Er du nysgjerrig på hvordan et samarbeid med Stratsys kan se ut i praksis? I dette kundecaset forteller Josefin Moback, virksomhetskontroller i Hyresgästföreningen (den svenske Leieboerforeningen), om hvordan de jobber med strategisk planlegging i Stratsys. Hyresgästföreningen er en av Sveriges største ideelle organisasjoner med rundt 900 ansatte, 9 000 tillitsvalgte og 350 000 medlemshusstander.
I dag jobber Josefin med å ivareta Hyresgästföreningens prosess for målstyring, virksomhetsstyring og oppfølging. Det handler mye om å styre selve modellen for målstyring og sørge for at målene som settes blir riktig prioritert. Hun har også ansvar for å veilede de ulike delene av organisasjonen gjennom målstyringsprosessen og støtte medarbeiderne rent praktisk i Stratsys sitt verktøy for strategisk planlegging.
For å lykkes med arbeidet i Stratsys benytter Hyresgästföreningen en spesiell forvaltningsstruktur som vi vil gå nærmere inn på i dette kundecaset. Forhåpentligvis kan Hyresgästföreningen sin arbeidsmetodikk gi inspirasjon til deg som enten allerede jobber i Stratsys, eller vurderer å implementere verktøyet i virksomheten din.
Utfordringen: beslutninger som blir tatt utenfor målstyringen
– En stor utfordring har vært å få alle store beslutninger som blir tatt innad i organisasjonen til å falle innenfor rammen for målstyring, forteller Josefin. Dersom vi ikke prioriterer målstyringen hender det fort at det skapes parallelle spor, hvilket kan motvirke den langsiktige måloppnåelsen. I dag har vi en målstyringsmodell som er ganske innarbeidet, som vi planlegger, jobber med og følger opp utenifra.
– Men når det skjer store ting innad i organisasjonen, for eksempel at beslutninger tas på forbundsstyrenivå, glemmer man iblant å inkludere dem i målstyringen. Min oppgave er å sørge for at samtlige beslutninger og aktiviteter blir en del av målstyringen, hvilket er en utfordring da modellen iblant glemmes bort.
All virksomhetsstyring samlet i Stratsys
Hvordan løser man da utfordringen med at målstyringen iblant ikke inkluderes? Hyresgästföreningen valgte å gjøre det ved å samle all virksomhetsstyring i Stratsys.
– Nå må vi bare minne organisasjonen på at alt vi planlegger skal inn i Stratsys, sier Josefin. Vi har samlet hele vår modell for målstyring i Stratsys, hvilket gjør det enklere for alle involverte.
– Nå er det enkelt å få tilgang til den informasjonen man trenger og å holde øye med hvordan vi ligger an i forhold til målene. Før vi fikk Stratsys jobbet vi manuelt med rapporter i Word og Excel, hvilket gjorde samarbeid mellom de ulike delene av organisasjonen vanskeligere.
Målet: å øke antall medlemmer
– Akkurat nå har vi to felles mål for organisasjonen, forteller Josefin. Vi skal nå et visst antall folkevalgte, øke medlemstallet og få en høyere organisasjonsgrad. For å klare dette må vi bli enda flinkere til å engasjere de medlemmene vi allerede har.
– Vi ønsker at alle ledere i organisasjonen skal bli ambassadører for disse målene og få medarbeidere og tillitsvalgte til å forstå hva som må gjøres for å nå dem. Det er viktig at alle ser sin egen del og hvordan de selv kan påvirke.
Hvordan kan Stratsys gjøre det lettere å nå målene?
Josefin tror at det vil være til stor hjelp å kunne tilpasse visningene i Stratsys etter målene – og gjøre målene til en synlig del av strukturen. Alt arbeidet som organisasjonen gjør i virksomhetsstyringen sin i Stratsys vil fremover kunne knyttes til målene.
– Når vi planlegger aktiviteter vil vi kunne koble dem til de langsiktige målene og det vil være synlig i strukturen for alle medarbeidere, forklarer Josefin. Det vil sannsynligvis hjelpe medarbeiderne med å se målene foran seg og bli påminnet om dem hver gang de logger på Stratsys. I fremtiden vil vi også å legge til en funksjon der man hele tiden kan se hvor mange medlemmer vi har i dag og følge utviklingen etter hvert som tallet vokser.
