I det här kundcaset berättar Maria Svärd, Christer Boklund och Ulf Bergkvist från Domstolsverket om sina erfarenheter med Stratsys – och delar med sig av framgångsnycklarna för ett lyckat digitaliseringsprojekt.
Kundcaset är baserat på det omtyckta seminariet ”Go digital med Domstolsverket” från Stratsysdagarna 2019. Med innehållet vill vi inspirera både befintliga och blivande kunder till att digitalisera – och lyfta fram fördelarna med att samla all information på en gemensam plattform.
Domstolsverket med sina 400 medarbetare har använt Stratsys sedan 2004. Idag ser de verktyget som en självklar del av verksamhetens ledning och styrning, men så har det inte alltid varit. Under digitaliseringsresans gång har de fått uppleva såväl framgångar som motgångar.
– Implementeringen av verktyget tog sin tid och till en början var vi inte så jättebra på att använda informationen vi fick ut av Stratsys, berättar Christer Boklund. Idag är situationen däremot den motsatta, Stratsys har kommit att bli ett självklart och värdefullt stöd för hela organisationen.
”Det var när vi bestämde oss för att bli digitala på allvar som resan verkligen tog fart och vi började nyttja verktyget fullt ut. Att vi valde att verkligen satsa på digitaliseringen är en viktig anledning till att förändringen blev en sån succé genom hela organisationen.”
– Vi anser inte att vår resa är unik, snarare kan den säkert skapa igenkänningsfaktorer hos många andra verksamheter med liknande utmaningar. Det är också därför vi tycker det är viktigt att vi delar med oss av den, menar Christer.
Målet: förändringsarbete med digitalisering i fokus
Sveriges Domstolars vision är att erbjuda rättsskipning av hög kvalitet, med snabb handläggning och enhetlig rättstillämpning. Domstolsverket har i uppgift att fördela budgeten mellan Sveriges 80 domstolar, samt att stötta domstolarnas 7000 medarbetare med administrativt stöd och service.
Vägen mot att uppfylla visionen har inte alltid varit spikrak. Under 2016 granskades Domstolsverkets ledningsprocess av Internrevisionen (IR).
– Rapporten var ingen rolig läsning, berättar Christer. Enligt den präglades vår ledningsprocess av otydliga mål, stuprörstänk och aktivitetsstyrning. Resultatet i sig kom inte som någon överraskning, men det var en bidragande faktor till att det förändringsarbete som vi till viss del redan påbörjat fick högsta prioritet!
Utmaningen: att samla informationen på en plats
– En viktig del i förändringsarbetet blev att gå från aktivitetsstyrning till målstyrning och för att göra detta tog vi fram en strategikarta. Tanken med en strategikarta är att man ska visualisera vart man är på väg genom att tydliggöra mål för verksamheten. Strategikartan ska vara ett underlag vid prioritering mellan olika åtgärder och vid uppföljning av måluppfyllelsen. För att säkerställa att det som ska göras verkligen blir gjort och får avsedd effekt, förklarar Christer.
– Efter ett års arbete med att se över ledningsprocessen, inklusive en total uppdatering av Stratsys som systemstöd, påbörjade vi verksamhetsplaneringen för 2018. Vi tyckte att vi hade en bra grund att stå på. Med vår nya fina strategikarta som utgångspunkt, en uppdaterad process och grundläggande kunskap om målstyrning. Vad kunde gå fel?
– Några månader senare tvingades vi besviket konstatera att den nya ledningsprocessen inte fått det lyft som vi hade tänkt och trott att den skulle, berättar Christer. Varför? Jo, det fanns flera orsaker. Organisationen behövde för det första mer tid på sig för att vänja sig vid att arbeta på ett nytt sätt och lära sig vad det innebar. Men det fanns också orsaker som inte skulle försvinna med tiden, en av dem var pappershanteringen!
”Tidskrävande och ineffektiva mallar som skulle fyllas i, skapade en tråkig känsla av ett föråldrat arbetssätt, långt ifrån digitaliseringens möjligheter.”
– Vi höll på att drunkna i papper... 40 sidor per avdelning, bara för att redovisa verksamhetsplaneringen.
Det var inte som att vi befann oss på stenåldern, för vi hade både Word, Excel och andra digitala verktyg. Men det var mycket som skulle fyllas i, skrivas ut, bearbetas, fyllas i på nytt och slutligen läggas in i Stratsys. Vi insåg att vi skulle bli tvungna att riva pappret för att få det resultat vi eftersträvade.
Lösningen: att riva pappret!
– För att kunna göra oss av med pappersarbetet krävdes ett digitalt verktyg. Vi hade Stratsys sedan tidigare, men hade ännu inte använt verktyget fullt ut. Vi gjorde bedömningen att Stratsys, om det användes rätt, hade det vi behövde för att effektivisera arbetsflödet och komma bort från pappershanteringen.
– Varför det blev det då slutligen succé? För det blev det verkligen, menar Maria Svärd. Jo, vi samlade all information på en plats, i Stratsys. Det viktigaste för oss var att vi skulle slippa ha öar av information som inte hängde ihop.
”Genom att samla allt i Stratsys fick vi en helhetssyn och kunde visualisera hela vår ledningsprocess.”
– I Stratsys blir varje avdelnings förutsättningar visualiserade för ledningsgruppen, vilket är grunden för vår verksamhetsplanering, berättar Maria. Med hjälp av verktyget kan de olika avdelningarna registrera åtgärder och tala om vad de anser behöver göras för att målen ska uppnås. Vi får en gemensam bild av varför, hur och när åtgärderna ska utföras. Nu finns nästan all information på samma ställe, vilket är bra för våra medarbetare, våra chefer och våra revisorer.
Resultatet: ett gemensamt arbetssätt
– Vad är då det bästa med Stratsys?
Att allt hänger ihop. Enkelheten och öppenheten i verktyget och ständiga förbättringar i vårt arbete, svarar Ulf Bergkvist. Stratsys har hjälpt oss att gå i mål med vår digitaliseringsresa. Dessutom har verktyget gjort våra revisorer glada, de är tacksamma för öppenheten och tydligheten som Stratsys möjliggör menar Ulf.
– Administrationen tar mindre tid att hantera och bidrar positivt till verksamhetsutvecklingen. Vid revisorernas granskning av ledningsprocessen 2018 kunde de rapportera en anmärkningsvärd förbättring i jämförelse med 2016.
”Vi gillar transparensen i verktyget, att det är öppet och att alla som behöver har åtkomst till informationen, det gör att det blir lättare att administrera. Transparensen gjorde det möjligt för hela verksamheten att delta och ökade engagemanget för det nya arbetssättet.”
Att få med sig medarbetarna kan ofta vara utmanande men med en gemensam plattform blev det lättare att motivera vad som skulle göras och varför. Den gemensamma arbetsytan minskade även missförstånd och dubbelarbete. Mindre felsökning gjorde att medarbetarna kunde fokusera på viktigare arbetsuppgifter, vilket gav bättre resultat och bättre arbetsmiljö.
Inga dokument gick förlorade och rätt versioner delades med resten av organisationen. Alla kunde få tag på det de behövde, när de behövde det. Tillsammans kunde man nu jobba mot gemensamma mål och anpassa arbetet därefter.
Vill du veta mer om hur Stratsys skulle kunna hjälpa din verksamhet? Då är du välkommen att höra av dig till oss! Vi pratar gärna mer om digitalisering och verksamhetsplanering över en kopp kaffe. Boka gärna en kostnadsfri demo här.
