Nybro kommun upplevde under hösten 2009 ett behov av att tydliggöra och effektivisera arbetet med planering och uppföljning.
Det saknades en gemensam process och struktur för hur arbetet skulle gå till och det administrativa arbetet var omfattande. Kommunens förvaltningar använde office-paketet men genomförde uppföljningsarbetet på olika sätt, vilket krävde en stor arbetsinsats för att sammanställa informationen och få en bra överblick. Fokus hamnade på administration snarare än analys.
"Det var svårt, för att inte säga omöjligt att se hur alla mål och uppdrag var kopplade till varandra och hur de samfällt skulle leda vidare till önskad utveckling och måluppfyllelse", berättar kommunchef Jan Lagerqvist.
Under våren 2010 inleddes projektet att se över processen för planering och uppföljning. Nybro ville förtydliga styrmodellen och flytta fokus från detaljer till övergripande mål. Från att tidigare ha haft en otydlig målstruktur och terminologi förenklade man arbetet till att istället använda mål, nyckeltal och aktiviteter. En viktig del i arbetet blev att arbeta med färre och tydligare övergripande mål.
"Stratsys ger förutsättningar för att bryta ner och nyansera olika moment vilket ger en tydligare bild i verksamhetsberättelser och i dialog mellan verksamhet och politik, men även inom kommunen."
- Caroline Johansson, utvecklingssamordnare, individ –och familjeförvaltningen.
Med hjälp av Stratsys har kommunen således effektiviserat sin uppföljningsprocess och skapar kompletta uppföljningsrapporter, delårsbokslut och årsrapporter direkt i verktyget. Den tid som tidigare lades på inrapportering och sammanställning av verksamhetskritisk information kan idag istället läggas på konstruktivt analysarbete och kvalitativ uppföljning.
"Med Stratsys har vi fått en bättre framförhållning i rapporteringsarbetet och en tydlig koppling mellan mål, resultat och aktiviteter. Det har även resulterat i tidsbesparingar i form av kortare handläggningstider", berättar Camilla Kallenberg, utvecklingsledare barn och utbildningsförvaltningen.
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9
När de nya bestämmelserna för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) trädde i kraft såg Nybro fördelarna i att hantera detta i Stratsys. I verktyget samordnas verksamheternas processer, rutiner och aktiviteter, samt rangordnas och fördelas utifrån ansvar. Allt sker i en enhetlig struktur som synliggör den röda tråden genom hela processen. Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla verksamhetens kvalitet dokumenteras i verktyget och resulterar i en Patientsäkerhets- och kvalitetsberättelse.
Ytterligare användningsområden som kommunen hanterar i verktyget är skolans systematiska kvalitetsarbete och framöver planerar man att hantera även sin internkontroll i Stratsys samt en integration mot kommunens ekonomisystem. Genom att automatisera överföringen av utfallsvärden kan verksamheten fokusera på att analysera utfallen istället för manuell handpåläggning.
