I detta case berättar Per-Ola, Ekonomichef för C4 Energikoncernen i Kristianstad, om hur de har digitaliserat sina processer med hjälp av Stratsys verktyg för strategisk planering. Han delar även med sig av tänkvärda tips till företag som är på väg in i en liknande förändringsresa.
Bakgrund
C4 Energi är en kommunalt ägd energikoncern som omsätter cirka 600 miljoner och har cirka 110 anställda. Innan Stratsys verktyg för strategisk planering kom in i bilden bestod företagets verksamhetsplan av egenutvecklade mallar i Excel, vilket hade sina för- och nackdelar.
– Vi implementerade Stratsys eftersom vi behövde ett gemensamt verktyg, där flera medarbetare kunde vara inne och arbeta samtidigt, förklarar Per-Ola. Vi ville också få en bättre överblick på verksamheten och smartare versionshantering av alla filer.
Utmaningen: att skapa tillgänglighet och transparens
– Vår stora utmaning har varit att digitalisera våra processer, vi ville komma bort från Excel, menar Per-Ola. Vi behövde ett system där vi kunde samla allt material och skapa en gemensam sanning.
– Det var när vi insåg att vi behövde en bättre struktur för vår verksamhetsplan som Stratsys kom in i bilden. Verktyget hade den röda tråden som vi för tillfället saknade och behövde för att förtydliga och förstärka vår strategiska planering.
Lösningen: att implementera ett gemensamt verktyg
– Med hjälp av Stratsys verktyg kan vi få en mer överskådlig bild av verksamheten, som vi kan använda vid planering, dialog och uppföljning, förklarar Per-Ola. Årsskifteshanteringen i Stratsys är till exempel en funktion som kommer att hjälpa oss mycket, då man får med sig förra årets indikatorer och aktiviteter in i nästa planeringsår. Vi kan då justera, lägga till och ta bort information utan att behöva hoppa mellan olika filer.
– Stratsys har även ökat transparensen i verksamheten, nu kan fler komma åt informationen och se hur mycket vi säljer av olika delar, berättar Per-Ola vidare. En funktion jag gillar extra mycket i verktyget är drag and drop, som gör att man enkelt kan flytta runt tillhörigheter för strategiska mål, indikatorer och aktiviteter.
– Det bästa med Stratsys är den rena strukturen, vyerna är grafiskt lätta att förstå och hitta i, säger Per-Ola. Verktyget har förenklat min arbetsvardag på flera sätt, jag behöver till exempel inte längre påminna organisationen om åtgärder som ska genomföras. Systemet gör det åt mig med hjälp av påminnelsefunktionen. Stratsys har också förenklat för vår VD, då han fått bättre överblick och en samlad bild att diskutera kring vid uppföljningsmöten. Det hade han inte tillgång till på samma sätt tidigare.
– Med Stratsys kan cheferna lägga mer fokus på vad de ska rapportera och mindre på hur rapporten i sig ser ut, menar Per-Ola. Formatet är färdigt i verktyget så det behöver man inte fundera på. Istället för att lägga tid på att göra en snygg Powerpoint kan man fokusera på att sammanställa sin rapport med uppföljning av indikatorer och aktiviteter.
Hur får man till ett lyckat förändringsprojekt?
Att implementera Stratsys innebar en stor, men nödvändig, förändring för verksamheten. Per-Ola konstaterar att samarbetet med konsulterna från Stratsys har fungerat bra genom hela implementeringsfasen.
– Vi har fått ett väldigt bra bemötande, berättar Per-Ola. Stratsys konsulter har varit duktiga, kompetenta och tillgängliga. Om vi funderar över något, eller vill ändra något, är de alltid snabba med att fixa det. Det är verkligen ett stort plus!
– Utmaningen internt har varit att lägga till ännu ett projekt ovanpå allt annat, menar Per-Ola. Att implementera ett nytt system är sällan smärtfritt. Men med dagens förändringstakt är det viktigt att utvecklas och leta efter sätt att ständigt förbättras som företag. Vi har en inbyggd strävan efter att bli bättre och mer effektiva – och att implementera Stratsys är ett steg på vägen dit.
– Ett tips till andra företag som jobbar med att implementera ett nytt verktyg, är att lägga extra kraft på införsäljningsarbetet, menar Per-Ola. Betona fördelarna med förändringen och låt ”early adopters” inom organisationen bli ambassadörer. Det är viktigt att få med sig dem som kan tala väl om systemet och låta dem föregå med gott exempel. På så vis kan man också så småningom få med sig dem som är ”slow starters”. En förändring behöver inte vara ett nödvändigt ont!
– Vi hade en intern projektgrupp på fyra personer under implementeringen som har hjälpt till och gett support till resten av organisationen. Under projektfasen hade vi också tillgång till Stratsys Meetings, vilket var ett utmärkt verktyg för att sätta upp och bocka av uppgifter, berättar Per-Ola. På så vis fick alla i projektgruppen överblick över vad som blivit gjort och inte, ett bra verktyg när man jobbar med ett förändringsprojekt med andra ord.
