I det här kundcaset berättar Per Jervfors, ekonomichef på Pireva och processansvarig superadministratör i Stratsys, hur det gick till när Stratsys verktyg implementerades i organisationen. Han berättar bland annat om hur Pirevas verksamhetsplan förvandlades från en skrivbordsprodukt till en levande process som skapar delaktighet och ambition i hela bolaget.
Bakgrund
Pireva vatten och renhållning är ett kommunalt VA-bolag i Piteå kommun med 78 anställda och en omsättning på 173 miljoner SEK. Sedan hösten 2017 jobbar Pireva med sin verksamhetsplanering i Stratsys och de har nyligen också avslutat ett införandeprojekt av internkontroll.
Utmaningen: att få ihop bolaget till ”ett Pireva”
– För Pireva var verksamhetsplanen för ett par år sedan mer av ett ensidigt blad som dammades av någon gång om året. Majoriteten av verksamheten visste knappt att den existerade, berättar Per.
– Utmaningen före Stratsys var att skapa en verksamhetsplanering som genomsyrade hela verksamheten, för att få ihop bolaget till ”ett Pireva”. Bolaget består av fem anläggningar som tidigare har drivits mer eller mindre som sina egna, förklarar Per. Vi behövde hitta ett sätt att få personalen delaktig och skapa en röd tråd från de egna insatserna till organisationens övergripande mål och strategier.
Hos Pireva fanns också ett stort behov av att få stöttning i prioriteringen av mål och aktiviteter, så att man inte sprang på alla puckar samtidigt. Behoven bolaget hade gällande sin verksamhetsplanering kunde den befintliga Excel-filen inte lösa.
Varför Stratsys?
Piteå kommun är sedan flera år tillbaka kunder hos Stratsys och deras bolag, inklusive Pireva, rapporterar till kommunen genom verktyget. Eftersom Pireva redan var bekant med Stratsys var man intresserad av att se hur verktyget kunde lösa bolagets utmaningar.
– Vi fastnade för enkelheten och den röda tråden, hur medarbetarna kan koppla sitt eget arbete till vår vision och våra mål, berättar Per. Verktyget kändes också väldigt flexibelt, eftersom vi inte behövde trycka in oss i någon Stratsys-mall, utan kunde skapa en verksamhetsplanering i verktyget som var i symbios med den egna verksamhetsplanen.
– Att använda Stratsys för den egna verksamheten kontra att rapportera till kommunen i verktyget går inte att jämföra, menar Per.
– Förut rapporterade vi på mål och nyckeltal som var satta av någon annan, det gav inte alltid mervärde för oss och vår organisation. När vi började arbeta med vår egen verksamhetsplanering i Stratsys bytte vi ut 80 % av nyckeltalen. Där såg vi stora fördelar med att ha samma verktyg som kommunen, eftersom vi kunde visa varför de nya nyckeltalen var mer relevanta för oss genom att visualisera det i Stratsys, förklarar Per. Nu är rapporterna vi skriver baserade på sådant vi själva valt och nu går det plötsligt lätt, det ger en helt annan mening!
Lösningen: ett gemensamt arbetssätt
Pireva jobbar idag utifrån fem strategiska områden, och utifrån dessa områden får varje avdelning ta fram sina egna prioriterade aktiviteter.
– Under det första året med Stratsys hade 94% av våra anställda minst en aktivitet i Stratsys, berättar Per. Allt från en VA-ingenjör vars aktivitet kunde vara att skapa en krisplan för VA, till en renhållare på återvinningen som skulle måla trafiklinjer på återvinningscentralen – alla har lika stort värde, alla ska känna sig delaktiga i utvecklingen!
– En av de stora fördelarna med Stratsys är att man dagligen har koll på verksamhetens status, från enheter längst ner i organisationen hela vägen upp till vår styrelse. Man har hela tiden koll på tidsplanen och kan se till att ingenting faller mellan stolarna, menar Per.
På Pireva arbetar man med månadsmöten för att ha kontinuerlig översikt av status i verksamheten. Då träffas VD, ekonomichef och controller tillsammans med avdelningscheferna.
– Alla har samma bild och så går vi igenom resultatbudget, investeringsbudget och affärsplan, förklarar Per. Alla ser vilka aktiviteter som är försenade, och skulle en aktivitet vara försenad tredje månaden i rad finns ingen risk att vi missar det.
En stor vinning med verktyget är att de har sparat väldigt mycket tid, främst när det gäller rapporteringen.
– Vi kan plocka ut rapporter på ett väldigt smidigt sätt, både inom organisationen men också uppåt till vår styrelse och våra ägare, säger Per.
Förutom tidsbesparing och en tydligare måluppföljning som är tydliga vinningar med Stratsys, tror Per att verktyget har bidragit till en större helhetseffekt som är svårare att sätta fingret på. Även om Stratsys är ett strategiskt verktyg som ska hjälpa organisationer att blicka framåt och utvecklas, så tror Per att det även finns stora vinningar med att använda Stratsys även för att kunna blicka bakåt på vad man faktiskt åstadkommit tillsammans.
– Det är bra att också kunna komma ihåg vad man har gjort och känna en stolthet för det, det boostar och skapar en härlig känsla. Det känns som att det har skett mycket förändringar sen vi började jobba med Stratsys, vi har sett jättepositiva trender gällande till exempel hälsoundersökningar och sjukfrånvaro, berättar Per vidare. Stratsys är kanske inte hela anledningen till detta, men just känslan av att jobba mot något gemensamt, att ha mål framåt och att alla får känna att de bidrar till något större i sitt arbete. Jag tror att helheten gör att folk känner sig mindre stressade.
