Hur ser det egentligen ut när man implementerar Stratsys produkt för arbetsmiljö i praktiken? I det här kundcaset delar region Gävleborg med sig av sina erfarenheter av Stratsys produkt för arbetsmiljö. Vi har pratat med Christina Wallin och Camilla Ask som ansvarar för att utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet i Region Gävleborg.
Vad är era största utmaningar?
– Vi är en stor organisation med drygt 300 chefer, på avdelningen för arbetsmiljö jobbar vi proaktivt och grundligt med att få det systematiska arbetsmiljöarbetet på plats, inleder Camilla. Vårt jobb är att leverera stöd till cheferna, så att de kan bli framgångsrika i sitt arbetsmiljöarbete. På grund av verksamhetens storlek är det en utmaning att nå ut med stödet till cheferna och få det att landa i organisationen.
Christina berättar vidare att cheferna har ett stort intresse för arbetsmiljöfrågorna, men de har inte alltid så mycket tid som de skulle önska att lägga på arbetet. Därför är det viktigt att de får det stöd de behöver för att effektivisera och förenkla det systematiska arbetsmiljöarbetet.
En annan utmaning är att förklara det krångliga uttrycket ”systematiskt arbetsmiljöarbete” för resten av organisationen. Det systematiska arbetsmiljöarbetet består av otroligt många olika delar och ibland är det svårt att förmedla hur allt hänger ihop, menar Camilla. Vårt mål är att resten av organisationen ska tycka att arbetsmiljöarbetet är lika tydligt och enkelt som vi som jobbar med det på heltid.
Hur långt har regionen kommit i sitt arbetsmiljöarbete?
– Det varierar, organisationen är stor och en del chefer har kommit riktigt långt, medan andra inte har samma kunskapsbas att stå på än, menar Christina. Överlag finns det utvecklingspotential för att höja kunskapsnivån kring arbetsmiljöfrågorna, vilket är något vi strävar efter idag. Vi behöver förtydliga för cheferna vad som egentligen behöver göras på arbetsmiljöområdet och ser stora möjligheter att göra detta med hjälp av Stratsys!
Vad använde ni för lösningar före Stratsys?
– Vi samlade relevant information i Word- och Exceldokument som vi delade på intranätet, berättar Camilla. Man kan säga att vi hade ett smörgåsbord av information på intranätet, vilket gjorde att det inte alltid var lätt att hitta exakt vad man letade efter. I Stratsys har vi bättre struktur och kan samla all information på ett ställe.
Varför valde ni Stratsys produkt för arbetsmiljöarbetet?
Christina berättar att regionen redan jobbade med Stratsys verktyg för verksamhetsplan och strategisk planering, vilket gjorde att man såg potentialen med att även digitalisera arbetsmiljöarbetet med Stratsys.
Hur implementerade ni Stratsys?
– Vi började med att utgå från Stratsys produkt för arbetsmiljö och testade den genom en pilot på en mindre grupp med chefer, som inte är lika insatta i arbetsmiljöfrågorna som vi är, berättar Camilla. På så vis kunde vi slipa på arbetssättet ett steg i taget istället för att rulla ut det i hela organisationen på en gång. Detta kändes som ett bättre sätt för att hinna utbilda alla och få med sig samtliga medarbetare på förändringsresan. Vi ville säkerställa kvalitén och verkligen få cheferna att använda systemet långsiktigt.
– Vi fick utgå från en färdig struktur i produkten som efterhand anpassades efter våra behov, ett arbetssätt som vi troligen sparade många timmars jobb på.
Lärdomar och framgångsfaktorer från implementeringen?
– Piloten har varit en trygghet för oss hela vägen och Stratsys team har suttit bakom spakarna för att säkerställa att leveransen landar väl i organisationen, berättar Christina. Det har varit ett väldigt bra upplägg och vi har lärt oss väldigt mycket på vägen; både från Stratsys och våra egna chefer. Behov som inte visste om kom fram under implementeringen och vi kunde se inom vilka områden det fanns efterfrågan på tydligare genomgångar.
– Vi fick också en gratis chans att utbilda alla våra chefer i samband med implementeringen och därigenom höja kunskapsnivån kring arbetsmiljöfrågorna, menar Camilla. Två flugor i en smäll!
Hur har Stratsys hjälpt er lösa organisationens utmaningar?
– Nu har vi all information tydlig strukturerad och samlad på ett ställe, fortsätter Camilla. Som arbetsgivare är det en stor fördel att ha allt samlat i ett system, annars kan dokumentation lätt försvinna. Nu kan en chef enkelt ta vidare där en annan lämnar, vilket är mycket värdefullt. Systemet ger även oss möjlighet att paketera informationen på ett tydligt och lättillgängligt sätt.
Vad är de största skillnaderna före och efter Stratsys?
– Vi har fått en hel del frågor från cheferna och många av dem har dragit igång ordentligt med arbetsmiljöarbetet. Vissa har till och med legat före oss ibland! Vi hörde från en chef som gjorde en årlig uppföljning i systemet för första gången och sa sig ha haft en riktig aha-upplevelse.
Det förebyggande arbetsmiljöarbetet har ökat, i och med att man nu förstår varför man ska göra på ett visst sätt. Både chefer och medarbetare har lärt sig att förstå riskfaktorerna. När man kan följa utvecklingen i systemet är det också lättare att fortsätta med det förebyggande arbetet. Det blir roligt och enkelt när man kan se resultatet av sitt arbetsmiljöarbete och förstår vinsterna.
– Camilla Ask, region Gävleborg
