Är du nyfiken på hur ett samarbete med Stratsys kan se ut i praktiken? I det här kundcaset berättar Josefin Moback, verksamhetscontroller på Hyresgästföreningen, om hur de arbetar med strategisk planering i Stratsys. Hyresgästföreningen är en av Sveriges största ideella organisationer med cirka 900 medarbetare, 9000 förtroendevalda och 350 000 medlemshushåll.
Idag jobbar Josefin med att ta hand om Hyresgästföreningens process för målstyrning, verksamhetsplanering och uppföljning. Det handlar mycket om att hantera själva modellen för målstyrning och se till att de mål som sätts prioriteras rätt. Hon är även ansvarig för att guida de olika delarna i organisationen genom målstyrningsprocessen och stötta medarbetarna rent praktiskt i Stratsys verktyg för strategisk planering.
För att lyckas med arbetet i Stratsys använder sig Hyresgästföreningen av en särskild förvaltningsstruktur, som vi kommer gå närmare in på i detta kundcase. Förhoppningsvis kan deras arbetssätt bidra med inspiration till dig som antingen redan jobbar i Stratsys, eller funderar på att implementera verktyget i din verksamhet.
Utmaningen: beslut som fattades utanför målstyrningen
– En stor utmaning har varit att få alla stora beslut som fattas inom organisationen att hamna inom ramen för målstyrning, berättar Josefin. Om vi inte prioriterar målstyrningen händer det lätt att parallella spår skapas, vilket kan motverka den långsiktiga måluppfyllelsen. Idag har vi en målstyrningsmodell som är ganska inarbetad, som vi planerar, jobbar och följer upp utifrån.
– Men när det händer stora saker inom organisationen, till exempel att beslut fattas på förbundsstyrelsenivå, missar man ibland att inkludera dem i målstyrningen. Min uppgift är att säkerställa att samtliga beslut och aktiviteter blir en del av målstyrningen, vilket är en utmaning då modellen ibland glöms bort.
All verksamhetsplanering samlad i Stratsys
Hur löser man då utmaningen med att målstyrningen ibland inte inkluderas? Hyresgästföreningen valde att göra det genom att samla all sin verksamhetsplanering i Stratsys.
– Nu behöver vi bara påminna organisationen om att allt vi planerar ska in i Stratsys, menar Josefin. Vi har samlat hela vår modell för målstyrning i Stratsys, vilket underlättar för alla inblandade.
– Nu är det lätt att komma åt den information man behöver och att ha uppsikt över hur vi ligger till i förhållande till målen. Innan vi hade Stratsys arbetade vi manuellt med rapporter i Word och Excel, vilket försvårade samarbetet mellan de olika delarna i organisationen.
Målet: att öka antalet medlemmar
– Just nu har vi två gemensamma mål för organisationen, berättar Josefin. Vi ska nå ett visst antal förtroendevalda, öka antalet medlemmar och få högre organisationsgrad. För att klara detta behöver vi bli ännu bättre på att engagera de medlemmar vi redan har.
– Vi vill att alla ledare inom organisationen ska bli ambassadörer för de här målen och få medarbetare och förtroendevalda att förstå vad som behöver göras för att nå dem. Det är viktigt att alla ser sin egen del och hur de själva kan påverka.
Hur kan Stratsys göra det lättare att nå målen?
Josefin tror att det kommer vara till stor hjälp att kunna anpassa vyerna i Stratsys efter målen – och göra målen till en synlig del av strukturen. Allt arbete som organisationen gör i sin verksamhetsplanering i Stratsys kommer framöver att kunna kopplas till målen.
– När vi planerar aktiviteter kommer vi att kunna koppla dem till de långsiktiga målen och det kommer bli synligt i strukturen för alla medarbetare, förklarar Josefin. Det kommer troligtvis hjälpa medarbetarna att se målen framför sig och påminnas om dem varje gång de loggar in i Stratsys. I framtiden vill vi också lägga till en funktion där man hela tiden kan se hur många medlemmar vi har idag och följa utvecklingen allteftersom siffran växer.
