Är du nyfiken på hur digitaliseringsprocessen av hållbarhetsarbetet kan se ut i en myndighet? I det här kundcaset berättar Domstolsverkets Ann Härelind och Peter Gustafsson hur myndigheten jobbar med digitalisering av Miljöledningssystemet.
Bakgrund
Domstolsverket har jobbat med Stratsys verktyg för hållbarhetsarbete under ett års tid. För att få en inblick i hur myndigheten lagt upp hållbarhetsarbetet har vi pratat med Ann och Peter. Både Ann och Peter är involverade i organisationens miljö- och hållbarhetsfrågor, Ann i sin roll som verksamhetsstrateg och arbetet med Domstolsverkets ledningsprocess, och Peter i egenskap av Miljösamordnare och enhetschef.
Hur jobbar Domstolsverket med hållbarhet?
– Eftersom Domstolsverket har jobbat med sin ledningsprocess i Stratsys under många år blev det naturligt att komplettera med Stratsys hållbarhetslösning för arbetet med Agenda 2030 och Domstolsverkets miljöledningssystem, berättar Peter. Där jobbar vi framför allt mot målen om hållbar energi och hållbar konsumtion och produktion, men vi har också lagt in vårt arbete med jämställdhetsintegrering i plattformen.
Myndigheten valde att utveckla hållbarhetslösningen utifrån sin egen ledningsprocess för att underlätta för användarna. Ann och Peter berättar att igenkänningsfaktorn gjorde det enkelt att komma i gång med arbetet. Användarna är nöjda och systemet har fått bra respons i verksamheten.
– Just nu träffar vi ledningsgrupperna för de olika avdelningarna för att hjälpa dem att ta fram aktiviteter utifrån de gemensamma mål vi tagit fram i Miljöledningssystemet, berättar Peter vidare.
Vilka är era största utmaningar i arbetet med hållbarhet?
– Det är en utmaning att engagera hela organisationen, även om intresset för miljö- och hållbarhetsfrågorna är stort, menar Peter. Vi är klara med det grundläggande arbetet, nu gäller det att också starta upp maskinen och få med alla på tåget. Detta gör vi framför allt genom att etablera arbetet i ledningsgrupperna på de olika avdelningarna och låta dem ta mer ansvar kring miljömålen och engagera medarbetarna. Det har gått väldigt bra hittills och det finns ett stort engagemang inom hela organisationen, nu gäller det bara att behålla det hela vägen ut.
Hur jobbade ni med hållbarhet innan ni hade Stratsys?
– Vi har jobbat med miljöledning under många år, men samordningen fungerade inte helt optimalt tidigare, fortsätter Peter. Nu har vi bättre struktur på organisationens grundläggande arbete och nya förutsättningar för att komma vidare med miljö- och hållbarhetsfrågorna. Vi är vana vid att ha miljötänket med oss i det vi gör, men med Stratsys får vi också hjälp att strukturera och synliggöra arbetet. Vi har valt att ha fullständig transparens i Stratsys, hela organisationen kan följa arbetet mot våra gemensamma miljömål.
Varför valde ni Stratsys?
Domstolsverket har länge använt sig av Stratsys i arbetet med verksamhetsstyrning och de flesta inom organisationen var redan vana vid att använda systemet. Ann berättar att det därför var en enkel resa när myndigheten bestämde sig för att köpa till hållbarhetslösningen för Agenda 2030.
För oss var det en stor framgångsfaktor att kunna anpassa hållbarhetsprodukten efter hur vårt ledningssystem ser ut. Våra medarbetare och chefer använder redan Stratsys i arbetet med ledningsprocessen, vilket gjorde att implementeringen av hållbarhetslösningen gick snabbt. Vi har valt att ha fullständig transparens i Stratsys, hela organisationen kan följa det strategiska arbetet mot våra gemensamma mål.
– Ann Härelind, Domstolsverket
– Framöver tror jag att rapportfunktionen kan komma att bli värdefull, fortsätter Peter. Tidigare har jag fått klippa och klistra i PowerPoint, nu kan jag enkelt få fram en rapport direkt i systemet. Det ser jag fram emot när det blir dags att redovisa framöver.
Har ni några tips till andra myndigheter på temat hållbarhet?
– Flera myndigheter har hört av sig till oss eftersom de är intresserade av vårt miljöledningssystem och hur vi har digitaliserat arbetet. Vi är väldigt nöjda med Stratsys och vad vi åstadkommit i hållbarhetslösningen, berättar Ann. Vi har verkligen sett effekterna av att digitalisera arbetet med miljöledningen.
– Vi har jobbat enligt principen att det ska vara så enkelt som möjligt för användarna. Eftersom hållbarhetslösningen liknar vår egen ledningsprocess har det fungerat bra från börjat. Vi har haft ett fint engagemang från medarbetarna och fokuserat på att komma i gång med arbetet stegvis. En viktig framgångsfaktor har nog varit att inte göra allt på en gång, utan börja med enklare uppgifter och röra sig framåt ett steg i taget, avslutar Peter.
