En bättre översikt över obehörig undervisning och minskad administrativ arbetsbörda, var några av önskemålen när Stratsys infördes i Haparanda kommunen. Här berättar Peter Mariin och Sanna Keränen, från Haparandas kommun, hur de numera planerar sin skolverksamhet i en och samma plattform.
Haparanda kommun har sedan 2010 effektiverat sina processer med hjälp av Stratsys plattform och under 2018 tog man även beslutet att addera processerna kring skolstyrning med hjälp av produkterna skolans kvalitetsarbete samt resursplanering för grundskola och gymnasium.
Innan Stratsys kom in i bilden använde man Excel för tjänstefördelning och budgetarbete, vilket skiljer sig mycket från hur organisationen jobbar idag.
"Det underlättar att planera skolverksamheten i ett plattform som är byggt för det. I dag hjälper verktyget oss att få koll på hur många lärartjänster vi egentligen har och att planera dessa utifrån behörighets- och legitimationskrav så att andelen behörig undervisning maximeras."
– Sanna Keränen och Peter Mariin, Haparanda kommun
Möjligheten att skala upp med flera produkter
Idag jobbar Peter främst med uppföljning av kvalitetsarbetet i Stratsys. Sanna jobbar med tjänstefördelningen i Stratsys resursplanering för gymnasiet och kombinerar det med systemet för schemaläggning.
Kommunen upplever stora fördelar med att kombinera Stratsys produkter för att planera de olika delarna av skolans verksamhet. Särskilt när det kommer till budget, tjänsteplanering och rapporter.
Genom att samla skolans kvalitetsarbete och resursplanering i samma plattform behövs bara en inloggning för att få tillgång till mängder av funktion. Det blir lätt att skapa överblick och få koll på detaljer.
"Det känns bra att allt finns tillgängligt i ett och samma system. Vi använder också Stratsys för planering av möten och fördelning av arbetsuppgifter, vilket jag tycker fungerar jättebra. Hos oss använder alla systemet, både rektorsgruppen, förvaltningschefen och skolorna."
– Sanna Keränen, Haparanda kommun
Med Stratsys har alla skolor i kommunen fått ett gemensamt system att jobba i, vilket bland annat underlättar för förvaltningschefen och ekonomen som snabbt kan få översikt på hela kommunen.
Full koll på den obehöriga undervisningen
En skillnad Stratsys har gjort för kommunen är att de fått full koll på den obehöriga undervisningen. Både Peter och Sanna menar att det har blivit väldigt tydligt hur stor andel undervisning som är obehörig, vilket inte var lika märkbart när man arbetade med tjänstefördelningen i Excel.
"Framöver tror jag också att systemet kommer hjälpa oss att avgöra hur resurserna är fördelade inom diverse gymnasieprogram. Eventuella obalanser kommer att bli tydliga, vilket kan underlätta till exempel budgetarbete. Stratsys ger oss en helhetsbild på resurserna som inte Excel kan."
– Sanna Keränen, Haparanda kommun
– För mig som schemaläggare tycker jag att det har varit lätt att komma igång med Stratsys, inte alls krångligt, säger Sanna. En fördel är att alla gymnasieprogram finns i verktyget, så man behöver inte oroa sig för att glömma att tjänsteplanera något. Det går snabbt och enkelt att tjänsteplanera ett program i taget.
"Arbetet går smidigare och jag får bättre översikt”
Sanna berättar vidare att Stratsys även bidragit till att spara arbetstid eftersom allt inte längre behöver göras manuellt.
– Mycket sker automatiskt i verktyget, till exempel överföringen av tjänstefördelningen till schemaläggning. Förarbetet blir lättare eftersom alla lärare, behörigheter och legitimationer redan finns i systemet. Jag känner att arbetet går smidigare och jag får bättre översikt. Det är en stor fördel att informationen i verktyget hämtas direkt från Skolverkets databas, säger Sanna.
"Mycket enklare än tidigare och riskerna för fel är mindre”
– Det bästa med resursplanering för gymnasiet är att det underlättar schemaläggning. Jag har inga Excelfiler längre, utan förvaltningschefen och rektorn har tillgång till den information de behöver direkt i Stratsys. De kan hela tiden följa vad som händer och vi kan arbeta tillsammans i samma system.
En annan fördel som kommunen upplever är att all information finns i ett system och att det sparas i molnet. Man behöver inte oroa sig för att gå miste om planeringen om något till exempel skulle hända med datorn.
"All information vi behöver finns i Stratsys och kan överföras till nästa års planering, det är mycket enklare än tidigare och riskerna för fel är mindre. Vi behöver inte själva komma ihåg allt eftersom det finns i programmet."
– Sanna Keränen, Haparanda kommun
– Jag måste också säga att jag är mycket nöjd med supporten! Ni har en jättefin och hjälpsam support, avslutar Sanna.
