Organisationen upplevde att verksamhetsplaneringen var svåröverskådlig, det blev mest ett dokument som hamnade på hyllan som inte arbetades aktivt med. Uppföljningsarbetet blev svårt och inte särskilt systematiserat. Alla avdelningar arbetade dessutom i olika system, mestadels i olika Excel-ark, som inte gav den överskådlighet och enhetlighet som de kände behövdes. Fokus lades snarare på att samla in information från alla avdelningar än på att diskutera och genomföra förbättringar.
ForumCiv började därför under 2012 införa en ny modell för verksamhetsplanering och uppföljning. Processerna baserades på Lots-modellen och COSO-ramverket. I samband med detta bestämde ForumCivs ledning att införskaffa ett IT-system för att stödja organisationens behov av planering och uppföljning.
Tre huvudbehov
Det fanns framför allt tre huvudbehov som ForumCiv ville tillgodose i och med införskaffandet av ett nytt IT-stöd:
- Möjliggöra en snabb och effektiv översikt över verksamhetsplanens genomförande på olika enheter och nivåer.
- Samla olika relaterade planer och policies i ett system (t ex verksamhetsplan, miljöpolicy, arbetsmiljöplan) och tydliggöra ansvarsfördelningen för dessa.
- Undanröja behovet av parallella rapporteringssystem och kommunikationskanaler vad gäller organisationens planering och uppföljning.
"Att ha ordning och reda, samt att snabbt kunna ta fram information och underlag och därmed redovisa hur man arbetar har ett stort värde. Det handlar om att skapa förtroende och ge en trovärdig och sann bild av organisationens verksamhet och arbete", säger Mikael Drackner, ansvarig för verksamhetsutvecklingen på ForumCiv.
Valet föll slutligen på Stratsys plattform som motsvarade de högt ställda krav som ForumCiv hade samt att det var det mest användarvänliga och flexibla systemet. Att implementationen kunde ske snabbt och enkelt i organisationen var även en bidragande faktor till valet av Stratsys. Projektet påbörjades hösten 2012 och blev klart cirka tre månader senare.
"Efter införandet av Stratsys lösning i organisationen har behovet av tydlighet och kontroll ökat. Vi har blivit mer medvetna och brister i vår tidigare verksamhetsplanering har uppdagats. Vi är nu både tydligare och mer konkreta i vårt arbete att driva och utveckla vår verksamhet vidare", säger Mikael Drackner.
Under den närmaste framtiden planerar ForumCiv att använda Stratsys för att hantera den interna kontrollplanen och de rekommendationer och krav som framkommer i olika typer av granskningar av verksamheten. På längre sikt planerar ForumCiv att integrera lösningen med deras ekonomisystem.
"Systemet är flexibelt, anpassningsbart samt tillgodoser våra behov på kontroll och styrning. Vi ser ständigt nya möjligheter där lösningen kan implementeras för att effektivisera vårt arbete än mer."
"Kravet på insyn från våra finansiärer ökar och Stratsys hjälper oss att tydliggöra våra mål, följa upp vårt arbete bättre och kan även visuellt visa var vi ligger i vår verksamhetsplanering och vårt målstyrningsarbete", avslutar Mikael Drackner.
