Bostads AB Mimer ville bli bättre på målstyrning och skapa ett mer systematiskt arbetssätt för uppföljning. Här berättar Jörgen Brokås på Mimer om vad bolaget har gjort för att förbättra sin verksamhetsplanering – och hur Stratsys har varit en del av detta.
Bakgrund
Mimer är Västerås största hyresvärd med ett brett utbud av hyreslägenheter där alla Västeråsare kan känna sig hemma. Vi erbjuder trygga, trivsamma bostäder och bostadsområden, ett bekymmersfritt boende med hög kvalitet utan ekonomisk risk.
Varför valde Mimer Stratsys?
– Vi insåg att vi behövde optimera vår verksamhetsplanering och hittade Stratsys, som stämde bra överens med det arbetssätt vi redan påbörjat, berättar Jörgen. Dessutom hade Stratsys avtal med Kommentus, vilket förenklade upphandlingen.
Efter att Stratsys kom in i bilden har Mimer skapat en mer systematisk process för uppföljning. Det har också blivit lättare att bryta ner bolagets mål, så att de når alla avdelningar och nivåer i organisationen.
Utmaningen: systematisk uppföljning av målen
– En utmaning var att vi behövde bli bättre på uppföljning och korrigerande åtgärder, förklarar Jörgen. Vi har varit bra på att planera och genomföra projekt, men mindre bra på att följa upp. Idag jobbar vi med avvikelsehantering av målen i Stratsys, där vi enkelt kan se vilka mål vi har uppnått och vilka vi behöver jobba mer med.
Resultatet: ”vi har blivit en mer målstyrd organisation”
Jörgen berättar vidare att avvikelsehanteringen har gjort arbetsprocesserna mer disciplinerade. Stratsys verktyg har varit ett medel för att skapa en organisation där man jobbar mer målfokuserat. Tidigare har måluppfyllnaden varit mer slumpmässig och bolaget har jobbat i flera år med att ta kontroll över den aktiva målstyrningen.
– Den långsiktiga effekten av Stratsys och vårt arbetssätt är att vi blivit en mer målstyrd organisation, menar Jörgen. Idag pratar vi om att uppnå mål på ett helt annat sätt än tidigare. Stratsys har även gett oss ett gemensamt ställe att samla all information på, systemet har ersatt Excel- och Worddokumenten vi jobbade med tidigare.
Verktyget har framförallt underlättat uppföljningen i ledningsgruppen. I Stratsys har vi en vy som vi skapar för ledningsgruppen, där man följer upp på övergripande nivå. Det skapar ett högre tryck i organisationen och visar att vi tar målstyrningen på allvar. Uppföljningen skapar en annan kultur, det går inte att ha diffusa mätetal längre utan vi tvingas göra dem tydliga och mätbara så att de går att följa upp och styra på.
- Jörgen Brokås, Mimer
Ökad kvalitet och minskade kvalitetsbristkostnader
Mimer jobbar med ”Utmärkelsen Svensk kvalitet”, där de gör verksamhetsbeskrivningar av kvalitén varje år. Från 2015 till 2020 har de kunnat se att kvalitetspoängen har ökat och kvalitetsbristkostnaderna minskat med 10 % av omsättningen – vilket är 85 miljoner kronor om året. Jörgen förklarar att Stratsys inte står för allt detta, men att kvalitetsarbetet med målstyrning och verksamhetsplanering spelat en viktig roll i den positiva utvecklingen.
– Vi kan inte säga att vi inte har råd att arbeta med kvalitet; vi har inte råd att låta bli, menar Jörgen.
Hur ser framtiden ut?
– Vi har nu erhållit Utmärkelsen Svensk Kvalitet för 2020, Sveriges mest prestigefyllda kvalitetsutmärkelse. Nu fortsätter vi att lära.
– Vi har korrigerat vårt arbetssätt i Stratsys varje år, lagt till och tagit bort risker i olika faser. Varje år gör vi en utvärdering av hur det har gått, vilka effekter vi kan se och vilka mål vi har uppnått. I början hade vi en lite för hög ambitionsnivå, för att komma vidare fick vi sänka den och börja mer grundläggande. Vårt tips till andra organisationer är att börja på en enkel nivå, skapa hög acceptans och sen plocka på flera funktioner allteftersom.
– Framöver fortsätter vi att fokusera på avvikelser och korrigerande åtgärder, förklarar Jörgen vidare. Vi ser det som en viktig del att fortsätta lära oss om Stratsys, vi har APT-träffar varje månad där vi reflekterar över hur arbetet fortlöper. Det är viktigt för oss att vara öppna med vad som sker och inte dölja något för organisationen. Om vi inte har nått ett mål är det viktigt att reda ut varför och vad vi kan lära oss av det till nästa gång.
