I diskussioner om ledning och styrning av offentlig sektor har tillitsbaserad styrning snabbt blivit ett välkänt begrepp. Sveriges offentliga sektor står inför förändrade förutsättningar, så som urbanisering, digitalisering och minskad tillgång på kompetens i förhållande till sitt uppdrag. För att möta detta behöver våra offentliga verksamheter tänka nytt, möjliggöra innovation och hitta nya sätt att lösa utmaningar.
I takt med digitaliseringen utvecklas även nya digitala verktyg för styrning – och det skapas möjligheter för struktur, samsyn och lärande som inte funnits tidigare. Men vad är egentligen syftet med dokumentationen i digitala verktyg och stödjer de en tillitsbaserad styrning?
I det här blogginlägget går vi igenom tre olika syften med den dokumentation som görs i digitala verktyg – förebyggande, lärande och kontrollerande – och hur ni går tillväga för att balansera dem i er verksamhet.
Vad är syftet med era digitala verktyg?
Digitala verktyg som används i syfte att förenkla och tydliggöra ledning, kan även användas för tillsyn och revision. Vid anpassningen av er styrmodell bör ni därför fundera på i vilket syfte era styrsystem används – och för vem eller vilka i er organisation de förenklar arbetet.
-
Kontrollerande syfte
Ett kontrollerande syfte finner sin plats i tillitsbaserad styrning via tillsyn och revision. Det är viktigt eftersom vi vill säkerställa rättssäkerhet och minimera att fel inträffar. Däremot är risken med överdriven kontroll att den öppna dialogen, lärandet och utvecklandet åsidosätts till förmån för rutiner och krav på detaljnivå. -
Lärande syfte
Det lärande syftet innebär att ständigt se sitt egna och andras arbete som möjlighet till att förbättra och utveckla befintliga arbetssätt och metoder. Genom att se era digitala verktyg som ett sätt att skapa transparens, underlag för diskussion och lärandearenor, kan ni ständigt bli bättre. Både som individer och som verksamhet.
-
Förebyggande syfte
Slutligen bör det yttersta syftet med era digitala verktyg vara förebyggande, eftersom det bidrar till utveckling. Kontroll bör vara en bieffekt av chefens förebyggande arbete genom proaktiv och reflekterande dokumentation. Om vi tror på våra medarbetare så kommer de att ta ansvar, växa och utvecklas. Därför är det viktigt att ha förtroende för medarbetarna och deras förmåga att förebyggande utveckla sina verksamheter.
Vilket syfte ska prioriteras?
Vi behöver fråga oss vilken roll digitaliseringen har i överflödet av rapportering för chefer i offentlig verksamhet. Med hjälp av digitala verktyg kan intressenter, såväl interna som externa, efterfråga en större mängd data och underlag. Verktygen kan till exempel hjälpa ledningsgruppen att hämta in data, styra planering och uppföljning, och få en detaljerad överblick över leverans och resultat.
Vad innebär då det? Jo, med allt för stort fokus på kontroll ökar rädslan för att göra fel och utrymmet för lärande minskar.
Genom att flytta syftet med ert digitala verktyg ifrån kontroll till lärande ökar ni förutsättningarna för att skapa samsyn, lärande och kunskapsdelning med hjälp av den transparens och delaktighet som digitala verktyg ger.
Med andra ord finns det både hot och möjligheter för att era digitala verktyg ska stödja en tillitsbaserad styrning. Det ni som organisation bör fråga er är följande: har kraven på dokumentation i vår verksamhet en balans mellan ett förebyggande, ett lärande och ett kontrollerande syfte?
Så skapar ni balans mellan de tre syftena:
- Ökad kunskap kring vad cheferna behöver för stöd och digitala verktyg i er organisation – hur förenklar vi för cheferna att arbeta proaktivt och förebyggande med sin verksamhet?
- Utmana mängden kontroll och krav på uppföljning – hur minskar vi mängden krav på administration och inrapportering från olika intressenter?
- Förenkla dokumentationen av det nödvändiga – hur samsynkar vi våra styr- och ledningsprocesser med tillsyn och revision?
- Använd dokumentationen på rätt sätt – hur säkerställer vi att våra digitala verktyg hjälper och inte stjälper cheferna?
- Skapa psykologisk trygghet – hur skapar vi förutsättningar för transparens, lärande och kunskapsdelning?
Digitala verktyg bör gynna organisationen som helhet och samverkan mellan verksamheter och individer, genom transparens och tillgång när och var medarbetaren behöver det. De ska även öka möjligheten för lärande för organisationen och individen genom att alla kan bidra med sin erfarenhet, reflektion och analys.
Det är hur de digitala verktygen används och vad de har för syfte för olika roller i verksamheten som avgör om de stödjer en tillitsbaserad styrning eller inte.
Vill du veta mer om hur Stratsys kan underlätta styrningen för din organisation? Då är du mer än välkommen att boka en demo med oss på Stratsys.
