Utmaningar i en växande organisation
Behovet av att snabbt kunna rapportera och åtgärda incidenter, samt hantera och kontrollera kvaliteten på riskhanteringen från olika länder, blev en stor utmaning. Alektum behövde ett system som inte bara kunde hantera en stor mängd data men även säkerställa kvalitén på informationen. "Alektum växte så snabbt att vår tidigare metod med Excel inte längre var hållbar för hantering av risk och säkerhet," förklarar Christopher.
"Utan Stratsys skulle vi idag behöva anställa två till tre heltidstjänster för att hantera vårt arbete"
Valet av Stratsys
Efter att ha jämfört flera system valde Alektum Stratsys för dess intuitiva gränssnitt och användarvänlighet. Med hjälp av Stratsys kan nu riskägare i olika länder effektivt rapportera och gradera risker, vilket centraliseras till deras kontor i Göteborg för vidare uppföljning och kvalitetssäkring. "Stratsys har hjälpt oss att minska behovet av ytterligare personalresurser. Utan Stratsys skulle vi idag behöva anställa två till tre heltidstjänster för att hantera vårt arbete," säger Christopher.
Effektiv efterlevnad av lagkrav
Som ett bolag som hanterar inkassoverksamhet i flera länder, är compliance en kritisk aspekt av Alektums verksamhet. GDPR och olika nationella inkassolagar kräver noggrann övervakning och rapportering. "Stratsys är vårt verktyg för att snabbt kunna rapportera personuppgiftsincidenter och säkerställa att vi agerar enligt god inkasso-sed," förtydligar Christopher.
Betydelsen av säkerhet
För Alektum är även säkerheten av yttersta vikt. Stratsys uppfyller deras höga krav med ISO 27001-certifiering och pålitliga säkerhetsåtgärder. Det användarvänliga gränssnittet gör det möjligt för personalen att snabbt anpassa sig till systemet, vilket underlättar en smidig hantering av känslig information. “Säkerhet är jätteviktigt för oss. Så jämte det här med att ha ett väldigt användarvänligt system, som var en av de stora kriterierna, så är säkerhet den andra anledningen till att vi valde Stratsys.”
“Varje månad presenterar jag analyser baserade på data från Stratsys i riskmöten med ledningsgruppen och VD”
Informationen som ett strategiskt verktyg
Christopher belyser även hur den aggregerade datan från Stratsys används för att informera beslutsfattare, identifiera mönster och stödja verksamhetsutveckling. “Jag använder den informationen jättemycket. Varje månad presenterar jag analyser baserade på data från Stratsys i riskmöten med ledningsgruppen och VD. Saker vi ser, röda trådar, verksamhetsprocesser som inte fungerar och som är underbyggda med avvikelser från det vi har sagt att vi ska göra. Det är jättebra information som vi använder för att visa hur verksamheten mår men också påverka att ta beslut för att förändra till det bättre”, avslutar Christopher.
Optimering av riskhantering hos Alektum Group med Stratsys
Daniel Bäck Florin, Risk Officer hos Alektum, delar sina erfarenheter om hur Stratsys har förbättrat företagets sätt att hantera risker och incidenter på ett effektivt och transparent sätt.
Från manuellt till automatiserat
Innan implementeringen av Stratsys arbetade Alektum Group främst med Excel och PDF-filer för att hantera risker och incidenter, vilket krävde betydande manuellt arbete. "Tidigare var allt samlat hos mig, och det var inte visuellt för någon annan om inte informationen skickades vidare", förklarar Daniel.
Med Stratsys har företaget nu möjlighet att ge olika befattningar behörighet att se specifik information. "En regionschef kan till exempel gå in och se de risker som finns inom sitt område och aktivt följa upp dessa", säger Daniel. Detta har skapat en öppen och transparent miljö där chefer lätt kan följa upp och hantera verksamhetens risker.
Fokus på rätt saker
Stratsys har inte bara sparat tid för Daniel och hans kollegor utan har också förbättrat hur organisationen prioriterar riskhantering. "Med Stratsys användarvänliga system har vi kunnat pusha mer för de här frågorna och fått ett mycket större intresse för risk- och incidenthanteringsfrågor generellt i organisationen, vilket är väldigt bra", betonar Daniel.
Nu kan våra användare göra väldigt mycket saker själva som vi tidigare behövde göra åt dem.
Användarna kan nu utföra många uppgifter självständigt som tidigare krävde Daniels direkta inblandning. “Generellt sett för egen del har det också sparat väldigt mycket tid och kraft. Nu kan våra användare göra väldigt mycket saker själva som vi tidigare behövde göra åt dem”, fortsätter Daniel.
Effektiv ansvarsfördelning och uppföljning
Möjligheten att kunna fördela ansvar och få notifikationsmejl är ytterligare något som Daniel lyfter som positivt. “Om det till exempel rapporteras en incident sätter man en ansvarig person som då får ett notifikationsmejl att den här incidenten har inträffat, vad som behöver åtgärdas samt slutdatum när det förväntas vara löst. Då kan man enkelt navigera in i systemet och se vad som behövs göras och agera på det, och dokumentera vad det är man faktiskt har gjort. Man kan se status på varför saker och ting inte har blivit löst inom tidsramarna”, säger Daniel.
Användning och support
I dagsläget har Alektum Group 140 aktiva användare i Stratsys, inklusive 80 riskägare som regelbundet använder systemet. Daniel, som också är administratör, uppskattar flexibiliteten i systemet: "Jag tycker om möjligheten att vi inte är jättelåsta av Stratsys IT-avdelning eller IT-kompetens, utan vi har också väldigt stora möjligheter att göra mindre korrigeringar själva," säger Daniel.
Även supporten från Stratsys får högt betyg. " Jag tycker vi har jättebra stöd ifrån Stratsys, både genom nära kontakt med Stratsys kundansvariga och om man har något tekniskt problem så får man väldigt snabbt respons från supporten", säger Daniel.
Daniel tips till andra som ska börja arbeta i Stratsys
“Stratsys erbjuder väldigt många olika forum där vi är delaktiga bland annat i nyutveckling, vilket jag tycker är väldigt bra att man faktiskt får vara med och forma processerna och få till våra önskemål, att de blir hörsammade och att vi faktiskt på så sätt kan vara med och utveckla Stratsys framåt. Det gynnar både oss och Stratsys", avslutar Daniel.
