Bättre transparens och tydlighet, förutsättningar för gemensamt lärande och minskad administration var några av målen när Region Västerbotten implementerade Stratsys produkter för verksamhetsplanering, internkontroll och systematiskt arbetsmiljöarbete. Här berättar Anton Lidström, strateg på Region Västerbotten, hur de arbetar i Stratsys.
Bakgrund
Region Västerbotten har gjort en omfattande resa med Stratsys under de senaste två åren. Bakgrunden till att Stratsys köptes in var att organisationen ville ha ett verktyg som skulle bidra till ökad transparens, tydlighet, gemensamt lärande och minskad administration.
Det var viktigt för regionen att skapa en tydligare röd tråd från verksamhetens mål och ner i organisationen. Efter att ha gjort en lyckad förstudie med Stratsys 2020 valde regionen att köpa in Stratsys verktyg för verksamhetsplanering, internkontroll och systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) till att börja med.
Lyckade parallella implementeringar av tre produkter
– Vi hade en väldigt tydlig deadline när vi påbörjade implementeringen av Stratsys produkter, inleder Anton. Allt skulle vara riggat och klart inför verksamhetsplaneringen för 2022, för att det skulle vara möjligt körde vi tre mer eller mindre parallella implementeringsprojekt med verksamhetsplanering, SAM och internkontroll.
Anton Lidström, Strateg på Region Västerbotten
Att involvera användarna – en avgörande faktor för framgång
En lärdom Anton tar med sig från implementeringen är att det var mer än bara ett tekniskt projekt och att de tekniska frågorna inte alltid var de viktigaste.
– Med Stratsys är ofta teknikperspektivet det enkla och det vi behöver fokusera på för att klara förändringen är verksamhetsperspektivet och processperspektivet, hur vi gör det så enkelt som möjligt för användarna.
– Vi har också nu tagit in ytterligare två produkter, en för patientsäkerhetsarbetet och en för uppföljning av den regionala utvecklingsstrategin. Det är ett tecken på att det finns ett intresse i organisationen, många vill få in sin process i Stratsys för de ser då att de blir en del av helheten.
"Det är ett tecken på att det finns ett intresse i organisationen, många vill få in sin process i Stratsys för de ser då att de blir en del av helheten."
Vikten att få med sig hela organisationen i förändringen
När Region Västerbotten lanserade Stratsys gjorde de det under 1–2 digitala lanseringstillfällen för respektive produkt inför cirka 400 av verksamhetens chefer. I förväg hade de spelat in filmer med regiondirektör, ekonomidirektör och HR-direktör där de ställde sig bakom det nya systemet och pekade på varför det var en viktig förändring.
– Vårt mål med lanseringen var att det skulle vara tydligt för samtliga deltagare vad som skulle göras härnäst. Vi hade stort fokus på vår interna stöd- och supportorganisation, med e-learning, en interaktiv FAQ för löpande frågor, skrivarstugor för mer avancerade frågor och såklart vanlig support via mejl och telefon.
– På vägen har vi ställt många frågor till våra kontaktpersoner på Stratsys och varit nyfikna på hur andra liknande organisationer arbetar i verktyget. Det har varit hjälpsamt att få exempel på best practise och se hur andra organisationer gjort för att hämta inspiration.
Maximalt värde med en Customer Success Manager och operativa appar
Region Västerbotten valde från början att köpa Stratsys Enterprise-lösning som är den utökade lösningen av Stratsys grundplattform. Enterprise erbjuder bland annat ökad säkerhet, full integrationsaccess och en egen Customer Success Manager som hjälper organisationen att få ut maximalt värde av plattformen.
– Som Enterprisekunder har vi en Customer Success Manager som vi har jättegott samarbete med och som hjälper oss på resan, berättar Anton. Eftersom hon är insatt i hur vi jobbar är hon bra på att förutse vad våra specifika behov är. Det andra vi har mycket värde av är att vi har tillgång till Do-board och Meetings, vilket levandegör de mer övergripande planerna genom att alla i organisationen kan bli delaktiga. Det gör att steget in i Stratsys känns lite lättare för många.
– Vi i förvaltningsorganisationen pratar ofta om att vi ser Stratsys som chefens fönster för styrning och ledning, att det är där vi kan skapa helhetsbilden. Nu siktar vi på att växa tillsammans med Stratsys och på sikt skala upp våra befintliga produkter, avslutar Anton.
"Vi i förvaltningsorganisationen pratar ofta om att vi ser Stratsys som chefens fönster för styrning och ledning, att det är där vi kan skapa helhetsbilden."
