Utbildningsförvaltningen i Mjölby kommun har deltagit i utvecklingen av Stratsys nya produkt resursplanering för gymnasiet. Det digitala verktyget ska hjälpa gymnasieskolor att effektivisera områden som tjänstefördelning, budget och verksamhetsstyrning. Här berättar Mikael Dahlqvist, logistiker på utbildningsförvaltningen i Mjölby kommun, om samarbetet med Stratsys och vad han har för förhoppningar på resursplanering för gymnasiet.
Vilka är era största utmaningar?
– Mjölby kommun har två gymnasieskolor med totalt cirka 700 elever, så vi är en förhållandevis liten skolverksamhet, inleder Mikael. Vårt dilemma är att vi har för små grupper och för många program i förhållande till hur många elever vi har. Vi löser det genom att blanda klasserna så att flera program läser kärnämnena tillsammans, men det är fortfarande en utmaning att få ihop schemat och grupperna.
Varför valde ni att vara med i utvecklingen av Stratsys resursplanering för gymnasiet?
– Vi har under de senaste 1,5 åren provat Stratsys nuvarande produkt för resursplanering som ett pilotprojekt på fyra av våra grundskolor, förklarar Mikael. Eftersom det fungerade bra uppkom frågan och man skulle kunna utveckla något liknande för gymnasiet, där behoven skiljer sig något från grundskolan.
Vad har ni för förhoppningar på Stratsys resursplanering för gymnasiet?
– Med Stratsys har vi lyckats skapa en gemensam resursplanering för grundskolorna, vilket ökat transparensen och gett oss bättre överblick på resurserna. Vår förhoppning är att det nya verktyget ska ge samma resultat för gymnasieskolorna.
– Idag jobbar jag med resursplaneringen för gymnasiet i en Excelfil, det är visserligen heltäckande och jag får fram all information vi behöver. Men med Stratsys nya verktyg för gymnasieskolan hoppas vi att det ska bli ännu lättare att jobba med resursplaneringen – och att rektorerna ska kunna göra det själva. Excelfilen vi har idag är komplex och Stratsys skulle vara betydligt mer användarvänligt. Vi skulle få fram samma information, men på ett lättare och mer tillgängligt sätt.
Vad har ni sett för effekt av Stratsys resursplanering för grundskolan?
– Stratsys hjälper rektorerna att själva göra resursplaneringen, de har bättre koll på hur det fungerar än de hade innan. Det blir ett mer enhetligt arbete när alla gör på samma sätt och har samma förutsättningar, menar Mikael.
– Systemet är så användarvänligt att vem som helst kan jobba i det, det är en stor fördel. Det är otroligt lättarbetat och överskådligt, man förstår vad man gör på ett annat sätt än tidigare. Vi jobbar hårt med att alla i organisationen ska veta varför man gör saker och ting, förstå syftet med arbetet.
– Stratsys verktyg har hjälpt oss att synliggöra viktiga parametrar för alla inblandade, vilket skapar en likvärdighet mellan rektorsområdena. Vi har också fått en koppling mellan resursplanering och budget som vi inte hade tidigare, vilket har varit mycket uppskattat.
Vad är dina tips till organisationer som funderar på att implementera Stratsys resursplanering?
– Det är en bra och lättanvänd produkt som är lätt att förstå sig på. Men det krävs såklart också stort engagemang och en insatt verksamhetschef för att få det att fungera. Man kan inte bara köpa ett system och lägga det i händerna på rektorerna. Det krävs att någon tar på sig ansvaret för att implementera och styra projektet.
– Innan man investerar i systemet ska man ha klart för sig vad man vill ha ut av det. Om man vill ha en mer kostnadseffektiv organisation så måste någon styra implementeringen av verktyget mot det målet, för rektorerna kommer inte att göra det per automatik. Det är en jättebra och användarvänlig produkt, men det krävs engagemang för att få det nya arbetssättet att fungera väl i hela organisationen, avslutar Mikael.
