Lantmäteriet är en myndighet med 2000 medarbetare fördelat på 20 orter i Sverige som märkte av just dessa svårigheter. Man ville få en bättre överblick över sin planering och uppföljning och effektivisera sin rapporteringsprocess.
Rapporteringen inom myndighetens enheter gjordes tidigare med hjälp av Office dokument som skickades ut till berörda. Dessa modifierades ofta vilket innebar stor arbetsinsats för att sammanställa och få en bra överblick. Rapporteringen blev ofta försenad och dokumenten låg sparade där endast ett fåtal kunde se dem.
"Med hjälp av Stratsys håller vi våra deadlines bättre! Medarbetarna lämnar in sin rapportering i tid och det är enklare att styra vad rapporteringen ska innehålla och vad som förväntas av medarbetarna vid rapporteringen vilket skapar en bättre enhetlighet. Vi har fortfarande en del Excelmallar, för budget och ekonomisk uppföljning men vi lägger in delar av informationen i rapporter i Stratsys, integration med ekonomisystem skulle underlätta detta ytterligare och kommer kanske att bli aktuellt framöver. Genom att rapporteringen till största del görs i Stratsys får alla tillgång till rapporterna och om ändringar görs så är det den aktuella versionen som finns i Stratsys. Alla får tillgång till informationen, såväl användare som läsare", berättar Mona Algerstam, controller på Lantmäteriet.
Lantmäteriet använder sedan 2012 Stratsys för sin planering och uppföljning av styrkortsmål, mått och aktiviteter. Indikatorer, handlingsplaner samt styrkorts- och processrisker följs också upp i verktyget. Vidare skrivs verksamhetsplaner och tertialvisa uppföljningsrapporter direkt i Stratsys.
Genom att samla all information gällande verksamhetens planering och uppföljning i Stratsys kan man enkelt använda sökmotorn till att ta fram rapporter inom olika områden och till olika ändamål.
"Rapporter till generaldirektören och till styrelsen genererar vi enkelt från Stratsys genom att filtrera fram den information som är relevant och sedan ta ut den i Officedokument eller pdf."
Med hjälp av Stratsys har Lantmäteriet effektiviserat sin uppföljningsprocess och skapar kompletta uppföljningsrapporter direkt i verktyget. Den tid som tidigare lades på inrapportering och sammanställning av verksamhetskritisk information kan idag istället läggas på konstruktivt analysarbete och kvalitativ uppföljning.
"Stratsys hjälper oss att effektivisera verksamhetsstyrningsprocessen genom att det är lättare att överblicka och prioritera, på så vis blir vi effektivare och kan lägga fokus på det viktigaste. Vi har märkt att kvaliteten på rapporteringen har förbättrats och att vi får en bättre överblick än tidigare men ännu återstår en del att förbättra", avslutar Mona.
