Idag strävar många myndigheter efter att förenkla och digitalisera arbetet med verksamhetsplaneringen. En av organisationerna som kommit en bra bit på vägen i digitaliseringsresan är MSB. Här berättar Maja Tervell, Lois Lindqvist och Johanna Rask, controllers på MSB, om myndighetens arbete med verksamhetsplanen.
Bakgrund
Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) använder Stratsys digitala verktyg för verksamhetsplanering. För att få en insikt i arbetet med verksamhetsplanen har vi pratat med Maja Tervell, Lois Lindqvist och Johanna Rask som jobbar som myndighetscontrollers på MSB.
Hur ser ert arbete med verksamhetsplanen ut generellt?
– Som controllers jobbar vi bland annat med planering, prognostisering, budgetering och uppföljning utifrån ett myndighetsperspektiv. Vårt jobb är att samordna de här delarna och säkerställa att de genomförs på samma sätt i hela myndigheten. Vi fungerar som stöd både för ledningen och de olika avdelningarna.
MSB har en fyraårig verksamhetsplan som uppdateras varje år utifrån nya förutsättningar och omvärldsfaktorer. Myndigheten använder sig av en styrmodell som delar in verksamheten i olika områden och delområden. Delområdena bryts först ner till leveranser och därefter till åtgärder för att konkretisera vad som ska göras för att uppnå leveransen. Leveranser och åtgärder följs upp på varje enhet och avdelning, för att avslutningsvis sammanställas på myndighetsövergripande nivå.
Hur jobbar ni med er verksamhetsplan i Stratsys?
– En fördel med Stratsys är att all information kan samlas och synliggöras i ett system. Transparensen i verktyget gör att alla får tillgång till det som är relevant. Tidigare hanterade vi informationen i Word- och Excelfiler, vilket gjorde arbetssättet mer begränsat. Idag har vi all planering för myndigheten i Stratsys, både den övergripande verksamhetsplaneringen och ner på enhetsnivå. Vi uppskattar också att rapporter kan tas fram på ett enhetligt sätt direkt i verktyget.
Vilka är MSB:s största utmaningar?
– Vi är en diversifierad verksamhet med flera olika sakområden, som behöver samsas om samma resurser. Vi är också en myndighet som har höga förväntningar på sig och utvecklingen behöver ske snabbt i alla spår. Det är alltid en utmaning att planera, prioritera och hålla ihop en verksamhet som är så olikartad.
– För att hantera detta förs dialoger i myndighetens ledningsgrupp med avdelningscheferna för de olika verksamheterna. Genom att skapa förståelse för varandras verksamheter blir det lättare att hitta paraplyperspektivet och synliggöra vad som är bäst för myndigheten som stort.
Har ni några råd till andra myndigheter?
– Vi använder oss av en flerårig verksamhetsplan, vilket vi tycker har fungerat bra. Det har varit nyttigt att blicka framåt mot vilka mål vi vill uppnå inom de närmaste fyra åren och utmaningarna som kan komma att hamna i vägen för dem.
Vi upplever att vi fått större förankring av verksamhetsplaneringen på alla nivåer genom att i så stor utsträckning som möjligt samla underlag i Stratsys och tillgängliggöra systemet för samtliga medarbetare.
