När Natalie Lindqvist började sin nya roll som HR-chef i Perstorps kommun, insåg hon snabbt behovet av att förändra arbetssättet för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utmaningen låg i att alla avdelningar arbetade på olika sätt och med pappersblanketter, vilket försvårade överblicken och uppföljningen av arbetsmiljöinsatserna. Med endast Natalie och Linda Persson, SAS- och HR-konsult, som ansvariga för det förebyggande arbetsmiljöarbetet för 700 anställda, krävdes både ett effektivt systemstöd och en kulturell förändring.
Lösningen blev att införa ett verktyg som möjliggör ett enhetligt arbetssätt i hela organisationen och som stödjer ett proaktivt arbetsmiljöarbete. Valet föll på Stratsys produkt för Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Det här har effektiviserat arbetet genom att ge en överblick av hela organisationen, från ledning till medarbetarnivå.
Stöd till lagefterlevnad
En av Perstorps största utmaningar var att samordna organisationen och identifiera vilka frågor som behövde lyftas och hanteras för att förbättra arbetsmiljön. Med hjälp av Stratsys SAM-produkt har de nu en samlad överblick av verksamheternas förutsättningar, stöd för proaktiv riskhantering, tydliga åtgärds- och handlingsplaner samt en förenklad uppföljning av arbetsmiljöinsatser och förbättringsåtgärder.
- För att det ska fungerar att bara vara Linda och jag som HR-resurs för 700 personer, så måste vi se till att ha en plan innan något händer. Där stöttar systemet oss nu, berättar Natalie.
Natalie och Linda lyfter även fram fördelarna och möjligheten att involvera medarbetare, fack och skyddsombud i systemet för att nå bättre resultat. En central del för att säkerställa efterlevnad till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete (AFS 2001:1).
- Fackföreningar kan gå in och titta för att se att AFS:arna finns där och att riskbedömningarna har genomförts. Resultaten är synliga, vilket skapar transparens, säger Natalie.
I systemet genomförs också arbetsmiljöundersökningar med stöd av digitala checklistor som enkelt kan distribueras till berörda verksamheter i organisationen. Där kan man se vilken eller vilka av Arbetsmiljöverkets föreskrifter som är kopplade till checklistorna, vilket gör det enkelt för chefer och medarbetare att följa riktlinjer och förstå vad som förväntas av dem.
- Att kunna se AFS:arna direkt till frågorna är helt fantastiskt, säger Linda.
Natalie Lindqvist & Linda Persson, Perstorps kommun
Helhetsbild och kontinuerlig förbättring med integrerade system
Perstorps kommun använder Goozo för att samla in information direkt från medarbetarnivån genom automatiserade pulsmätningar och medarbetarundersökningar. För att få en komplett överblick valde de att integrera Goozo med Stratsys. Natalie ser stor nytta i att använda utfallsdata och åtgärdsförslag från dessa undersökningar, vilka sedan genomförs och följs upp i Stratsys.
- Undersökningen är bara en liten del; det viktigaste är det löpande förbättringsarbetet under året för att se förändringar. Vi måste skifta fokus från att bara samla in data och nå 90 % svarsfrekvens, till att verkligen arbeta med de frågor som kommer fram i undersökningarna, berättar Natalie.
..bra översiktsbild, allt är sammanställt och trender blir lättare att följa och agera på.
Att samla så mycket som möjligt i Stratsys innebär även att Perstorps kommun kan undvika att analysera resultat i olika system, vilket är en stor fördel. Det ger en bra översiktsbild, allt är sammanställt och trender blir lättare att följa och agera på, förklarar Natalie.
Transparensen har förbättrat kulturen
Att samla all information i ett system skapar transparens och möjliggör för olika avdelningar att ta del av varandras arbete. Linda berättar att det tidigare inte var en självklarhet att avdelningarna delade sina utmaningar och risker med varandra. Nu, med hjälp av Stratsys, har detta förändrats.
- När jag började i Perstorps kommun vågade man knappt prata om problem i socialförvaltningen. Nu är det helt annorlunda. Cheferna är glada över att vi kan lyfta fram dessa frågor, utan att se det som ett misslyckande att det finns risker, berättar Linda.
Natalie förklarar vikten av att dela sina utmaningar med varandra inom en organisation och att lära av varandra.
- Genom att titta på varandras riskbedömningar och inte begränsa insynen, kan vi undvika att hålla information för oss själva. Om en risk identifieras på ett ställe, finns det sannolikt en liknande risk på andra ställen, säger Natalie.
Stratsys har varit en central del i förändringsresan och har bidragit till den utvecklade kulturen..
Att man nu naturligt delar risker och utmaningar inom verksamheterna har bidragit till en stärkt kultur och säkerhet inom Perstorps kommun. Det har blivit öppnare och ett organisatoriskt lärande håller på att växa fram. Stratsys har varit en central del i förändringsresan och har bidragit till den utvecklade kulturen, menar både Natalie och Linda.
Tips till andra som funderar på ett digitalt verktyg
Natalies rekommendation till andra är att våga utmana sin organisation och testa nya arbetssätt.
- Det är viktigt att våga utmana och utforska nya arbetssätt. Även om det kan kännas svårt att ändra sina vanor, är det värt ansträngningen och vi ser redan positiva resultat, avslutar Natalie.
Läs mer om Stratsys plattform här, eller kontakta oss för att få veta hur Stratsys kan hjälpa er verksamhet.
Om Goozo
Goozos är en lösning inom HR Tech för digitala undersökningar. Goozo hjälper organisationer att mäta medarbetarnas välmående och samtidigt påverka effekterna av personalsatsningar genom positiv förändring av nyckeltal. Chefer får ett enkelt och automatiserat verktyg som identifierar risk-/friskfaktorer och ger förslag på konkreta åtgärder.
Om integrationsmöjligheter till Stratsys
Stratsys erbjuder omfattande integrationsmöjligheter med andra system genom API:er, SSO, dataimport/export samt integration med BI-verktyg, ERP- och HR-system och e-post/kalendrar. Detta möjliggör automatiserad dataöverföring, förbättrad säkerhet, och effektivare informationsflöde inom organisationer.
