och spretiga arbetsprocesser. De insåg behovet av ett digitalt system som både kunde samla och stödja deras systematiska arbete.
Valet föll på Stratsys och Utvecklingspedagogik har nu samlat flera av sina styr- och ledningsprocesser på plattformen. Idag använder de Stratsys produkter för såväl sin verksamhetsplanering som det systematiska arbetsmiljö- och kvalitetsarbetet. Det har hjälpt dem att samordna och leda sitt arbete, vilket underlättat såväl planering, genomförande och uppföljning av det systematiska förbättringsarbetet.
Allt arbete samlat på ett ställe
Utvecklingspedagogik lyfter flera fördelar med att ha olika arbetsområden samlade i ett och samma system. Genom att använda Stratsys skapas ordning och reda, berättar Filiz. Hon behöver inte längre leta på olika ställen för att få fram heltäckande underlag, hitta korrekt information eller samla relevant data.
- Vi har gått från spretiga, manuella processer där information fanns utspridd i olika mappar, till en samlad lösning där vi snabbt får överblick och kan följa upp vårt arbete, säger Filiz.
Genom att centralisera all information till ett ställe underlättas uppföljning och gemensam reflektion över verksamhetens förutsättningar och nuläge. Det främjar ett mer strukturerat arbete och förbättrar arbetsmiljön. För Filiz, i hennes roll som ansvarig chef, blir arbetet betydligt enklare då hon snabbt kan få överblick över olika verksamheter utan att fysiskt befinna sig på plats. Det är en markant förbättring jämfört med tidigare och förenklar den övergripande analysen av verksamheten.
Den gemensamma platsen underlättar inte bara arbetet utan säkerställer även att inget faller mellan stolarna inom olika områden.
Med ett digitalt system får vi hjälp med att hålla koll på alla olika delar och kan undvika att något missas.
- Det ger oss en säkerhet som jag tycker är väldigt viktig. Med ett digitalt system får vi hjälp med att hålla koll på alla olika delar och kan undvika att något missas. Vi får även påminnelser om vad som behöver göras, vilket gör att allt flyter på smidigt, säger Filiz.
Filiz Summersett, biträdande omsorgs/verksamhetschef
Den centraliserade informationen främjar även samarbetet mellan stödfunktioner som ekonomi och HR, vilket i sin tur kan leda till snabbare åtgärder vid exempelvis ökad sjukfrånvaro.
- Notiserna i Stratsys påminner mig om att titta på både HR- och ekonomidata, vilket ger en trygghet och bra koll. På så vis kan vi snabbt fånga upp och hantera saker, innan det blir problem, förklarar Filiz.
Stöd till lagefterlevnad
Filiz framhåller vikten av att ha ett system som stödjer alla delar av verksamheten och som följer lagkrav och styrande dokument. Det skapar en trygghet för dem som verksamheten är till för.
- Vår verksamhet ska tålas att granskas, vara kvalitetssäkrad och uppfylla lagkraven. Med ett digitalt system får vi stöd i detta och kan följa vårt årshjul. Det är särskilt viktigt i en komplex verksamhet som vår, säger Filiz.
Filiz understryker att det är just översikt och kontroll som är två av de viktigaste värdena som Stratsys ger.
- Det är ju det vi måste ha kontroll på, att alla lagkrav uppfylls. Det är det absolut viktigaste, berättar Filiz.
Lära av varandra
Genom att samla all verksamhetsplanering i ett gemensamt system kan även varje enhet inom Utvecklingspedagogik enkelt dela och ta del av varandras planer och verksamhetsberättelser, vilket främjar en lärande organisation.
- Det innebär att vi inte behöver uppfinna hjulet på nytt hela tiden. Istället kan vi lära av varandra genom att titta på det som andra enheter har dokumenterat i Stratsys. Det är väldigt smidigt, säger Filiz.
Genom att enheterna kan ta del av varandras dokumentation sparar hela organisationen tid samtidigt som den knyts samman.
Genom att enheterna kan ta del av varandras dokumentation sparar hela organisationen tid samtidigt som den knyts samman. På olika ledningsgruppsmöten går de tillsammans igenom arbetet i Stratsys och säkerställer att alla är med på tåget och förstår en specifik egenkontroll eller rutiner som har utformats baserat på det nya arbetssättet.
- Att alla inte sitter på sin egen kammare utan tittar på varandras arbete och lär sig av det, det är väldigt viktigt för organisationens utveckling och den tidsvinsten är väldigt värdefull för oss, säger Filiz.
Tips till andra som funderar på ett digitalt verktyg
Filiz rekommendation till andra som överväger ett systemstöd är att fokusera på samarbete och att arbeta tillsammans när man digitaliserar sina styr- och ledningsprocesser. Hon understryker att systemets effektivitet beror på hur väl det implementeras och att det är avgörande att samla all information på ett ställe för att förenkla arbetsflödet.
- Jag tror verkligen på att arbeta tillsammans och att ta hjälp av varandra. Systemet blir inte bättre än vad man gör det till. Om man lägger in all information och arbetar tillsammans, blir arbetet både lättare och mer tidseffektivt, avslutar Filiz.
Läs mer om Stratsys plattform här, eller kontakta oss för att få veta hur Stratsys kan hjälpa er verksamhet.