Resultatet: slik jobber Hyresgästföreningen i Stratsys i dag
Josefin forteller at de valgte Stratsys på grunn av fleksibiliteten og muligheten til å skape visninger basert på sin egen målstyringsmodell. Hyresgästföreningen har i dag skapt en egen forvaltningsstruktur i verktøyet, som hjelper dem med å holde styr på og følge opp sin langsiktige måloppfyllelse. Hvordan ser da Hyresgästföreningens forvaltningsstruktur i Stratsys ut? Det skal vi gå igjennom nå.
1. Utviklingsgruppen
I sentrum sitter en utviklingsgruppe på fem personer. En i gruppen har ansvar for målstyringsmodellen, mens to av de andre har fokus på prosessene i planlegging og oppfølging. De håndterer spørsmål som «Hvordan går vi frem? Hva kan vi gjøre? Hvilke verktøy trenger vi?". De to siste personene er mer fokusert på de tekniske bitene, for eksempel hvordan man formaterer og tar frem rapporter.
Utviklingsgruppen møtes jevnlig i møter via Skype for å utrede ulike spørsmålstegn som dukker opp rundt Stratsys – sammen er de kjernen i selve styringsmodellen.
2. Nøkkel-brukerne
I hver og en av organisasjonens ni regioner har Hyresgästföreningen oppnevnt 1-2 nøkkel-brukere, det vil si medarbeidere som skal kjenne Stratsys sine verktøy litt bedre enn sine kolleger. Dette er personer som selv bruker verktøyet mye og også har mulighet til å støtte sine kolleger i det. Nøkkel-brukerne og utviklingsgruppen kommuniserer jevnlig og hjelper hverandre der det trengs.
3. Prosessledere
Sist, men ikke minst, kommer det også snart en prosessleder for hver region, som skal hjelpe regionene med planleggings- og oppfølgingsprosessen i Stratsys. Personen som får rollen vil etterhvert også lære verktøyet ut og inn. Prosesslederne vil få støtte fra både utviklingsgruppen og hverandre.
Målet med en god forvaltningsstruktur
Målet med opplegget er i utgangspunktet at det alltid skal være noen som kan støtte medarbeiderne i arbeidet med Stratsys. Det skal være enkelt å få hjelp om man står fast eller har et spørsmål, forteller Josefin. På denne måten er sjansen også større for at flere medarbeidere faktisk tar verktøyet i bruk og at det lever opp til sitt fulle potensial.
– Vi ønsker å oppnå en tydelig ansvarsfordeling, samtidig som vi ønsker å gjøre det enklere å jobbe med Stratsys for både medarbeidere og sjefer, forklarer Josefin. Samtidig er det viktig for oss å skape motivasjon for å ønske å bruke Stratsys.
– Dette gjør vi ved å motivere nøkkel-brukerne og prosesslederne til å bli gode ambassadører for verktøyet. Vi motiverer i hovedsak ved å tydeliggjøre for medarbeidere og sjefer hvorfor de skal bruke systemet – det er viktig at de ser helheten og sin egen del i det langsiktige målstyringsarbeidet.
Avslutningsvis: hva er det beste med Stratsys?
– Smidigheten i systemet og at det kan tilpasses vår målstyringsmodell, svarer Josefin. Samtidig har det forenklet mitt daglige arbeid, jeg trenger ikke lenger å lete etter dokumenter og tall for å sammenstille dem manuelt.
– Stratsys er også en hjelp på veien til å jobbe mer likt på tvers av hele organisasjonen. Det er enkelt for medarbeiderne våre å følge strukturen som allerede finnes i Stratsys, i stedet for å gjøre det på sin egen måte. De er tiltrukket av å følge den felles strukturen ettersom mye av informasjonen de trenger allerede er lagt inn i verktøyet. Man trenger heller ikke bekymre seg for at rapporter forsvinner fordi noen går av med pensjon eller bytter jobb, alt er trygt lagret i systemet.
– Vi i utviklingsgruppen var på Stratsysdagene og fikk inspirasjon derfra om hvordan vi kunne utnytte verktøyet mer, forteller Josefin. Vi liker å jobbe i Stratsys og vil gjerne gjøre det enda mer, derfor ser vi nå på muligheter for å integrere med flere systemer.