Resultatet: så jobbar Hyresgästföreningen i Stratsys idag
Josefin berättar att de valde Stratsys på grund av flexibiliteten och möjligheten att skapa vyer utifrån sin egen målstyrningsmodell. Idag har Hyresgästföreningen skapat en egen förvaltningsstruktur för verktyget, som hjälper dem att hålla koll på och följa upp sin långsiktiga måluppfyllelse. Hur ser då Hyresgästföreningens förvaltningsstruktur av Stratsys ut? Det ska vi gå igenom nu.
1. Utvecklingsgruppen
I centrum sitter en utvecklingsgrupp på fem personer. En i gruppen är ansvarig för målstyrningsmodellen, medan två av de andra fokuserar på processerna i planering och uppföljning. De hanterar frågor som ”Hur gör vi? Vad kan vi göra? Vilka verktyg behöver vi?”. De sista två personerna är mer inriktade på de tekniska bitarna, till exempel hur man formaterar och tar fram rapporter.
Utvecklingsgruppen träffas regelbundet på möten över Skype för att reda ut olika frågetecken som dyker upp kring Stratsys – tillsammans är de kärnan i själva förvaltningsmodellen.
2. Nyckelanvändarna
I var och en av organisationens nio regioner har Hyresgästföreningen utsett 1–2 nyckelanvändare, det vill säga medarbetare som ska kunna Stratsys verktyg lite bättre än sina kollegor. Detta är personer som själva använder verktyget mycket och även har möjlighet att stötta sina kollegor i det. Nyckelanvändarna och utvecklingsgruppen kommunicerar regelbundet och hjälper varandra där det behövs.
3. Processledare
Sist men inte minst ska också snart finnas en processledare för varje region, som ska hjälpa regionerna med planerings- och uppföljningsprocessen i Stratsys. Personen som kommer att få den här rollen kommer så småningom också att få lära sig verktyget utan och innan. Processledarna kommer både att få stöttning från utvecklingsgruppen och varandra.
Målet med en god förvaltningsstruktur
Målet med upplägget är i grund och botten att det alltid ska finnas någon som kan stötta medarbetarna i arbetet med Stratsys. Det ska vara lätt att få hjälp om man fastnar eller har en fråga, menar Josefin. På så vis är chansen också större att fler medarbetare faktiskt använder verktyget och att det får leva upp till sin fulla potential.
– Vi vill uppnå en tydlig ansvarsfördelning, på samma gång som vi vill se till att kunna underlätta arbetet med Stratsys för både medarbetare och chefer, förklarar Josefin. Samtidigt är det viktigt för oss att skapa motivation för att vilja använda Stratsys.
– Detta gör vi genom att motivera nyckelanvändarna och processledarna till att bli goda ambassadörer för verktyget. Vi motiverar främst genom att förtydliga för medarbetare och chefer varför de ska använda systemet – det är viktigt att de ser helheten och sin egen del i det långsiktiga målstyrningsarbetet.
Avslutningsvis: vad är det bästa med Stratsys?
– Smidigheten med systemet och att det går att anpassa till vår målstyrningsmodell, svarar Josefin. Samtidigt har det förenklat mitt dagliga arbete, jag behöver inte längre jaga efter dokument och siffror för att sammanställa dem manuellt.
– Stratsys är också en hjälp på vägen mot att jobba mer likartat över hela organisationen. Det är enkelt för våra medarbetare att följa strukturen som redan finns i Stratsys, än att göra på sitt eget sätt. De lockas att följa den gemensamma strukturen eftersom mycket av den information de behöver redan finns inmatat i verktyget. Man behöver inte heller oroa sig för att rapporter försvinner för att någon går i pension eller byter jobb, allt finns tryggt sparat i systemet.
– Vi i utvecklargruppen var på Stratsysdagarna och fick därifrån inspiration om hur vi skulle kunna utnyttja verktyget mer, berättar Josefin. Vi gillar att jobba i Stratsys och vill gärna göra det ännu mer, därför kollar vi nu på möjligheter att integrera med fler system.
