En kort introduktion till systematiskt kvalitetsarbete
Så det har blivit dags att ta tag i ert kvalitetsarbete? Har det blivit för många lösa Post-It-lappar, förlorade förbättringsförslag och mål som aldrig nås, eller har det bara blivit dags för ett omtag? Ingen fara, vi reder ut begreppen! Låt oss titta närmare på vad ett kvalitetsledningssystem faktiskt är och vad det ska innehålla.
Vad är egentligen ett kvalitetsledningssystem?
Egentligen är det inte så svårt, ett kvalitetsledningssystem är ett stöd för att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. Det gör det möjligt för ledningen att styra verksamheten så att rätt sak görs vid rätt tillfälle, samtidig som förbättringsförslag fångas upp och återkoppling sker löpande.
Organiserat kaos eller ordning och reda?
Enkelt uttryckt kan det beskrivas som ett verktyg för att hålla ordning på alla olika aktiviteter som pågår i din organisation. Genom att koppla samman alla pågående aktiviteter blir det enklare att styra mot rätt mål, tillsätta resurser och löpande utvärdera. Det hjälper organisationer att jobba kontinuerligt med sitt förbättringsarbete och ständigt spåra, analysera och rapportera.
Men hur fungerar det i praktiken?
Rent konkret kan ett ledningssystem för ditt kvalitetsarbete bestå av några enkla checklistor i en pärm och några styrdokument för dokumentation av organisationens processer. Men det kan också vara flera gemensamma Excel- eller Word-dokument eller ett digitalt verktyg som hjälper till att sammanställa all relevant data.
Behöver jag ett kvalitetsledningssystem?
Det korta svaret är; ja det behöver du, men låt oss utveckla det en smula. Det spelar ingen roll hur mycket du förbättrar kvaliteten i din organisation om du inte kan visa på några resultat, och för att visa på ett förbättrat resultat behöver du:
- Siffror från föregående år att jämföra med
- En process för att hantera all information
- Ett system för att dokumentera ert kvalitetsförbättringsarbete
Detta bör ingå i ditt kvalitetsledningssystem
När du lägger grunden till och planerar ditt ledningssystem är det en bra idé om du funderar lite kring: vilka processer som ska ingå, vilken detaljnivå dokumentationen ska ligga på och hur nedbrytning av delprocesser, aktiviteter och rutiner ska se ut?
Det är en bra idé att utgå ifrån:
- Lagar och föreskrifter
- Egna definierade kvalitetskrav
- Avtal och överenskommelser
- Certifieringar och krav från olika intressenter
- Brukare och patienters behov
Men du behöver också ha koll på det viktiga förarbetet innan du sjösätter ditt stora systematiska förbättringsarbete.
Summering
Som du nu säkert redan förstått så handlar ett kvalitetsledningssystem till största delen om själva innehållet. Och eftersom det är ett stöd för verksamheten kan det bestå av nästan lite vad som helst: Post-Its, styrdokument och checklistor i olika pärmar eller olika Word- och Excel-filer. Det viktiga är att allt förbättrande arbete sker kontinuerligt och dokumenteras löpande.
Men det är också här vi ser vad som verkligen skiljer proffsen från nybörjarna. De har nämligen förstått att det är utformningen av ledningssystemet som spelar störst roll för att lyckas skapa en effektiv process kring kvalitetsarbetet.
Ladda ner vår guide och få handfasta tips på hur du kan
rivstarta ditt systematiska förbättringsarbete!
